Die Stadt Gainesville setzt sich für eine inklusive Beteiligung am Gesamtplan „Imagine Gainesville“ ein

Die Stadt Gainesville in Florida startete 2019 die Aktualisierung ihres Gesamtplans „Imagine Gainesville“ (ImagineGNV), um ihr langfristiges Planungsrahmenwerk zu modernisieren und eine gerechtere, von der Gemeinschaft mitgetragene Zukunftsvision zu entwickeln. Da sich das Projekt im Zuge der COVID-19-Pandemie, sich wandelnder Prioritäten der Gemeinschaft und Änderungen in der staatlichen Gesetzgebung weiterentwickelte, vertraute die Stadt auf Konveio, um einen flexiblen, mehrjährigen Prozess der Bürgerbeteiligung zu unterstützen.

Mithilfe der interaktiven Funktionen von Konveio zur Kommentierung von Dokumenten, der Umfrage-Tools und der Möglichkeiten zur digitalen Bürgerbeteiligung schuf die Stadt Möglichkeiten für die Einwohner, sich online zu beteiligen, detailliertes Feedback zu Entwürfen von Richtlinien zu geben und während der verschiedenen Phasen des Planungsprozesses eingebunden zu bleiben. Die Plattform half der Stadt dabei, Einwohner zu erreichen, die bisher nur schwer einzubinden waren, und unterstützte gleichzeitig eine hybride Beteiligungsstrategie, als wieder persönliche Treffen möglich wurden.

Problem

Das „ImagineGNV“-Update begann kurz bevor die COVID-19-Pandemie die üblichen Maßnahmen zur Bürgerbeteiligung zum Erliegen brachte. Ursprünglich war ein hochgradig interaktiver und bürgernaher Prozess vorgesehen, doch da Präsenzveranstaltungen ausgesetzt wurden, musste die Stadt einen Weg finden, weiterhin aussagekräftige Rückmeldungen aus der Bevölkerung zu sammeln.

Gleichzeitig legte die Stadt besonderen Wert darauf, Bevölkerungsgruppen anzusprechen, die in Planungsprozessen oft unterrepräsentiert sind, darunter einkommensschwache Einwohner und Minderheiten. Die Mitarbeiter wünschten sich Beteiligungsinstrumente, auf die über Smartphone, Tablet oder Computer zugegriffen werden kann und die es den Einwohnern ermöglichen, sich in ihrer Freizeit zu beteiligen.

Im Laufe des fünfjährigen Prozesses kam es bei dem Projekt zudem zu mehreren Kursänderungen, die auf einen Wechsel in der Stadtverwaltung, sich wandelnde Prioritäten sowie landesweite Gesetzesänderungen zurückzuführen waren, die sich auf die Gesamtplanung in Florida auswirkten. Dies erforderte von der Stadt eine flexible Strategie zur Bürgerbeteiligung, die sich parallel zum Projekt weiterentwickeln konnte.

Die Steuerung eines komplexen, mehrjährigen Planungsprojekts mit einer kleinen Belegschaft stellte zudem eine operative Herausforderung dar. Die Teammitglieder mussten die Erstellung von Dokumenten, die abteilungsübergreifende Koordination und umfangreiche Öffentlichkeitsarbeit unter einen Hut bringen, weshalb Instrumente zur Bürgerbeteiligung unerlässlich waren, die die Erfassung von Bürgermeinungen und die Berichterstattung darüber optimierten.

Lösung

Die Stadt nutzte Konveio während verschiedener Phasen des ImagineGNV-Prozesses als zentrale Online-Plattform zur Bürgerbeteiligung. Zu Beginn des Projekts, als noch COVID-Beschränkungen galten, war Konveio eine der wichtigsten Möglichkeiten für die Bürger, Unterlagen einzusehen und aus der Ferne mitzuwirken.

„Es war toll, eine Online-Plattform zu haben, die einfach zu bedienen war und auf die man sowohl über das Smartphone als auch über das Tablet oder den Computer zugreifen konnte.“

Auch nach der Wiederaufnahme der Präsenzveranstaltungen diente Konveio weiterhin als ergänzendes Instrument zur Bürgerbeteiligung. Bewohner, die nicht an den Sitzungen teilnehmen konnten oder die Unterlagen lieber im Nachhinein durchsehen wollten, konnten sich weiterhin online beteiligen und ihr Feedback mit Freunden, Familie und Nachbarn teilen. 

Um das Projekt bekannter zu machen, kombinierte Gainesville den Einsatz von Konveio mit einer umfassenden Kommunikationsstrategie, die Folgendes umfasste:

• Öffentliche Veranstaltungen und Workshops
• Aktivitäten in den sozialen Medien
• E-Mail-Verteiler
• Radio-Öffentlichkeitsarbeit
• YouTube-Videos
• Gedruckte Faltblätter im Dreifachformat, die in städtischen Einrichtungen, Parks und an Treffpunkten verteilt werden
• QR-Codes, die direkt zur Projektseite von Konveio führen
• Bezahlte Stipendien für Community-Projekte, die darauf abzielen, die Beteiligung unterrepräsentierter Gruppen zu fördern

Intern nutzten die Mitarbeiter die Berichtstools von Konveio, um die Kommentare in nach Kapiteln und Abteilungen geordnete Tabellen zu exportieren. Die einzelnen Abteilungen prüften die Kommentare, entwarfen Antworten und arbeiteten die Änderungen in die aktualisierten Planentwürfe ein.

Auswirkung

Konveio unterstützte die Stadt Gainesville dabei, während des gesamten fünfjährigen „ImagineGNV“-Planungsprozesses eine inklusive und transparente Bürgerbeteiligung aufrechtzuerhalten – von der Fernbeteiligung während der COVID-Pandemie bis hin zu späteren hybriden Beteiligungsmaßnahmen. Die Plattform ermöglichte es den Einwohnern, Dokumente einzusehen, Umfragen auszufüllen und online detailliertes Feedback zu geben, während sie den Mitarbeitern gleichzeitig half, Kommentare abteilungsübergreifend effizient zu organisieren und zu verwalten. Durch die Unterstützung sowohl der digitalen als auch der persönlichen Beteiligung erweiterte die Stadt den Zugang für unterrepräsentierte Bevölkerungsgruppen, indem sie flexible Instrumente zur Verfügung stellte.