Die Stadt San José nutzt Konveio, um eine integrative Beteiligung an der Aktualisierung des Climate Smart 2025-Plans zu fördern.

Überblick

Im Rahmen ihres Engagements für Nachhaltigkeit und integrative Regierungsführung hat die Stadt San José eine Aktualisierung ihres Climate Smart Plan veröffentlicht, einer umfassenden Strategie zur Erreichung ehrgeiziger Klimaschutzziele. Für die Aktualisierung 2025 wandte sich die Stadt an Konveio, um den öffentlichen Konsultationsprozess zu moderieren und den Einwohnern eine besser zugängliche, effizientere und transparentere Beteiligung zu ermöglichen.

Herausforderung

Die Einbindung der Öffentlichkeit war in San José schon immer eine Herausforderung, insbesondere wenn es darum ging, einen breiten Querschnitt der Einwohner zu erreichen, darunter auch diejenigen, die eher selten an persönlichen Treffen teilnehmen oder Feedback über herkömmliche Methoden geben. Da nur begrenzt Zeit für die Übersetzung vollständiger Dokumente oder die manuelle Erfassung und Beantwortung einzelner E-Mail-Kommentare zur Verfügung stand, benötigte die Stadt eine optimierte, digital ausgerichtete Lösung. Das Ziel bestand darin, eine stärkere Beteiligung der Öffentlichkeit zu fördern und gleichzeitig die Analyse und Beantwortung von Feedback zu vereinfachen.

Lösung

San José integrierte Konveio in seine Outreach-Strategie für die Aktualisierung des Climate Smart Plan. In zwei Webinaren für Interessengruppen wurde der überarbeitete Plan vorgestellt und die Teilnehmer durch den Kommentierungsprozess auf Konveio geführt. Die Plattform ermöglichte es der Öffentlichkeit, den Entwurf vollständig zu prüfen und kontextbezogene Kommentare direkt zu bestimmten Abschnitten zu hinterlassen.

Um den Zugang zu erweitern, bot die Stadt den Nutzern die Möglichkeit, Google Translate auf der Webseite zu verwenden, und teilte den Konveio-Link über mehrere Kanäle: eine klimabezogene E-Mail-Liste, Mitteilungen des Stadtrats, eine technische Arbeitsgruppe und ihr breiteres Netzwerk von Interessengruppen.

Das Kommentarsystem innerhalb des Dokuments ermöglichte es den Einwohnern, sich auf natürlichere Weise zu beteiligen, indem sie während des Lesens Kommentare abgeben konnten, ohne E-Mails verfassen oder separate Formulare ausfüllen zu müssen. Die Mitarbeiter von San José konnten direkt auf der Plattform antworten, und die Kommentare waren für die Öffentlichkeit sichtbar, was die Transparenz erhöhte.

Auswirkung

• Größere Reichweite, höheres Volumen: Der vereinfachte Kommentierungsprozess führte zu deutlich mehr Rückmeldungen aus der Öffentlichkeit als bei früheren Planungsvorhaben.
  
  
• Inklusiver und gleichberechtigter Zugang: Dank integrierter Übersetzungsfunktion und Kommentarfunktion in Echtzeit konnten Zielgruppen erreicht werden, die zuvor in gesellschaftlichen Diskussionen unterrepräsentiert waren.
  
  
• Zeitsparendes Engagement: Die Mitarbeiter exportierten Kommentardaten in Antwortentwürfe und fügten diese dann wieder in die Plattform ein. Dies ist eine intuitive und effiziente Methode, um den Feedback-Kreislauf zu schließen und sicherzustellen, dass die Teilnehmer das Gefühl hatten, dass ihre Stimmen gehört wurden.
  
  
• Fundierte Überarbeitungen: Die Kommentatoren trugen zur Gestaltung des endgültigen Climate Smart Plan bei, indem sie ihr Feedback in den aktualisierten Entwurf einfließen ließen, der dem Stadtrat vorgelegt wurde.
  
  
• Öffentliche Rechenschaftspflicht: Da alle Kommentare sichtbar waren, hatten die Mitarbeiter das Gefühl, über ein zuverlässiges Instrument und eine organisierte Methode zu verfügen, um detaillierte, durchdachte Antworten zu geben.
  
  

Reflexionen & Feedback

Die Mitarbeiter schätzten die Möglichkeit, einen Bericht mit Kommentaren nach Seiten herunterzuladen, wodurch die Nachverfolgung und Beantwortung vereinfacht wurde. Außerdem nutzten sie die KI-gestützte Analyse von Konveio, um den Tonfall und die Themen der Kommentare zu bewerten, wodurch sowohl positive Stimmungen als auch Bereiche, die Anlass zur Sorge gaben, zutage traten. Die Teammitglieder äußerten, dass Konveio die Qualität und Transparenz der Interaktion verbessert habe. Einer bemerkte:„Es war mehr Arbeit, weil wir mehr Kommentare erhielten, aber das ist genau die Art von Arbeit, die wir machen wollen.“

Nächste Schritte

Mit dem aktualisierten Climate Smart Plan, der der Planungskommission und dem Stadtrat zur Genehmigung vorgelegt wurde, wendet San José die gewonnenen Erkenntnisse bereits auf andere Planungsprojekte an. Der Climate Adaptation and Resilience Plan der Stadt nutzt ebenfalls Konveio für öffentliche Beiträge, was zeigt, dass die Plattform zunehmend in allen Abteilungen zum Einsatz kommt.