Mehr als nur ein Tag der offenen Tür: Wie Stow die Einwohner während des Planverabschiedungsprozesses einbezog

Einleitung

Die Stadt Stow in Massachusetts hat mit der Ausarbeitung ihres Gesamtplans 2035 begonnen und dabei besonderen Wert auf eine sinnvolle Einbindung der Öffentlichkeit gelegt. In Zusammenarbeit mit ihrem Beratungsteam, JM Goldson, legte die Stadt während des gesamten mehrphasigen Planungsprozesses den Schwerpunkt auf eine inklusive und barrierefreie Beteiligung.

Um eine breitere Beteiligung zu fördern, insbesondere während der Phasen der Strategieentwicklung und der abschließenden Planprüfung, nutzte das Team Konveio, um ein hybrides Erlebnis zu schaffen, das die persönliche Ansprache ergänzte und es den Anwohnern erleichterte, sich in ihrer Freizeit mit komplexen Planungsunterlagen auseinanderzusetzen.

Problem

Während bei umfassenden Planungsprozessen in der Regel der Bürgerbeteiligung in den frühen Phasen der Konzeptfindung große Bedeutung beigemessen wird, lässt die Beteiligung oft nach, sobald die Projekte in die detailliertere Strategieentwicklung übergehen.

In Stow erkannten die Stadtverwaltung und das Projektteam die Möglichkeit, die Bürgerbeteiligung stärker in den Prozess einzubeziehen. Mit zusätzlichen Mitteln aus einem Förderzuschuss verfolgten sie folgende Ziele:

• Die Einbindung der Beteiligten in der Strategiephase (Phase 3) verstärken, in der die Inhalte detaillierter und komplexer werden
• Erreichen Sie Einwohner, die möglicherweise nicht an Präsenzveranstaltungen teilnehmen
• Eine große Menge an Informationen so präsentieren, dass sie verständlich bleibt und nicht überfordert

Herkömmliche Ansätze wie statische PDF-Dateien oder ausschließlich vor Ort stattfindende Workshops hätten die Möglichkeiten der Bewohner eingeschränkt und es ihnen erschwert, gezieltes und aussagekräftiges Feedback zu geben.

Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, führte das Team Konveio als zentralen Bestandteil einer hybriden Kundenbindungsstrategie ein.

Sie entwarfen Informationsmaterialien, die sowohl für den Präsenz- als auch für den Online-Einsatz geeignet waren, und stellten so die Einheitlichkeit aller Formate sicher. Die in den städtischen Einrichtungen verfügbaren Plakate und Workshop-Materialien wurden direkt auf der Konveio-Plattform bereitgestellt, sodass die Bürger unabhängig von der Art ihrer Teilnahme das gleiche Erlebnis hatten.

Mit Konveio hat das Team:

• Es wurde ein asynchrones Online-Informationsgespräch zur Prüfung und Kommentierung von Strategien veranstaltet
• Dokumentbasierte Kommentarfunktion für bestimmte Abschnitte aktiviert
• Nach Themen gegliederte virtuelle Fokusgruppen
• Zur Gewährleistung der Barrierefreiheit wurden sowohl eine grafische Darstellung als auch eine reine Textversion veröffentlicht

Dieser Ansatz erleichterte es den Bewohnern, sich im Material zurechtzufinden und sich damit auseinanderzusetzen. Wie das Team berichtete: „Die Leute fanden es wirklich einfach, durch das Dokument zu scrollen und eine Markierung zu setzen … so konnten sie leicht zu den für sie interessanten Stellen springen und sich darauf konzentrieren.“

Die Plattform wurde über kommunale Kommunikationskanäle beworben, darunter soziale Medien, Newsletter und die Kontaktaufnahme mit Gremien, wobei auf den bereits in früheren Phasen etablierten Maßnahmen zur Einbindung der Öffentlichkeit aufgebaut wurde.

Auswirkung

Erweiterte Zugänglichkeit: Die Bewohner konnten teilnehmen, ohne persönlich vor Ort sein zu müssen, und sich in ihrer Freizeit mit den Materialien beschäftigen.

Verbesserte Navigation durch komplexe Inhalte: Die interaktive Benutzeroberfläche von Konveio trug dazu bei, einen umfangreichen und detaillierten Plan zu vereinfachen. Die Nutzer konnten innerhalb der Übersicht zwischen den einzelnen Abschnitten hin- und herspringen und sich auf die für sie relevanten Themen konzentrieren.

Mehr umsetzbares Feedback: Durch das Einfügen von Kommentaren direkt im Dokument wurden spezifischere und nützlichere Rückmeldungen erzielt.

Einheitlichkeit über alle Interaktionsformate hinweg: Ein einziger Satz an Materialien diente sowohl für die persönliche als auch für die digitale Interaktion, wodurch Doppelarbeit vermieden wurde.

Verbesserte Bürgerbeteiligung in der Endphase: Durch die Veröffentlichung des vollständigen Planentwurfs auf Konveio hat die Stadt einen üblicherweise statischen Überprüfungsprozess in ein interaktives Erlebnis verwandelt.

„Eine eigene Plattform macht es den Leuten viel leichter, sich damit auseinanderzusetzen, als wenn es nur ein PDF wäre … Die Teilnehmer müssen nicht erst nach einer E-Mail-Adresse suchen oder an einer Besprechung teilnehmen.“

Ergebnisse

Der Gesamtplan 2035 für Stow wurde am 18. November 2025 vom Planungsausschuss genehmigt.

Durch die Einbindung von Konveio in spätere Phasen stellte die Stadt sicher, dass die Beiträge der Bevölkerung nicht nur die Vision, sondern auch die detaillierten Strategien und das endgültige Planungsdokument prägten.

Konveio erwies sich insbesondere bei Projekten mit detaillierten, bildreichen Planungsunterlagen als äußerst wertvoll. Indem die Plattform komplexe Materialien interaktiv und zugänglich machte, ermöglichte sie eine intensivere Einbindung, umsetzbareres Feedback und einen transparenteren Planungsprozess.