Entwicklung eines behördenübergreifenden Kulturmasterplans mit integrativer Beteiligung

Herausforderung

Im Jahr 2024 startete Orange County, Florida, in Zusammenarbeit mit der Stadt Orlando einen ehrgeizigen und einzigartigen Kulturplanungsprozess – einen landesweiten Kulturmasterplan. Da zwei separate Regierungsorgane beteiligt waren, musste der Prozess die Bedürfnisse und Prioritäten sowohl der Orange County Commission als auch des Orlando City Council widerspiegeln. Die Verwaltung der Beiträge aus verschiedenen Gerichtsbarkeiten, Abteilungen, Sektoren und Gemeinden erforderte eine umfassende und anpassungsfähige Beteiligungsstrategie.

Der Kunde legte Wert auf eine inklusive Öffentlichkeitsarbeit und sektorspezifisches Feedback von Interessengruppen und führte über 65 persönliche Treffen durch. Als das Projekt in die Endphase ging, war das verbleibende Budget begrenzt und das Team stand unter Zeitdruck. Es musste einen Weg finden, den Entwurf des Plans effizient mit Hunderten von Interessengruppen und Gemeindemitgliedern zu teilen, die bereits teilgenommen hatten, ohne zusätzliche persönliche Veranstaltungen zu planen.

Lösung

Das Beratungsteam wandte sich an Konveio, um die letzte Phase des Planungsprozesses zu unterstützen – die digitale Überprüfung des Entwurfs des Kulturmasterplans. Mit Konveio lud das Team den vollständigen Entwurf hoch und verschickte einen einzigen Link per E-Mail an alle bisherigen Teilnehmer, Mitarbeiter der Stadt und des Landkreises sowie andere Mitglieder der Gemeinde. Die Plattform ermöglichte es den Beteiligten, direkt zu bestimmten Abschnitten des Dokuments Kommentare abzugeben, und bot in Echtzeit Einblick in das Feedback.

Insbesondere ermöglichten die Backend-Tools von Konveio dem Team Folgendes:

• Verfolgen Sie, wer Kommentare abgegeben hat, und ordnen Sie diese den vorherigen Besprechungen zu.
  
  
• Zusammenfassen von Eingaben mithilfe integrierter KI-Funktionen
  
  
• Kommentare zur Analyse und Weiterleitung an den Kunden exportieren
  
  
• Vermeiden Sie kostspielige und zeitaufwändige persönliche Besprechungen.
  
  

Ergebnisse

• 131 öffentliche Stellungnahmen zum Entwurf des Plans eingereicht
  
  
• 23 aktive Teilnehmer, darunter Mitarbeiter und Interessengruppen aus beiden Gerichtsbarkeiten
  
  
• Hunderte weitere Besucher, die den Entwurf angesehen haben, ohne einen Kommentar abzugeben
  
  
• Der Plan wurde von der Stadt Orlando einstimmig genehmigt und vom Orange County offiziell verabschiedet.
  
  

Der Einsatz von Konveio half dem Team, die Lücke zwischen dem intensiven persönlichen Austausch, der über neun Monate hinweg stattgefunden hatte, und einer abschließenden Überprüfungsphase zu schließen, die schnell, inklusiv und gut dokumentiert sein musste. Die Plattform ermöglichte es ihnen, mehr Teilnehmer zu erreichen und dabei das Budget und die Frist einzuhalten.

Auswirkung

✅ Behördenübergreifende Zusammenarbeit
Konveio ermöglichte es dem Team, allen Behörden, Abteilungen und der Öffentlichkeit denselben Entwurf zur Verfügung zu stellen – und damit die Transparenz und gemeinsame Verantwortung zu stärken.

✅ Effizienter, skalierbarer Überprüfungsprozess
Anstatt Dutzende neuer Besprechungen zu koordinieren, konnten die Mitarbeiter Zeit sparen, indem sie Konveio nutzten, um das Feedback der Community an einem zentralen Ort zu sammeln und zu analysieren.

✅ Verbesserte Feedback-Qualität
Die Möglichkeit, Kommentare zu den entsprechenden Besprechungen zurückzuverfolgen, lieferte einen tieferen Kontext. In einem Fall nutzte das Team diese Funktion, um ein während eines früheren Workshops vorgebrachtes Anliegen zu identifizieren und dessen Relevanz für den Entwurf zu überprüfen.

✅ Kosteneinsparungen
Da die Kosten für die Einbindung der Öffentlichkeit bereits das Budget überschritten hatten, bot Konveio eine zeitnahe und kostengünstige Möglichkeit, die öffentliche Begutachtung abzuschließen, ohne Abstriche bei der Beteiligung machen zu müssen.

Lektionen & Ausblick

Während Konveio ursprünglich nur in der Endphase der Entwurfsüberprüfung eingesetzt wurde, erkannte das Projektteam sein Potenzial für frühere Phasen der Zusammenarbeit – insbesondere zur Nachbildung oder Ergänzung von Präsenzworkshops. Es plant, weitere Tools von Konveio, wie die KI-gestützte Transkription und die digitale Erfassung von Haftnotizen, in zukünftige Projekte zu integrieren, um einen früheren Online-Zugriff zu gewährleisten und den manuellen Aufwand zu reduzieren.