Die Stadt Madison macht ihren Gesamtplan zu einem lebendigen Dokument

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Imagine Madison war eine einzigartige öffentliche Informationskampagne, bei der Rückmeldungen aus der ganzen Stadt gesammelt wurden, um Pläne für das Madison von morgen – und darüber hinaus – zu schmieden. 

Das Feedback für die Entwurfsphasen des Imagine Madison-Prozesses, das mit Konveio gesammelt wurde, wurde zur Aktualisierung des Gesamtplans der Stadt Madison verwendet. 

Nach der Verabschiedung des Plans im Jahr 2018 startete die Stadt eine interaktive Version des Gesamtplans, die von Konveio unterstützt wird und nach wie vor aktiv für Fortschrittsberichte zu ihrem Gesamtplan genutzt wird.

Um ein nahtloses Erlebnis zu bieten, nutzt Madison Konveio, um seinen interaktiven Plan direkt in die offizielle Website der Stadt einzubetten.

Problem

Zunächst musste das Projektteam der Stadt Madison seinen Entwurf für den Gesamtplan vorstellen und Feedback dazu einholen. Aufgrund früherer Erfahrungen wollte man dies auf eine Weise tun, die sowohl für das Projektteam als auch für die Teilnehmer die Einreichung und Verwaltung von Kommentaren vereinfachte. 

Zweitens bestand die langfristige Vision des umfassenden Planungsprojekts darin, ein lebendiges Dokument zu schaffen, das nach seiner Verabschiedung nicht im Regal verstaubt, sondern Spaß beim Durchblättern macht und aktualisiert werden kann, um über die Fortschritte während des gesamten Umsetzungsprozesses zu berichten. 

Lösung

Die Planungsabteilung von Madison nutzte Konveio in jeder wichtigen Phase des Lebenszyklus ihres umfassenden Plans, vom Entwurf bis zur Umsetzung. 

Vor der Verabschiedung des Plans im Jahr 2018 nutzte das Team Konveio, um die öffentliche Begutachtung seiner umfassenden Planentwürfe zu erleichtern und so aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen, die für die Bürger intuitiv zu teilen und für die Mitarbeiter leicht zu verwalten, zu verfolgen und in den endgültigen Entwurf zu integrieren waren. 

Die Ermöglichung einer öffentlichen Überprüfung ihres Entwurfs für einen umfassenden Plan auf Konveio führte zu folgenden Ergebnissen: 

• Mehr Beteiligung und hochwertiges Feedback gesammelt
• Verbessertes Lernen
• Mehr Vertrauen durch Transparenz
• Mehr Einwohner werden mit den Ideen anderer konfrontiert, ähnlich wie bei öffentlichen Workshops.
• Verringerung der Anzahl redundanter Fragen und Beobachtungen
• Eine engere und schnellere Rückkopplungsschleife mit der Community und Planüberarbeitungen durch Reduzierung des Zeitaufwands der Mitarbeiter für Analysen und Berichterstattung und mehr Zeit für die Umsetzung von Änderungen.

Nach der Verabschiedung durch den Stadtrat wurde Madisons endgültiger Plan im interaktiven Format von Konveio veröffentlicht, wo die Einwohner jederzeit die jährlichen Fortschrittsberichte zu den Zielen und Vorgaben des verabschiedeten Plans einsehen können.  

Madison hat die Elemente seines umfassenden Plans mithilfe einer Landingpage zusammengestellt, damit Besucher schnell auf bestimmte Elemente des Plans zugreifen können, anstatt eine lange PDF-Datei öffnen zu müssen und dadurch überfordert zu werden.

Durch die Implementierung der Dokumentenzusammenfassungsfunktion von Konveio konnte Madison den Beteiligten das Wechseln zwischen allgemeinen Einführungen und detaillierten Informationen entsprechend ihren Interessen erleichtern. 

Die Veröffentlichung ihres endgültigen Plans als Living Document auf Konveio führte zu… 

• Ein umfassender Plan, der dank Funktionen wie dem automatisierten Glossar von Konveio, dem Lesen während des Ladens des Dokuments, nahtlosen Kartenintegrationen, Videoerklärungen oder Textkommentaren und anderen interaktiven Funktionen zugänglicher und leichter verständlich ist. 
• Mehr Einwohner lesen den endgültigen Plan und setzen sich damit auseinander, um ihre eigenen Fragen zu beantworten.
• Einwohner haben eine einzige Informationsquelle, die sie mit einem Lesezeichen versehen und im Laufe der Zeit immer wieder aufrufen können. 
• Mitarbeiter, die über bestimmte Aktionspunkte in den Planungsunterlagen informieren, einschließlich Fotos, Zeitplänen und mehr.
• Verfolgung der Umsetzung an einem Ort.

Auswirkung

Die einzigartigen Funktionen von Konveio halfen dem Projektteam der Stadt Madison, bei der Analyse des erhaltenen Feedbacks Zeit zu sparen. 

Das interaktive Planformat ermöglicht es ihnen, jährliche Aktualisierungen zu den im Plan dargelegten Kennzahlen und Indikatoren zu veröffentlichen und so ein lebendiges Dokument zu schaffen.  

In den vier Jahren seit seiner Einführung hat Konveio dazu beigetragen, den Mitarbeitern Zeit zu sparen und den Einwohnern ein verbessertes Erlebnis zu bieten, sodass sie darauf vertrauen können, dass sie bei jedem Besuch der Website der Stadt aktuelle Informationen erhalten.

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