Zoomez autrement. Tirez le meilleur parti des réunions publiques virtuelles grâce à Konveio.

Dès le premier jour,

Konveio a donné aux organisations les moyens de recréer des activités en personne pour un engagement en temps réel ou « libre ».

À mi-parcours de l'année 2021, les communautés du monde entier constatent que les réunions virtuelles feront partie de leur « nouvelle normalité » après la pandémie. L'ELGL a mené une grande enquête sur ce sujet précis et a publié ses conclusions ce mois-ci, révélant que plus de 50 % des 500 responsables municipaux interrogés aux États-Unis pensent que le passage aux réunions virtuelles sera permanent après la pandémie. En outre, 47 % d'entre eux pensent que les habitants souhaitent davantage de collaboration et de possibilités de participation, et 58 % estiment que les habitants attendent plus de transparence qu'avant la pandémie.

Après une brève mise à jour sur le produit, nous explorerons trois approches pour intégrer Konveio dans les réunions virtuelles et verrons comment il permet de répondre aux attentes croissantes en matière de transparence, de collaboration et de participation.

Permettre la collaboration en temps réel

Nous avons publié une amélioration permettant une collaboration quasi en temps réel sur Konveio. Désormais, chaque commentaire récemment soumis apparaîtra automatiquement pour que tout le monde puisse le voir.

Cela facilite les activités en direct pendant les réunions en ligne, telles que les exercices avec des notes autocollantes, les sessions de questions-réponses, les votes par points et les commentaires sous toutes leurs formes.

Intégrer Konveio de manière stratégique

COLLABOREZ EN TEMPS RÉEL AVEC LES DOCUMENTS DE RÉUNION AU PREMIER PLAN

En encourageant les participants à la réunion en ligne à suivre sur Konveio, vous êtes prêt à animer diverses activités et à susciter des interactions significatives avec votre présentation ou vos panneaux d'affichage. Par rapport aux documents statiques partagés via Zoom, les mêmes documents hébergés sur Konveio créent sans effort un processus plus interactif, collaboratif et transparent.

Il est difficile de faciliter l'interactivité en ligne avec de grands groupes, en particulier avec les outils limités de Zoom, ou si cela nécessite que les participants ouvrent plusieurs onglets vers des plateformes à usage unique. Konveio garde vos documents au premier plan tout en offrant diverses façons de collaborer et d'interagir.

La création de rapports est un jeu d'enfant, car vous n'avez rien à transcrire et toutes les données des activités sont soit visibles sur la page pour que tout le monde puisse les voir, soit disponibles pour être rapidement exportées en arrière-plan.

L'INCLUSION GRÂCE À L'ENGAGEMENT PENDANT LE « TEMPS LIBRE ».

En laissant votre document ouvert à l'interaction après une réunion virtuelle, vous offrez aux parties prenantes qui n'ont pas pu y assister la possibilité de voir ce qui s'est passé pendant la réunion et de contribuer à la conversation, tout en bénéficiant de l'avantage inhérent à Konveio qui consiste à créer des discussions plus pertinentes et plus contextualisées.

L'enregistrement de votre réunion peut même être intégré directement dans Konveio afin qu'ils puissent le suivre. Avec YouTube, vous pouvez copier l'URL à certains moments précis afin de permettre un accès rapide à la partie de la vidéo correspondant à une page donnée. Un autre avantage est que les participants à la réunion en direct disposent d'un espace où ils peuvent revenir sur la conversation lorsque de nouvelles idées surgissent.

« RENVERSER LA CLASSE » POUR FAVORISER UNE PARTICIPATION PLUS ÉCLAIRÉE À VOTRE PROCHAINE RÉUNION EN DIRECT.

Konveio est entièrement équipé pour permettre à vos participants de se mettre à niveau à l'avance afin d'organiser des interactions en temps réel plus informées et plus productives. Grâce à une combinaison de visites guidées et de superpositions telles que des vidéos et des informations contextuelles sous forme de texte ou un aperçu de l'ordre du jour, vous commencerez votre prochaine réunion virtuelle avec davantage de personnes prêtes à discuter des sujets importants. Afin de réduire les questions répétitives et de favoriser la compréhension mutuelle, les participants peuvent être encouragés à poser leurs questions à l'avance via Konveio, afin que vous puissiez y répondre dans le document ou au début de la réunion.

CONSEILS POUR UNE EXPÉRIENCE PARTICIPATIVE FLUIDE

• Partagez le lien vers Konveio à l'aide de la fonctionnalité de chat de Zoom.
• Supprimer l'obligation d'inscription pour les grands rassemblements publics afin de permettre à tout le monde de participer en indiquant simplement son nom et son adresse e-mail.
• Donnez suffisamment de temps aux participants pour réfléchir avant de répondre. Le silence est puissant et peut permettre des interactions plus réfléchies. D'une certaine manière, la patience est aussi une forme d'accessibilité.
• Pour faciliter l'accessibilité, désignez un membre de l'équipe chargé de recueillir les commentaires provenant du chat ou d'une ligne de messagerie texte, et de les saisir dans Konveio à votre place.
• Combinez votre tableau de présentation avec votre document de planification détaillé sur Konveio afin de créer un espace unique et un lien permettant d'étudier et de discuter du sujet avant, pendant ou après. Vous pouvez également créer un lien entre deux documents directement dans Konveio.  
• Cliquez sur l'icône plein écran dans Konveio pour agrandir la fenêtre de visualisation des participants qui regardent votre partage d'écran.
• Ajoutez les informations relatives à la réunion dans le document lui-même, telles que l'ordre du jour et les informations nécessaires pour qu'ils puissent créer eux-mêmes une entrée dans leur calendrier, y compris le lien vers la réunion.

Pour discuter de votre prochaine réunion en direct et de la manière d'en tirer le meilleur parti, prenez rendez-vous avec notre PDG, Chris Haller.

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