South Portland stärkt das Vertrauen in die Verabschiedung des Gesamtplans durch transparente digitale Bürgerbeteiligung

Einleitung

Als South Portland im US-Bundesstaat Maine seinen Gesamtplan aktualisierte – ein einmal pro Jahrzehnt stattfindendes, sich über mehrere Jahre erstreckendes Vorhaben –, stand die Stadt vor einer bekannten Herausforderung: Wie kann man die Einwohner sinnvoll in die Auseinandersetzung mit einem komplexen, 300-seitigen Planungsdokument einbinden und sicherstellen, dass die Gemeinde vor der Verabschiedung Gelegenheit zur Prüfung und Stellungnahme hat? Nach jahrelanger Öffentlichkeitsarbeit unter der Leitung eines Beraterteams wandte sich die Stadtverwaltung in der letzten Phase des Prozesses an Konveio, um den Einwohnern eine leichter zugängliche und transparentere Möglichkeit zu bieten, sich direkt mit dem Planentwurf auseinanderzusetzen. Das Ergebnis war eine breitere Beteiligung, fundiertere Rückmeldungen und ein gestärktes Vertrauen der Entscheidungsträger, dass der endgültige Plan die Anliegen der Gemeinde widerspiegelte. 

Problem

Die Aktualisierung des Gesamtplans der Stadt, „South Portland 2040“, begann etwa zwischen 2020 und 2021 mit der Bildung eines Planungsausschusses und einer Überprüfung des bisherigen Plans. In den folgenden drei Jahren führten die Stadt und ihr Beraterteam umfangreiche Bürgerbeteiligungsprozesse durch, die eine Kombination aus persönlichen Treffen, Bürgerworkshops, Online-Umfragen, Kartierungsübungen und Ausschussdiskussionen umfassten. 

Als das Projekt sich dem Abschluss näherte, stand die Stadt vor einer neuen Herausforderung. Im Gegensatz zu früheren Beteiligungsmaßnahmen mussten die Einwohner in dieser Phase einen über 300 Seiten starken Entwurf des Gesamtplans prüfen und dazu Stellung nehmen. Herkömmliche Beteiligungsmethoden waren für diese Aufgabe nicht gut geeignet.

„Wir hatten nun den Entwurf eines 300-seitigen Dokuments vorliegen und hatten Mühe, einen Weg zu finden, die darin enthaltenen Informationen so zu vermitteln, dass sie zu Rückmeldungen anregen würden.“

Die Stadt benötigte eine Lösung, die folgende Anforderungen erfüllen sollte:

• Sorgen Sie dafür, dass ein umfangreiches Planungsdokument zugänglich und übersichtlich ist 
• Den Einwohnern die Möglichkeit geben, sich direkt zu bestimmten Abschnitten des Plans zu äußern 
• Die Beteiligung über diejenigen hinaus ausweiten, die üblicherweise an öffentlichen Sitzungen teilnehmen 
• Dem Planungsausschuss und den gewählten Vertretern nachweisen, dass die Öffentlichkeit vor der Verabschiedung des Dokuments in angemessener Weise Zugang dazu hatte 

Lösung

Die Stadt beauftragte Konveio mit der Durchführung des öffentlichen Online-Konsultationsverfahrens zum Entwurf des Gesamtplans. Anstatt die Einwohner aufzufordern, eine umfangreiche PDF-Datei herunterzuladen und selbstständig zu prüfen, wandelte Konveio das Dokument in ein interaktives Online-Erlebnis um, bei dem die Nutzer den Plan direkt lesen, darin navigieren und Kommentare abgeben konnten. 

Auswirkung

Verstärkte Beteiligung der Gemeinschaft über die traditionellen Zielgruppen hinaus

Eines der wichtigsten Ergebnisse war, dass es der Stadt gelang, Einwohner zu erreichen, die sich bisher noch nie an früheren Beteiligungsinitiativen beteiligt hatten. Die Mitarbeiter waren nicht nur von der Zahl der neuen Teilnehmer überrascht, sondern auch von der Qualität und Tiefe der Rückmeldungen, die sie erhielten. Einwohner, die vielleicht nie an einer Abendveranstaltung teilgenommen hätten, konnten sich in ihrer Freizeit mit dem Plan auseinandersetzen und detaillierte Anmerkungen abgeben. 

„Was mir den Tag versüßt hat, war die Vielzahl an Namen, die ich noch nie zuvor gesehen hatte – Menschen, die noch nie an einer Beteiligungsveranstaltung oder einer öffentlichen Sitzung teilgenommen hatten –, die sich intensiv mit dem Dokument auseinandergesetzt und durchdachte, absatzlange Antworten verfasst haben.“

Für den Planungsausschuss war die Möglichkeit, die Beteiligung zu messen, einer der wertvollsten Aspekte von Konveio.

Mithilfe der Analysefunktionen der Plattform konnten die Mitarbeiter Folgendes nachweisen:

• Wie viele einzelne Nutzer haben auf den Plan zugegriffen? 
• Wie viele Bewohner haben mindestens eine Seite durchgesehen? 
• Wie viele Nutzer haben Kommentare abgegeben? 

Diese Kennzahlen belegten, dass es der Stadt gelungen war, die Beteiligung über die kleine Gruppe von Einwohnern hinaus auszuweiten, die üblicherweise an öffentlichen Sitzungen teilnehmen.

Die Unterscheidung zwischen der Gesamtzahl der Kommentare und der Anzahl der einzelnen Teilnehmer erwies sich als besonders wertvoll, da sie den Entscheidungsträgern half, das Ausmaß des Engagements der Community zu erfassen, anstatt sich ausschließlich auf das Volumen der Rückmeldungen zu konzentrieren. 

Befürwortung der Verabschiedung des Gesamtplans

Der Gesamtplan wurde nun offiziell verabschiedet, und die Mitarbeiter würdigen Konveio dafür, dass das Unternehmen dazu beigetragen hat, einen transparenten und partizipativen abschließenden Überprüfungsprozess zu gewährleisten. Indem der Planentwurf online zugänglich gemacht und detailliertes, abschnittsspezifisches Feedback ermöglicht wurde, konnte die Stadt nachweisen, dass die Einwohner vor der Verabschiedung sinnvolle Beteiligungsmöglichkeiten hatten.

„Ich kann mir keine andere Vorgehensweise vorstellen. Die Plattform hat sich für unsere Bedürfnisse hervorragend bewährt und unserem Ausschuss die Gewissheit gegeben, dass die Öffentlichkeit die Möglichkeit hatte, den Plan zu prüfen und dazu Stellung zu nehmen.“