Au-delà de la journée portes ouvertes : comment Stow a su maintenir l'engagement des habitants tout au long du processus d'adoption du plan

Introduction

La ville de Stow, dans le Massachusetts, s'est lancée dans l'élaboration de son plan d'urbanisme global 2035 en mettant fortement l'accent sur une participation citoyenne significative. En collaboration avec son équipe de consultants, JM Goldson, la ville a donné la priorité à une participation inclusive et accessible tout au long d'un processus de planification en plusieurs phases.

Afin de favoriser une participation plus large, notamment pendant les phases d'élaboration de la stratégie et d'examen du plan final, l'équipe a utilisé Konveio pour créer une expérience hybride qui venait compléter les actions de sensibilisation en présentiel et permettait aux habitants de se familiariser plus facilement avec des documents d'urbanisme complexes, à leur rythme.

Problème

Si les processus de planification globaux mettent généralement l'accent sur la participation du public lors des premières phases de définition de la vision, celle-ci tend souvent à s'essouffler à mesure que les projets entrent dans la phase d'élaboration d'une stratégie plus détaillée.

À Stow, la municipalité et l'équipe chargée du projet ont identifié une opportunité d'associer davantage le public au processus. Grâce à un financement supplémentaire obtenu sous forme de subvention, ils se sont fixé pour objectif :

• Renforcer l'engagement pendant la phase stratégique (phase 3), où le contenu devient plus détaillé et plus complexe
• Toucher les habitants qui ne peuvent pas se rendre aux réunions en personne
• Présenter un grand volume d'informations de manière à ce qu'elles restent accessibles sans paraître trop lourdes

Des méthodes traditionnelles telles que les fichiers PDF statiques ou les ateliers organisés exclusivement en présentiel auraient limité les possibilités et rendu difficile pour les résidents de formuler des commentaires ciblés et constructifs.

Solution

Pour relever ces défis, l'équipe a mis en place Konveio, qui constitue un élément central d'une stratégie d'engagement hybride.

Ils ont conçu des supports de communication destinés à la fois à une utilisation en présentiel et en ligne, en veillant à la cohérence entre les différents formats. Les affiches et les supports d'atelier disponibles dans les locaux de la mairie ont été directement reproduits sur la plateforme Konveio, permettant ainsi aux habitants de bénéficier de la même expérience, quel que soit le mode de participation choisi.

Grâce à Konveio, l'équipe :

• Organisation d'une journée portes ouvertes en ligne asynchrone pour examiner les stratégies et formuler des commentaires
• Activation des commentaires sur les documents liés à des sections spécifiques
• Groupes de discussion virtuels organisés par thème
• Une version graphique et une version uniquement textuelle ont été publiées à des fins d'accessibilité

Cette approche a permis aux habitants de s'y retrouver plus facilement et de s'intéresser au contenu. Comme l'a expliqué l'équipe : « Les gens ont trouvé très simple de faire défiler le document et d'y placer un repère… cela leur a permis de passer d'une section à l'autre et de se concentrer sur ce qui les intéressait. »

La plateforme a fait l'objet d'une promotion via les canaux de communication municipaux, notamment les réseaux sociaux, les bulletins d'information et les actions de sensibilisation auprès des conseils d'administration, en s'appuyant sur les efforts d'engagement déjà mis en place lors des phases précédentes.

Impact

Une accessibilité élargie : les résidents pouvaient participer sans avoir à se rendre sur place, en consultant les ressources à leur convenance.

Une navigation améliorée dans les contenus complexes : l'interface interactive de Konveio a permis de simplifier un plan volumineux et détaillé. Les utilisateurs pouvaient passer d'une section à l'autre au sein du résumé et se concentrer sur les sujets qui les intéressaient.

Des commentaires plus exploitables : le fait de pouvoir ajouter des commentaires directement dans le document a permis d'obtenir des remarques plus précises et plus utiles.

Cohérence entre les différents formats d'interaction : un ensemble unique de supports a permis de mener à bien à la fois les interactions en présentiel et les interactions numériques, réduisant ainsi la duplication des efforts.

Renforcement de la participation en fin de processus : en publiant l'intégralité du projet de plan sur Konveio, la municipalité a transformé un processus de consultation habituellement statique en une expérience interactive.

« Le fait que tout soit disponible sur une plateforme dédiée facilite grandement l'accès aux participants par rapport à un simple fichier PDF… Ils n'ont pas besoin de chercher l'adresse e-mail de quelqu'un ni d'assister à une réunion. »

Résultats

Le Plan d'aménagement global de Stow 2035 a été approuvé par la commission d'urbanisme le 18 novembre 2025.

En intégrant Konveio dans les phases ultérieures, la municipalité a veillé à ce que les contributions de la population influencent non seulement la vision d'ensemble, mais aussi les stratégies détaillées et le document final du plan.

Konveio s'est révélé particulièrement utile pour les projets impliquant des documents de planification détaillés et riches en illustrations. En rendant ces documents complexes interactifs et accessibles, la plateforme a permis un engagement plus profond, des retours d'information plus exploitables et un processus de planification plus transparent.