Vom Küchentisch zum anklickbaren Plan: San Marcos verbindet Offline- und Online-Engagement-Tools

Die Stadt San Marcos passt ihre umfassende Planung für hybride Beteiligung an

Angesichts der Herausforderung, ihren Gesamtplan von 2013 während der Unsicherheit der COVID-19-Pandemie zu aktualisieren, wandte sich die Stadt San Marcos in Texas an Konveio, um einen flexibleren, integrativeren und skalierbareren Beteiligungsprozess zu unterstützen. Die hybriden Tools von Konveio erweiterten den Zugang, lieferten Informationen für Planänderungen und trugen zur Gestaltung des Gesamtplans „Vision SMTX“ bei, der im Oktober 2024 verabschiedet wurde.

Um ihren Gesamtplan für 2013 – einschließlich sieben neuer Gebietspläne auf Nachbarschafts-, Gemeinde- und regionaler Ebene – während der COVID-19-Pandemie zu aktualisieren, nutzte die Stadt San Marcos Konveio, um einen flexiblen, hybriden Beteiligungsprozess zu schaffen, der Toolkits zum Mitnehmen mit einer interaktiven Online-Plattform kombinierte. Dieser Ansatz erweiterte den Zugang, lud zu konstruktiven Beiträgen aus der Gemeinde ein und ermöglichte es den Einwohnern, sich in ihrer Freizeit zu beteiligen, unter anderem durch Materialien, die ins Spanische übersetzt wurden. Das über Konveio gesammelte Feedback hatte direkten Einfluss auf Planänderungen, wobei die Ratsmitglieder die Kommentardaten als Entscheidungsgrundlage nutzten. Die Stadt nutzt Konveio auch nach der Verabschiedung des Plans weiterhin, um die laufenden Planungsbemühungen zu unterstützen.

Problem

Der 2020 eingeleitete umfassende Planungsprozess fiel mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie zusammen, wodurch die traditionellen Methoden der persönlichen Beteiligung eingeschränkt wurden. Da die Stadt erkannte, dass auch diejenigen Einwohner erreicht werden mussten, die nicht an physischen Veranstaltungen teilnehmen konnten oder wollten, suchte sie nach alternativen Wegen, um aussagekräftige Beiträge aus der Bevölkerung zu sammeln. Viele Einwohner hatten Interesse daran bekundet, die Unterlagen zu Hause durchzusehen oder sie mit anderen zu teilen, die nicht persönlich teilnehmen konnten. Da die Stadt Konveio bereits bei einer Aktualisierung der Bauvorschriften eingesetzt hatte, war sie mit den Möglichkeiten der Plattform zur Unterstützung der Fernbeteiligung vertraut.

Lösung

Um die Lücke zwischen traditionellen Workshops und digitalem Zugang zu schließen, entwickelte das Team ein Toolkit zum Mitnehmen, das die persönliche Erfahrung widerspiegeln sollte – greifbar, interaktiv und so konzipiert, dass es von den Bewohnern in ihrer Freizeit genutzt werden kann. Diese Toolkits wurden in gedruckter Form zur Verfügung gestellt und digital auf Konveio hochgeladen, wodurch die gleichen Materialien effektiv in einen virtuellen Tag der offenen Tür verwandelt wurden.

Diese hybride Strategie ermöglichte es der Stadt, die Konsistenz über alle Plattformen hinweg aufrechtzuerhalten und mehr Einwohner zu erreichen, ohne separate Materialien erstellen zu müssen. Viele Gemeindemitglieder nahmen über die Konveio-Plattform aktiv teil, über die sie Dokumente einsehen, Kommentare hinterlassen und von zu Hause aus am Dialog teilnehmen konnten. Die Moderationswerkzeuge der Plattform sorgten für einen respektvollen Austausch, selbst wenn die Nutzer unterschiedliche Meinungen äußerten.

In der letzten Phase des Planungsprozesses nutzte San Marcos erneut Konveio, um vor der endgültigen Verabschiedung die Meinung der Bevölkerung zu den von der Planungskommission und dem Stadtrat vorgeschlagenen Änderungen einzuholen. Mit Hilfe der Kommunikationsabteilung der Stadt und der Unterstützung der Mitarbeiter von Konveio wurde über die Plattform eine abschließende Umfrage durchgeführt, deren Ergebnisse direkt in die Beratungen des Stadtrats einflossen. Bemerkenswert ist, dass sich die Ratsmitglieder bei ihren Entscheidungen zu den einzelnen Änderungsanträgen auf die Excel-Ausgabe aus dem Kommentar-Dashboard von Konveio stützten.

Ein einzigartiges Kommentarformat trug dazu bei, konstruktive Beiträge zu erhalten: Die Nutzer wurden nicht nur aufgefordert, einer vorgeschlagenen Änderung zuzustimmen oder sie abzulehnen, sondern auch alternative Formulierungen vorzuschlagen. Diese Funktion trug dazu bei, den endgültigen Gesamtplan mit direkten Beiträgen der Gemeinschaft zu verfeinern.

Auswirkung

• Verbesserte Zugänglichkeit: Bewohner, die nicht persönlich an Veranstaltungen teilnehmen konnten, konnten über Konveio mit denselben Materialien uneingeschränkt teilnehmen.
  
• Direkter Einfluss der Gemeinschaft: Der Rat nutzte die Kommentar-Export-Tools von Konveio, um direkt auf die endgültigen Planänderungen Einfluss zu nehmen, was zu einem stärker auf die Gemeinschaft ausgerichteten Dokument führte.
  
• Zweisprachiges Engagement: Die ersten Materialien des Toolkits wurden manuell ins Spanische übersetzt und auf Konveio zur Verfügung gestellt, wodurch die Reichweite auf spanischsprachige Einwohner ausgeweitet wurde.
  
• Professionelle Präsentation: Eingebettete Videos, darunter eine Einführung durch den Bürgermeister, und visuelle Umfragen verliehen den Online-Inhalten einen zusätzlichen Schliff und machten sie zugänglicher.
  
• Reaktionsschneller Support: Das Team von Konveio war auch unter Termindruck reaktionsschnell und hilfsbereit, insbesondere als kurzfristige Anfragen des Rates schnelle Anpassungen der Plattform erforderten.

Die Stadt nutzt Konveio weiterhin für andere Planungsvorhaben, veröffentlicht Entwürfe und ermöglicht es den Einwohnern, frühere Kommentare einzusehen. Für die Zukunft plant San Marcos, weitere Funktionen von Konveio zu nutzen, beispielsweise die KI-gestützte Transkription von persönlichem Feedback, um die Beiträge der Öffentlichkeit weiter zu vereinheitlichen und die Beteiligung so reibungslos wie möglich zu gestalten.