4 claves para lograr una interacción satisfactoria con el contenido de informes y planes

Crear planes e informes interactivos es más fácil de lo que crees.

Documentos del plan. Ya sabes a qué tipo de documentos nos referimos: archivos PDF largos y difíciles de leer que tardan una eternidad en descargarse y aún más en leerse. Los líderes comunitarios quieren compartir sus planes y prioridades con el público, pero normalmente estos documentos no son precisamente lo primero que se lee y, desde luego, no ofrecen oportunidades para la participación. ¿Qué puede hacer una comunidad al respecto?

Aunque parezca increíble, los documentos de los planes pueden resultar interesantes. El problema no radica en la información en sí, sino en la forma en que se presenta. Las personas desean sentirse atraídas, no obligadas a leer páginas extensas y repletas de texto en busca de información que les resulte relevante. La gente quiere experimentar la información, no solo leerla. Y si se puede acceder al contenido sobre la marcha, de forma rápida y sencilla, eso también es una gran ventaja. Las organizaciones que hacen un esfuerzo adicional para atraer al público mediante documentos dinámicos sobre los planes obtendrán los beneficios de una audiencia más interesada e involucrada, la aceptación del proyecto y, en última instancia, una implementación más fluida del plan.

Tomemos, por ejemplo, el código de zonificación publicado por la ciudad de Albuquerque. Aunque la información contenida en el documento es obviamente importante, no es fácil de entender y no deja una impresión duradera ni invita a hacer preguntas. Albuquerque buscaba algo mejor, por lo que creó su nueva IDO ( Ordenanza de Desarrollo Integrado) interactiva en una plataforma que le permitiera presentar su información en línea en un formato más interactivo y llamativo. La función «Páginas de resumen» de la aplicación Konveio ofrece un formato modular que puede incluir texto interactivo, preguntas y opciones de comentarios. El nuevo documento en línea da vida al PDF original, invita a explorar el tema e incluso incluye preguntas triviales relacionadas con el proyecto. Se trata de un «documento» que quedará grabado en la mente de los usuarios y que proporciona a Albuquerque una herramienta que ahorra tiempo y permite responder más fácilmente a las preguntas de los ciudadanos sin necesidad de que el personal tenga que dar respuestas individuales.

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El departamento de urbanismo de Madison, Wisconsin, estaba trabajando en la actualización de un plan integral. En busca de la mejor solución para la divulgación pública, la ciudad utilizó Konveio para crear funciones atractivas de comentarios públicos con el fin de recopilar opiniones sobre el borrador del plan. Las superposiciones interactivas incluían mapas ampliables, Google Street View y otros elementos multimedia enriquecidos para dar vida al documento. Las partes interesadas podían hacer clic en cualquier lugar para enviar sus comentarios, y el personal ganó tiempo que antes dedicaba a gestionar los comentarios, ya que todos los comentarios se recopilaban en el contexto del contenido del plan. Tras la adopción del plan por parte del ayuntamiento, los planificadores ampliaron la plataforma en línea para crear un documento vivo que se actualiza con frecuencia, lo que permite a los ciudadanos seguir la implementación del plan para proporcionar transparencia y responsabilidad.

Estas organizaciones comprendieron que la información compleja puede resultar atractiva, e incluso divertida, si se piensa más allá del formato PDF y se utilizan las siguientes cuatro claves para crear contenido atractivo en torno a documentos extensos.

1. Descubrimiento de contenido

¿Quién lee realmente un documento completo del plan? No mucha gente, porque la presentación tradicional de un plan, incluso si se publica en línea, es prolija, larga y técnica. Presentar un documento en fragmentos fáciles de leer y llamativos invita a explorarlo y descubrirlo, en lugar de echarle un vistazo rápido. Los documentos del plan contienen información importante: evite que las personas se salten esa información proporcionando resúmenes visuales o páginas de descripción general que permitan acceder rápidamente a todas las secciones importantes. A continuación, haga que los documentos sean tan atractivos visualmente como todo lo demás que ven en línea.

El Plan Integral Interactivo de Madison presenta información fácil de digerir, resaltada con gráficos atractivos. La curiosidad natural del público les llevará a hacer clic para obtener información más detallada sobre los temas que les interesan, lo que facilita la comprensión general del proyecto y la búsqueda de contenidos interesantes. Incluso pueden compartir sus descubrimientos a través de las redes sociales, ampliando automáticamente la audiencia de Madison.

2. Exploración lúdica

La gamificación se ha convertido en un medio popular para atraer una mayor participación en los procesos públicos. Pero, ¿se puede aplicar realmente a algo tan mundano como los documentos y los informes de planificación? La nueva presentación del plan maestro del parque Audubon de Nueva Orleans es una excelente prueba de que sí se puede. Los visitantes del sitio web del proyecto pueden saltar fácilmente entre capítulos y secciones, explorar información adicional que no se encuentra en el documento, ampliar los mapas o pasear virtualmente por el parque utilizando Google Street View, y utilizar el enlace rápido a un formulario de contacto integrado para participar en la vida cívica del parque. No es un plan maestro cualquiera, y desde luego no acumula polvo en la estantería virtual.

Los visitantes pueden ampliar fácilmente los mapas o pasear virtualmente por el parque utilizando Google Street View, y utilizar el enlace rápido a un formulario de contacto integrado para participar en la vida cívica del parque.

3. Aprendizaje interactivo

La mayoría de las experiencias cotidianas en la era de la información son interactivas. ¿Por qué los documentos de los planes deben seguir siendo estáticos y aburridos? Al poner la información en línea y utilizar la interactividad para guiar a los usuarios, se puede atraer a las personas a la experiencia y fomentar el aprendizaje. Las personas se sienten más comprometidas cuando tienen un papel que desempeñar en el proceso de asimilar la información en línea.

Lejos del formato aburrido de las ordenanzas tradicionales de solo lectura, el documento de zonificación publicado por la ciudad de Albuquerque es muy interactivo, fomenta la exploración práctica y ayuda a los ciudadanos a comprender el complejo tema de la zonificación. Las páginas de la guía con preguntas abordan las consultas más comunes que tienen los ciudadanos sobre la zonificación. Por ejemplo, la página «¿Qué usos se pueden desarrollar en una propiedad?» comienza con una simple búsqueda de direcciones, seguida de varios pasos que guían al usuario hacia la información relevante para él. Al final, pueden enviarse por correo electrónico un informe con sus conclusiones, lo que ahorra al personal del departamento el tiempo que habría dedicado a responder a estas mismas preguntas por teléfono o en persona. Este enfoque personalizado para hacer accesibles las partes importantes de un documento de más de 500 páginas sin tener que desplazarse mucho y sin tirarse de los pelos conduce, en última instancia, a una mayor satisfacción por todas las partes.  

4. Comentarios específicos del contexto

¿Qué oportunidades para recibir comentarios puede encontrar en los documentos tradicionales del plan? Como mucho, encontrará información de contacto impresa, un enlace a un sitio web o una encuesta separada en algún lugar difícil de encontrar en Internet. Añadir oportunidades para proporcionar comentarios directamente en un documento del plan puede aumentar drásticamente la calidad de los comentarios. En lugar de limitarse a publicar información y dirigir a los participantes a otro lugar para que proporcionen sus comentarios, puede utilizar los documentos del plan como una oportunidad para conocer mejor las opiniones, ideas y preferencias de su público.

La MPO (Organización de Planificación Metropolitana) de Maui, al decidir cómo abordar el desarrollo del transporte a largo plazo, sabía que la opinión pública desempeñaría un papel fundamental a la hora de determinar el curso de acción definitivo. Su libro de datos interactivo en línea permite a los usuarios responder a un breve formulario de comentarios generales o hacer clic en cualquier parte del documento para dejar anotaciones. Otros pueden ver y responder a esos comentarios o simplemente expresar su apoyo votando a favor de los comentarios existentes. Como resultado, la opinión que la MPO recibió del público estaba bien informada y era específica para cada contexto, lo que supuso un cambio crucial respecto al caos habitual de comentarios difíciles de seguir, rastrear y gestionar.

Su libro de datos interactivo en línea permitía a los usuarios responder a un breve formulario de comentarios generales o hacer clic en cualquier parte del documento para dejar anotaciones.

En esta era de maravillas tecnológicas, sería una pena que los documentos estáticos fueran la única forma de presentar contenidos y solicitar opiniones. Afortunadamente, existen estrategias más creativas. Konveio ha ayudado a Albuquerque, a la MPO de Maui y a la ciudad de Madison a publicar sus documentos en línea y transformarlos en experiencias muy atractivas que tienen más probabilidades de alcanzar el objetivo final de cualquier documento de planificación: la aceptación por parte del público, lo que conduce a una implementación optimizada.

Demostración de Konveio

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