Wie PMI die Entwicklung von Standards optimiert hat

Das Project Management Institute (PMI), eine weltweit anerkannte Autorität im Bereich Projektmanagementstandards, stand vor der komplexen Herausforderung, seinen Standardentwicklungsprozess an die strengen Anforderungen des ANSI (American National Standards Institute) hinsichtlich öffentlicher Kommentare anzupassen. Das PMI benötigte eine moderne, sichere und effiziente Plattform, um öffentliche Rückmeldungen zu Dokumenten mit mehr als 180 Seiten zu sammeln, zu anonymisieren und zu verwalten und dabei gleichzeitig die Verfahrensstandards des ANSI zu erfüllen. Konveio erwies sich als entscheidende Lösung, die dem PMI half, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, die Transparenz zu erhöhen und die Qualität und Menge der Kommentare drastisch zu verbessern.

Problem

Die Entwicklung von ANSI-akkreditierten Standards erfordert Transparenz und Beiträge aus der Gemeinschaft. PMI benötigte eine Möglichkeit, um:

• Führen Sie offene, internationale öffentliche Kommentierungsphasen von mindestens 45 Tagen gemäß dem Formular 8 des Board of Standards Review (BSR-8) durch, dem offiziellen Formular, das zur Bekanntgabe eines Normenentwurfs zur öffentlichen Überprüfung verwendet wird.
  
  
• Kommentare gemäß den Anforderungen der ANSI hinsichtlich Offenheit und Vertraulichkeit akzeptieren und anonymisieren.
  
  
• Vermeiden Sie die manuelle Zusammenstellung von möglicherweise Hunderten von Excel-Einreichungen von Teilnehmern aus aller Welt.
  
  
• Die Integrität der Kommentare muss gewahrt bleiben, und es ist sicherzustellen, dass die erforderlichen Felder (z. B. Begründung, Zeilennummer) stets ausgefüllt werden.
  
  
• Stellen Sie Daten für interne Freiwilligenteams bereit, ohne die Vertraulichkeit zu beeinträchtigen.
  

In früheren Zyklen musste PMI Hunderte von unverbundenen Excel-Dateien verwalten, was ein arbeitsintensiver Prozess ist, der anfällig für Fehler und Inkonsistenzen ist.

Lösung

PMI nutzte die Dokumenten-Engagement-Plattform von Konveio als zentralisiertes Kommentarsystem, das auf die Entwicklung von ANSI-Standards zugeschnitten ist. Zu den wichtigsten Funktionen gehörten:

• Anonyme Kommentare: Das System von Konveio verbarg die Identitäten vor der Öffentlichkeit und internen Freiwilligen und verwendete interne eindeutige IDs, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten.
  
  
• Formularbasierte Kommentarsammlung: Durch die Festlegung bestimmter Pflichtfelder wie Zeilennummer, Begründung und vorgeschlagene Änderung wurden Konsistenz und Qualität sichergestellt.
  
  
• Integration von Einwilligungen und Lizenzen: Die Splash-Formulare von Konveio stellten den Benutzern einen Verhaltenskodex zur Verfügung und erfassten Vereinbarungen zum geistigen Eigentum sowie optionale Bestätigungen der Teilnehmer, bevor sie den Zugriff auf Dokumente ermöglichten.
  
  
• Flexibles Herunterladen und Überprüfen: Die Mitarbeiter exportierten anonymisierte Kommentare in einem standardisierten Excel-Format, bereit für die Bewertung und Einreichung bei ANSI.
  
  
• Anpassungsunterstützung: Konveio hat die Funktionen speziell auf die Anforderungen von PMI zugeschnitten, darunter die Implementierung der Markenstandards, mehrschichtige Formulare und globale Namenseingaben für korrekte Veröffentlichungsangaben.
  

Auswirkung

• Effizienzsteigerungen: PMI hat in einem Zyklus fast 3.000 Kommentare ohne manuelle Aggregation bearbeitet. Freiwillige konnten die Beiträge kontextbezogen oder über strukturierte Tabellenkalkulationen überprüfen.
  
  
• 50 % Anstieg der Kommentarzahl: Im Vergleich zu früheren öffentlichen Kommentierungsphasen verzeichnete PMI einen Anstieg der Kommentare um über 50 % – von 1.300 auf 2.943 –, was sowohl ein breiteres Engagement als auch eine verbesserte Zugänglichkeit zeigt.
  
  
• Einhaltung der ANSI-Anforderungen: Konveio half PMI dabei, die BSR-8-Standards für Offenheit, Transparenz und Verfahrensgenauigkeit zu erfüllen.
  
  
• Verbesserte Benutzererfahrung: Die Benutzer empfanden die Plattform als intuitiv und konnten sich ohne das Herunterladen von Dokumenten oder die Abstimmung mit Mitarbeitern einbringen.
  
  
• Verbesserte globale Beteiligung: In Formularen wurden die Schreibweisen der Namen der globalen Teilnehmer erfasst, um eine korrekte internationale Nennung in den endgültigen Veröffentlichungen zu gewährleisten.
  
  
• Nachbearbeitung mit SmartSheet: PMI nutzte die Exportdateien von Konveio für nachgelagerte Analyse- und Bewertungsworkflows in SmartSheet, was eine einfache Teamkoordination ohne Zugriff auf die Backend-Plattform ermöglichte.
  

Konveio ermöglichte es PMI, einen traditionell manuellen und compliance-intensiven Prozess zu modernisieren und in eine optimierte, skalierbare und zugängliche Erfahrung zu verwandeln. Durch die Unterstützung anonymer, strukturierter öffentlicher Beiträge und die Reduzierung des Verwaltungsaufwands erfüllte PMI die ANSI-Standards und sorgte gleichzeitig für mehr Transparenz und Engagement. Die Zusammenarbeit ist ein Beispiel dafür, wie flexible digitale Tools Standardentwickler in die Lage versetzen können, strenge Anforderungen mit größerer Effizienz und größerer Reichweite zu erfüllen.

„Dies ist das erste Mal, dass PMI während einer öffentlichen Kommentierungsphase BSR-8-Kommentare erhalten hat, und Konveio hat dies ermöglicht. Die Möglichkeit, strukturiertes, anonymes Feedback in großem Umfang ohne manuelle Aggregation zu sammeln, hat unseren Prozess völlig verändert.“
— Leah Huf, PMI Standards Team