Article invité : L'importance des rapports faciles à comprendre

Nous avons eu le plaisir d'interviewer le Dr Jürgen Faisst, directeur général de l'International Business Communications Standards Institute (IBCS). Nous avons demandé à Jürgen de partager des informations de haut niveau sur l'IBCS et son point de vue sur les problèmes de communication qu'il souhaite influencer au sein des organisations privées et publiques.

Le Dr Jürgen Faisst utilise actuellement Konveio pour faciliter les commentaires sur la version 1.2 des normes de l'IBCS.

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Quels sont les problèmes que vous constatez chez [tous les types d'organisations] et quelles sont certaines des raisons qui les poussent à les commettre ?

Jürgen : Le problème que nous constatons dans de nombreuses organisations est qu'elles souffrent d'une pléthore de rapports d'apparence différente, ce qui les rend difficiles à comprendre. Cela s'explique par le fait que la conception des rapports suit les goûts personnels de leurs créateurs et les caractéristiques du logiciel utilisé plutôt que des principes généralement acceptés.

Si nous disposions d'une notation standardisée pour la communication d'entreprise, comme c'est le cas dans de nombreuses autres disciplines telles que l'architecture, l'ingénierie ou la musique, alors les « mêmes choses » auraient toujours le même aspect. L'International Business Communication Standards (IBCS) est un projet Creative Commons similaire à Wikipédia qui tente de définir une telle notation standardisée pour les rapports.

Selon vous, en quoi et pourquoi les normes de communication professionnelle sont-elles pertinentes pour les collectivités locales ?

Jürgen (en riant) : N'avons-nous pas aussi des rapports, des présentations et des tableaux de bord dans les administrations locales ? Ils traitent probablement de sujets différents de ceux des entreprises, mais d'un point de vue abstrait, , c'est exactement la même chose. Nous connaissons plusieurs municipalités qui appliquent déjà les normes IBCS, par exemple San Francisco aux États-Unis. La ville de Graz en Autriche a même remporté le prix international Golden Award de l'ARC à New York pour son rapport annuel 2015 rédigé selon les normes IBCS, voir www.ibcs.com/resource/holding-graz.

L'un des objectifs de Konveio est de faciliter la compréhension des documents de planification et d'élaboration des politiques. Il semble que bon nombre des normes que vous promouvez s'appliquent aux types de documents que vous voyez sur notre plateforme, donc...

Pourriez-vous mettre en avant certaines des normes de communication clés que vous recommandez ?

Jürgen : IBCS recommande de se concentrer sur la transmission du message plutôt que de se contenter de fournir des données brutes, de normaliser l'étiquetage, de garantir une mise à l'échelle appropriée, d'utiliser des types de graphiques adaptés et d'unifier la conception visuelle des aspects typiques des rapports, tels que les données réelles et prévisionnelles, les écarts et tous les types de mise en évidence.

Dans quels domaines du cadre de « réussite » pensez-vous que Konveio pourrait vous aider ?

Jürgen : L'IBCS se compose de sept ensembles de règles, dont les initiales forment l'acronyme SUCCESS. C'est notamment la section U = UNIFY qui distingue l'IBCS des cadres existants. Les règles de notation de cette section ont été initialement développées par le professeur Rolf Hichert, puis transférées à l'association à but non lucratif IBCS Association en 2013 pour consultation publique et développement ultérieur. Pour ce processus de développement et de consultation, nous avons besoin d'une plateforme numérique afin de recueillir les commentaires et de préparer l'approbation.

Vous êtes actuellement en train de mettre à jour votre document d'orientation et vous le revoyez avec vos membres du monde entier à l'aide de Konveio. Pourriez-vous nous en dire un peu plus sur le déroulement du processus jusqu'à présent ?

Jürgen : Nous préparons actuellement la version 1.2 des normes IBCS et avons mis en ligne plusieurs fichiers PDF contenant des ébauches sur Konveio. Nous avons invité les quelque 6 000 membres de l'association IBCS à les commenter et avons reçu d'excellents retours, tant sur le contenu des documents que sur la plateforme Konveio. Les membres de notre communauté nous ont fait savoir que la plateforme Konveio était très intuitive et beaucoup plus facile à utiliser que le site WordPress que nous utilisions auparavant.

Où les communautés intéressées pourraient-elles se rendre pour en savoir plus sur votre travail et sur la manière dont elles peuvent l'utiliser pour renforcer leur action ?

Jürgen : Notre site web www.ibcs.com est une source inépuisable d'inspiration. Vous y trouverez les normes IBCS en ligne, vous pourrez vous inscrire gratuitement à l'association IBCS et obtenir un exemplaire gratuit des normes IBCS sous forme de document PDF de 150 pages. Vous y trouverez également toutes sortes d'aides, telles que des formations, des logiciels certifiés, des consultants associés, des modèles de rapports, des lectures recommandées, etc. Notre cours vidéo « solid, outlined, hatched » (https://ibcs.teachable.com/p/solid-outlined-hatched) peut également constituer un bon point de départ.

Nous serions ravis d'accueillir de nombreux utilisateurs de Konveio à cette occasion.

Chez Konveio, nous pensons également que la communication est la communication, que vos parties prenantes soient des représentants du gouvernement, le grand public ou des entreprises privées. Il s'agit de communiquer et d'interagir d'une personne ou d'une entité à une autre sans friction. De plus, unir les gens est un problème difficile mais gérable à l'ère numérique.

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