Élaborer un plan directeur culturel interjuridictionnel avec une participation inclusive

Défi

En 2024, le comté d'Orange, en Floride, en partenariat avec la ville d'Orlando, s'est lancé dans un processus de planification culturelle ambitieux et unique : un plan directeur culturel à l'échelle du comté. Avec deux instances dirigeantes distinctes impliquées, le processus devait refléter les besoins et les priorités à la fois de la commission du comté d'Orange et du conseil municipal d'Orlando. La gestion des contributions entre les juridictions, les départements, les secteurs et les communautés a nécessité une stratégie d'engagement globale et adaptative.

Le client a mis l'accent sur une communication inclusive et sur les commentaires des parties prenantes spécifiques au secteur, organisant plus de 65 réunions en personne. Alors que le projet entrait dans sa phase finale, le budget restant était limité et l'équipe était pressée par le temps. Elle avait besoin d'un moyen de partager efficacement le projet de plan avec les centaines de parties prenantes et de membres de la communauté qui avaient déjà participé, sans avoir à organiser d'autres réunions en personne.

Solution

L'équipe de consultants s'est tournée vers Konveio pour l'aider dans la phase finale du processus de planification, à savoir la révision numérique du projet de plan directeur culturel. Grâce à Konveio, l'équipe a téléchargé l'intégralité du projet de document et a envoyé un lien unique par e-mail à tous les participants précédents, au personnel municipal et départemental, ainsi qu'à d'autres membres de la communauté. La plateforme a permis aux parties prenantes de commenter directement certaines sections spécifiques du document et a offert une visibilité en temps réel sur les commentaires.

Les outils back-end de Konveio ont notamment permis à l'équipe de :

• Suivre qui a fait des commentaires et aligner les commentaires avec les réunions précédentes
  
  
• Résumez les données saisies à l'aide des fonctionnalités d'IA intégrées.
  
  
• Exporter les commentaires pour analyse et transmission au client
  
  
• Évitez les sessions de révision en personne coûteuses et chronophages.
  
  

Résultats

• 131 commentaires publics soumis sur le projet de plan
  
  
• 23 participants actifs, dont des membres du personnel et des parties prenantes des deux juridictions
  
  
• Des centaines d'autres visiteurs ont consulté le projet sans faire de commentaires.
  
  
• Le plan a été approuvé à l'unanimité par la ville d'Orlando et officiellement adopté par le comté d'Orange.
  
  

L'utilisation de Konveio a aidé l'équipe à combler le fossé entre l'engagement solide et personnel qui s'était déroulé pendant neuf mois et une phase d'examen final qui devait être rapide, inclusive et bien documentée. La plateforme leur a permis d'atteindre un plus grand nombre de participants tout en respectant le budget et les délais.

Impact

✅ Collaboration interjuridictionnelle
Konveio a permis à l'équipe d'offrir la même expérience de rédaction à toutes les agences, tous les départements et au public, renforçant ainsi la transparence et le sentiment d'appartenance commune.

✅ Processus d'examen efficace et évolutif
Plutôt que de coordonner des dizaines de nouvelles réunions, le personnel a gagné du temps en utilisant Konveio pour héberger et analyser les commentaires de la communauté dans un emplacement centralisé.

✅ Amélioration de la qualité des commentaires
La possibilité de retracer les commentaires jusqu'aux réunions associées a permis d'obtenir un contexte plus approfondi. Dans un cas, l'équipe a utilisé cette fonctionnalité pour identifier une préoccupation soulevée lors d'un atelier précédent et vérifier sa pertinence par rapport au projet.

✅ Réduction des coûts
Les efforts d'engagement ayant déjà dépassé le budget, Konveio a proposé un moyen rapide et abordable de mener à bien l'examen public sans sacrifier la participation.

Leçons et perspectives d'avenir

Alors que Konveio était initialement utilisé uniquement pour la révision finale des projets, l'équipe chargée du projet a pris conscience de son potentiel pour les étapes antérieures du processus, notamment pour reproduire ou compléter les ateliers en présentiel. Elle prévoit d'intégrer davantage d'outils Konveio, tels que la transcription assistée par IA et la capture numérique de notes autocollantes, dans les futurs projets afin de garantir un accès en ligne plus rapide et de réduire les tâches manuelles.