Die Stadt Launceston in Tasmanien nutzt Konveio zur Fertigstellung ihres 10-Jahres-Strategieplans

Nachdem die Stadt Launceston über mehrere Jahre hinweg durch verschiedene Beteiligungsmaßnahmen Input für ihren 10-Jahres-Strategieplan gesammelt hatte, nutzte sie die Konveio-Plattform, um das Feedback zu zentralisieren, Annahmen zu validieren und den Überprüfungsprozess zu vereinfachen. Dieser Ansatz stellte sicher, dass der Plan aktuell war, die Beiträge der Gemeinde widerspiegelte und für die Verabschiedung durch den Stadtrat bereit war.

Problem

AlsLaunceston sich dem Höhepunkt seines strategischen Planungsprozesses näherte, stand das Team vor einer bekannten Herausforderung: Wie kann man einen umfassenden, themenübergreifenden Planentwurf anhand von Rückmeldungen eines ebenso breiten Publikums, darunter Gemeindemitglieder, interne Mitarbeiter, Interessengruppen und Industriepartner, validieren und verfeinern? Die bisherigen Datenerhebungen hatten sich über Jahre hingezogen und mussten nun im aktuellen Kontext getestet werden. Mit den traditionellen Methoden der Bürgerbeteiligung war es nicht möglich, differenzierte, abschnittsspezifische Rückmeldungen zu sammeln.

Lösung‍

Launceston wandte sich an Konveio, um den Entwurf des Strategieplans zu veröffentlichen und gezieltes Feedback einzuholen. Mithilfe der Plattform konnten die Interessengruppen leicht durch das umfangreiche Dokument navigieren und Kommentare zum gesamten Dokument oder zu bestimmten Abschnitten abgeben, die für sie relevant waren. Dies war angesichts des vielfältigen Umfangs des Plans besonders vorteilhaft. Die Nutzer konnten sich auf Themen konzentrieren, die für sie persönlich oder beruflich von Interesse waren, und detailliertes Feedback geben, sogar Korrekturvorschläge zur Verbesserung der Verständlichkeit und Terminologie.

Der Strategieplan wurde gleichzeitig mit dem Jahresplan von Launceston vorgestellt, sodass die Teilnehmer die kurz- und langfristigen Initiativen nebeneinander verstehen und kommentieren konnten, was die Beteiligung vereinfachte und die Planungsdokumente in der Öffentlichkeit aufeinander abstimmte.

Die Stadt nutzte Konveio, um Dokumente und Beteiligungsmöglichkeiten zu teilen. Mit den verlinkbaren URLs von Konveio konnten die Mitarbeiter Social-Media-Nutzer direkt zu bestimmten Inhalten weiterleiten. Ihre Facebook-Seite, die von Zehntausenden verfolgt wird, schuf einen einfachen, mit einem Klick erreichbaren Pfad zum gehosteten Dokument und generierte messbaren Traffic zum Entwurf.

Besuchen Sie die Website unter https://launceston.konveio.org/draft-strategic-plan-2025-2035

Auswirkung

• Von der Gemeinschaft beeinflusste Billigung: Die über Konveio gesammelten Kommentare hatten direkten Einfluss auf die endgültigen Änderungen des Strategieplans, der anschließend vom Rat gebilligt und verabschiedet wurde.
• Tiefgreifenderes, intelligenteres Feedback: Die Teilnehmer waren besser informiert, als sie ihr Feedback abgaben, da sie Teile des Entwurfs im Kontext geprüft hatten. Die Mitarbeiter stellten fest, dass die Kommentare im Vergleich zu anderen Formaten wie sozialen Medien oder eigenständigen Umfragen von höherer Qualität waren.
•  Effiziente Erreichbarkeit von Stakeholdern: Interne Mitarbeiter, Community-Mitglieder und externe Stakeholder nutzten Konveio, um detaillierte Beiträge mit minimalem Aufwand auszutauschen, was sowohl den Befragten als auch den Planern Zeit sparte.‍
• Vertrauen von Mitarbeitern und gewählten Amtsträgern: Die Mitarbeiter lobten die Benutzerfreundlichkeit und Nützlichkeit von Konveio, da es gewählten Amtsträgern genau zeigt, wann und wo öffentliche Rückmeldungen eingegangen sind. Auch gewählte Amtsträger schätzten die Transparenz und Struktur der Beiträge aus der Community.‍
• Ressourceneffizient: Konveio wurde zum Standard-Engagement-Tool der Stadt für Feedback nach der Ausarbeitung von Entwürfen und bietet eine großartige Alternative zu ressourcenintensiven Präsenzveranstaltungen.‍
• Möglichkeiten für zukünftige Verbesserungen: Launceston hat erkannt, dass neue Strategien zur Einbindung insbesondere junger Menschen entwickelt werden müssen, da Australien plant, den Zugang zu sozialen Medien für Nutzer unter 16 Jahren zu beschränken. Das Team prüft derzeit jugendspezifische Zusammenfassungen und Umfragen auf Startbildschirmen, um die demografische Inklusivität und die Datenberichterstattung zu verbessern.

Warum Konveio glänzt‍

„Wenn Leute Kommentare zu Konveio abgeben, haben sie den Inhalt bereits gelesen, sodass das Feedback intelligenter und relevanter ist. Es ist unser bevorzugtes Tool, wenn wir bereits einen Entwurf haben und wissen möchten, was die Leute wirklich denken.“

— Strategisches Engagement-Team der Stadt Launceston