Comment faire : animer une réunion publique virtuelle conforme à la loi

Les réunions publiques virtuelles étant appelées à perdurer, nous vous proposons cinq bonnes pratiques universelles à suivre, ainsi que des listes de tâches à accomplir pour vous aider à préparer votre réunion.

Les réunions publiques virtuelles sont probablement appelées à perdurer, que ce soit par nécessité ou par choix. Si certains peuvent considérer le passage forcé des réunions en présentiel aux réunions en ligne en raison de la COVID-19 comme un inconvénient, beaucoup voient les opportunités et les avantages du passage au virtuel. Que votre organisation ait du mal à s'adapter ou qu'elle accueille favorablement ce changement, cet article vous propose cinq bonnes pratiques universelles à suivre, ainsi que des listes de tâches à accomplir pour vous aider à préparer votre réunion.

1. Respecter les lois sur la transparence des réunions et des documents publics.

Chaque État dispose de ses propres lois régissant les réunions publiques et l'accès aux documents administratifs, et nous ne devons pas oublier de nous conformer à ces lois lorsque nous passons au virtuel. Les lois sur les réunions publiques protègent le droit du public d'être informé et d'observer les délibérations des fonctionnaires lorsqu'ils prennent des décisions qui constituent la politique publique. Les documents administratifs sont des documents détenus par une entité gouvernementale qui sont censés être mis à la disposition du public sur demande. Les lois varient d'un État à l'autre, alors assurez-vous de vérifier les exigences spécifiques là où vous exercez vos activités. Vous devrez également vérifier quelles réunions et quels documents sont soumis à ces lois. Cela va de soi pour les réunions régulières telles que celles du conseil municipal et de la commission d'urbanisme, mais qu'en est-il des journées portes ouvertes et des ateliers communautaires en ligne ? Des réunions informelles du personnel sur Zoom ? Des e-mails et des publications sur les réseaux sociaux ?

LISTE DES CHOSES À FAIRE :

• Ballotpedia fournit des informations sur les exigences en matière de réunions publiques et d'accès aux documents publics par État et constitue un bon point de départ.
• Contactez le bureau du greffier municipal ou départemental ou un conseiller juridique de la localité où vous exercez votre activité afin de vérifier les exigences spécifiques en vigueur dans cet État.

2. Votre réunion virtuelle doit être accessible aux personnes handicapées.

La loi américaine sur les personnes handicapées (Americans with Disabilities Act, ADA) a été promulguée en 1990 afin de garantir aux personnes handicapées les mêmes opportunités qu'aux personnes valides. Elle interdit toute discrimination fondée sur le handicap dans les domaines de l'emploi, des administrations publiques locales et régionales, des lieux publics, des installations commerciales, des transports et des télécommunications. Plus précisément, la section 508 modifiant la loi de 1973 sur la réadaptation professionnelle (Workforce Rehabilitation Act) exige que les sites web fédéraux soient accessibles aux personnes souffrant d'un handicap affectant leur audition, leur vision ou leurs capacités physiques. Les sites web gouvernementaux et les communications électroniques doivent également respecter cette norme. Le World Wide Web Consortium est une organisation qui élabore des normes et des supports d'aide afin d'aider les autres à comprendre et à mettre en œuvre l'accessibilité. Il fournit des ressources gratuites pour rendre vos sites web, applications et autres créations numériques plus accessibles et utilisables par tous.

LISTE DES CHOSES À FAIRE :

• Offrir aux personnes handicapées plusieurs moyens de participer, notamment par écrit, oralement et visuellement.
• Consultez le site Section508.gov pour obtenir de l'aide afin de vérifier la conformité des sites Web et des documents électroniques à l'ADA.
• Assurez-vous que votre contenu respecte les directives d'accessibilité du contenu Web.

3. Veiller à ce que les obstacles à la participation soient faibles

Outre la conformité à l'ADA, l'équité numérique et la culture numérique sont également des considérations importantes en matière d'accessibilité. Le fossé entre ceux qui ont accès à la technologie et à Internet, qui ont la capacité et la volonté de les utiliser, et ceux qui n'y ont pas accès est connu sous le nom de « fracture numérique ». Des études suggèrent que jusqu'à 42 millions d'Américains n'ont pas accès à l'Internet haut débit. Même parmi ceux qui y ont accès, le Pew Research Center rapporte que 10 % des adultes choisissent de ne pas utiliser Internet. Une autre étude du Pew Research Center montre que si 96 % des Américains possèdent un téléphone portable, ils ne possèdent pas nécessairement un smartphone. Nous ne pouvons pas supposer que le fait qu'une personne ait accès à Internet signifie qu'elle a les connaissances ou la volonté nécessaires pour installer et utiliser un logiciel de réunion en ligne tel que Zoom. Il se peut également qu'elle ne dispose pas d'un forfait de données illimité lui permettant de diffuser du contenu en streaming. Idéalement, vos réunions en ligne devraient fonctionner sur une variété de plateformes, de systèmes d'exploitation et d'appareils.

LISTE DES CHOSES À FAIRE :

• Réfléchissez à la manière dont une personne qui ne dispose pas d'une connexion Internet ou d'un smartphone peut participer à votre réunion en ligne, par exemple en lui offrant la possibilité d'appeler depuis un téléphone fixe. La plupart des outils de webinaire proposent cette option.
• Évitez ou proposez des alternatives aux réunions virtuelles qui nécessitent une inscription, un compte sur les réseaux sociaux ou l'installation d'un logiciel spécial. Le site Konveio est une excellente option !

4. Prendre en considération la sécurité et le contrôle d'accès

Dans le monde numérique actuel, la sécurité en ligne est primordiale. Rien ne pourrait nuire davantage à la participation en ligne que si les participants étaient victimes de virus informatiques et/ou si la réunion était piratée ou «zoombombée ».

LISTE DES CHOSES À FAIRE :

• Faites attention lorsque vous demandez à des personnes de télécharger des logiciels potentiellement malveillants.
• Apprenez comment éviter que votre réunion ne soit « zoombombée ».

5. Suivez les mêmes règles que pour une réunion en personne.

Bon nombre des règles applicables aux réunions en personne s'appliquent également ici, notamment l'obligation de donner un préavis suffisant, de publier l'ordre du jour à l'avance, de permettre aux participants de faire des commentaires, de rédiger un procès-verbal et d'enregistrer les commentaires, de rendre le procès-verbal et les commentaires accessibles au public après la réunion, et d'enregistrer la réunion afin que les participants puissent la visionner ou l'écouter ultérieurement.

LISTE DES CHOSES À FAIRE :

• Consultez le point n° 1 et assurez-vous que vous respectez toutes les lois relatives aux réunions publiques et à la transparence des documents administratifs qui régissent la notification, le déroulement des réunions et la conservation des documents.
• Offrez aux gens la possibilité d'accéder aux mêmes supports que ceux qu'ils verraient en personne, tels que des diapositives PowerPoint ou des panneaux d'affichage. Avec Konveio, c'est un jeu d'enfant !

Konveio est là pour vous aider

Konveio est une plateforme en ligne qui vous permet de partager facilement des informations et de collaborer avec un large éventail de parties prenantes internes et externes. Elle peut être transformée en un site web distinct ou intégrée à votre site web existant. Konveio est facile à utiliser tant pour le personnel interne que pour les parties prenantes externes, et ne nécessite aucun logiciel à apprendre ou à télécharger.

KONVEIO VOUS PERMET DE :

• Reproduisez les réunions en personne, les ateliers et les journées portes ouvertes.
• Téléchargez divers documents tels que des affiches, des cartes et des présentations afin que les parties prenantes puissent les consulter et les commenter.
• Permettre aux utilisateurs de commenter simultanément le même document, de voir les commentaires des autres et d'y répondre.
• Ajoutez du contenu interactif comme des cartes zoomables et des vidéos.
• Consolidez, analysez et répondez rapidement aux commentaires.
• Créez un espace de travail protégé par mot de passe ou autorisez toute personne disposant du lien à participer.

Le personnel de Konveio est également à votre disposition pour vous aider à relever vos défis en matière d'engagement. Réservez un créneau horaire sur https://calendly.com/konveio.

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