Verbesserung der Parkraumsituation in Wohngebieten durch interaktive Dokumentenprüfung

Als eine britische Kommunalbehörde vorschlug, ihr System für Anwohnerparkausweise auszuweiten, galt es, ein Gleichgewicht zwischen einer effizienten digitalen Konsultation und der Möglichkeit für die Anwohner zu finden, detailliertes und ortsspezifisches Feedback zu geben. Während GoVocal als primäre Umfrageplattform diente, ergänzte Konveio die Konsultation, indem es den Anwohnern ermöglichte, das gesamte Grundsatzdokument einzusehen und direkt zu den Abschnitten Stellung zu nehmen, die für sie am wichtigsten waren.

Das Ergebnis war ein fundierterer Konsultationsprozess, bei dem strukturierte Umfrageantworten mit kontextbezogenen, dokumentgestützten Rückmeldungen kombiniert wurden, was dem Straßenbau-Team half, den endgültigen Plan vor der Umsetzung zu verfeinern.

Problem

Der Gemeinderat von Wokingham schlug Änderungen an seinem Parkausweissystem für Anwohner vor, um dem zunehmenden Parkdruck in den Stadtzentren entgegenzuwirken, wo Pendler und Einkäufer die Anliegerstraßen belegten. Die Konsultation umfasste folgende Punkte: die Ausweitung des Parkausweissystems auf weitere Anliegerstraßen, die Einführung von Besucherparkausweisen sowie die Aktualisierung der Richtlinien für Parkausweise, die Anwohner und Unternehmen betreffen.

Da sich die vorgeschlagenen Änderungen direkt darauf auswirkten, wo die Menschen vor ihren Häusern parken durften, wollte der Stadtrat aussagekräftiges Feedback von den am stärksten betroffenen Anwohnern und Gewerbetreibenden einholen.

Rund 1.500 Einwohner und lokale Unternehmen erhielten Informationsschreiben mit QR-Codes, die sie zur Online-Beteiligungsplattform weiterleiteten.

Zwar stützte sich der Rat in erster Linie auf eine Umfrage, um strukturierte Antworten zu sammeln, doch wollte er die Einwohner auch dazu anregen, das gesamte 20-seitige Grundsatzdokument durchzulesen und zu konkreten Vorschlägen Stellung zu nehmen. Ohne Konveio hätte der Rat den Entwurf nicht als PDF-Datei zur öffentlichen Stellungnahme veröffentlicht, da die Einwohner in separaten E-Mails auf Seitenzahlen oder Absätze hätten verweisen müssen, was die Abgabe und Verwaltung detaillierter Rückmeldungen erschwert hätte.

Lösung

Anstatt lediglich eine PDF-Datei herunterzuladen, konnten die Anwohner das Konsultationsdokument zur Regelung für Anwohnerparkausweise online einsehen, Kommentare direkt neben den entsprechenden Textstellen hinterlassen, ortsspezifische Anmerkungen machen und über die Details der Regelung hinaus, die über die strukturierten Fragen des Fragebogens hinausgingen, diskutieren.

Um die Beteiligung zu fördern, hat das Projektteam im gesamten Dokument Leitfragen eingefügt, darunter Fragen wie:

• Stimmen Sie diesen Grundsätzen zu?
• Sollten Motorräder eine Parkgenehmigung benötigen?

Diese Hinweise halfen den Anwohnern zu verstehen, an welchen Stellen Rückmeldungen am nützlichsten wären, gaben ihnen aber dennoch die Möglichkeit, überall im Dokument Kommentare abzugeben.

Da die Kommentare an bestimmte Abschnitte des Vorschlags angehängt waren, konnten die Mitarbeiter den Kontext sofort nachvollziehen, ohne lange E-Mails auswerten zu müssen oder herauszufinden, auf welchen Absatz sich ein Anwohner bezog.

Auswirkung

Im Rahmen der Konsultation gingen folgende Stellungnahmen ein:

• 520 Umfrageantworten
• 52 inhaltliche öffentliche Stellungnahmen, die direkt im Konveio-Dokument eingereicht wurden

Obwohl weniger Teilnehmer im Dokument Kommentare hinterließen als an der Umfrage teilnahmen, befand der Rat die Kommentare als deutlich ausführlicher und nützlicher, was zu einem fundierteren Feedback-Prozess seitens der Gemeinschaft führte. 

Die Anwohner wiesen häufig auf Probleme hin, die ihre jeweiligen Straßen betrafen, darunter Forderungen nach zusätzlichen Parkbeschränkungen und Anmerkungen zu bestimmten Orten, die allein durch die Fragen der Umfrage nicht erfasst worden wären.

Anstatt E-Mails zu erhalten, in denen auf „Absatz fünf“ verwiesen wird, oder separate Dokumente mit Anmerkungen als Anhang beizufügen, könnten die Mitarbeiter sofort Folgendes sehen:

• welchen Versicherungsabschnitt ein Bewohner genau angesprochen hat
• der jeweilige Kontext
• alle dazugehörigen Kommentare an einem Ort

Diese gestraffte Auswertung richtet sich an das Straßenbau-Team, das für die Auswertung der Rückmeldungen aus der Konsultation zuständig ist. Im Anschluss an die Konsultation:

• Das Feedback wurde zusammen mit den Umfrageergebnissen ausgewertet.
• Aufgrund von Rückmeldungen der Anwohner wurde ein Teil einer Straße aus dem vorgeschlagenen Plan gestrichen.
• Eine anschließende gesetzliche Konsultation zur Verkehrsregelungsverordnung (TRO) wurde abgeschlossen.
• Das überarbeitete Parkausweisprogramm für Anwohner wurde erfolgreich umgesetzt.

Warum Konveio?

Für den Rat lag der größte Vorteil von Konveio darin, dass sich umfangreiche Konsultationsdokumente damit wirklich interaktiv gestalten ließen.

Anstatt statische PDF-Dateien zu veröffentlichen, konnten sich die Anwohner direkt mit den Vorschlägen auseinandersetzen, während die Mitarbeiter kontextbezogenes Feedback erhielten, das leichter zu verstehen und zu analysieren war.

Dank der Plattform mussten die Bewohner zudem nicht mehr erklären, auf welchen Abschnitt eines Dokuments sie sich bezogen, was sowohl für die Teilnehmer als auch für die Projektteams zu einem reibungsloseren Ablauf führte.

Ein Mitglied des Einsatzteams erklärte dazu:

„Das ist eine wirklich gute Möglichkeit, das Dokument den Leuten zum Lesen zur Verfügung zu stellen und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, es zu kommentieren, anstatt es einfach nur als PDF bereitzustellen, in dem man keine Anmerkungen machen kann. Das macht die Sache viel einfacher.“