5 Strategien zur Organisation Ihrer Dokumente für optimale Interaktion

Die Erfahrung zeigt uns: Je länger ein Dokument ist, desto wichtiger ist es, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, selbst zum Autor ihrer eigenen Erfahrung zu werden.

Wenn Menschen ihren Lieblingsroman lesen, schenken sie sich vielleicht ein Glas Wein ein, machen es sich im Bett bequem und verbringen Stunden damit, ohne sich mit anderen Aktivitäten zu beschäftigen – und sobald sie die ersten 20 Seiten hinter sich haben, brechen sie selten vorzeitig ab.

Es wäre jedoch unklug anzunehmen, dass sich jeder darauf vorbereitet hat, 1–2 Stunden damit zu verbringen, sich online mit einem Planungsdokument auseinanderzusetzen. Die zeitlichen Erwartungen variieren wahrscheinlich zwischen einem kurzen 5-minütigen Zusammenfassungsvideo, einer 10-minütigen Umfrage und möglicherweise 20 Minuten Lesezeit für Abschnitte eines Plans, zu denen man sich äußern möchte – aber selten länger.

Wie können Sie online dieselbe Menge an Informationen vermitteln und in kurzer Zeit fundiertes Feedback sammeln? Wie können Sie im Voraus Erwartungen hinsichtlich des Zeitaufwands festlegen und clevere Methoden entwickeln, um das Interesse der Besucher an Ihren Dokumenten zu erhalten?

Das Engagement mit Dokumenten steht im Mittelpunkt von Konveio. Hier haben wir einige Erkenntnisse aus anderen Bereichen zusammengestellt, die sich darauf anwenden lassen, wie Inhalte am besten strukturiert werden können, um das Online-Engagement zu fördern.

1: STRUKTURIEREN SIE INHALTE NACH INTERESSEN

Einige von Ihnen erinnern sich vielleicht noch an die Buchreihe„Choose Your Own Adventure”aus Ihrer Kindheit. Jede Geschichte wurde aus der Perspektive der zweiten Person geschrieben, wobei der Leser die Rolle des Protagonisten übernahm und Entscheidungen traf, die die Handlungen der Hauptfigur und den Ausgang der Handlung bestimmten.

Sie können sich an dieser Form des Storytelling orientieren, indem Sie Themen so aufschlüsseln, dass Besucher sich zunächst mit ihren spezifischen Interessengebieten befassen und dann von dort aus ihre Reise fortsetzen können. Auf diese Weise werden die Teilnehmer zu Autoren ihrer eigenen Erfahrungen.

So nutzte die Stadt San Francisco eine Konveio-Website, um Interessengruppen im Rahmen ihrer Aktualisierung des Wohnungsbauprogramms „Housing Element 2022” einzubinden. Sie gruppierten wichtige Ideen in fünf Kategorien, damit Besucher schnell Feedback zu den Themen geben können, die sie interessieren. Sobald ein Besucher auf ein Thema klickt, kann er es genauer erkunden oder zum nächsten Thema übergehen. Die Startseite öffnet sich mit einem kurzen einminütigen Video, das die Aufmerksamkeit der Zuschauer auf sich zieht und erklärt, warum ihre Teilnahme für die Aktualisierung des Wohnungsbauprogramms wichtig ist.

Besucher müssen nicht die gesamte Präsentation durchstehen oder lange Informationen lesen, die für sie nicht relevant sind. Sie können sich direkt zu dem Teil der Geschichte begeben, der ihr Interesse weckt.

2: INHALTE NACH TIEFE KURATIEREN

Bei unserer Arbeit haben wir festgestellt, dass die 80/20-Regel in etwa auch für die Auseinandersetzung mit Dokumenten gilt – wir können davon ausgehen, dass 20 % Ihrer Zielgruppe daran interessiert sind, sich intensiv mit den Details zu beschäftigen, während die restlichen 80 % es vorziehen, zunächst die Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse oder politischen Ideen zu lesen und dann weiterzumachen. Um beiden Zielgruppen gerecht zu werden, empfehlen wir, zunächst eine Zusammenfassung Ihrer Themen zu präsentieren, bevor Sie sie mit langen Details überhäufen, ohne ihnen die Möglichkeit zu geben, sich effizient zurechtzufinden.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und stellen Sie sich vor, Sie wären Kurator eines Museums oder Ausstellungsgestalter und die verschiedenen Aspekte Ihres Projekts wären die „Kunstwerke“. Wie würden Sie das Erlebnis gestalten, um die Informationen interessant und ansprechend zu präsentieren? Denken Sie über Ihre bisherigen Erfahrungen als Besucher nach. Wir vermuten, dass Sie bei Ihrem letzten Besuch in einem großen Museum zum ersten Mal einige Exponate, die Ihre Aufmerksamkeit erregt haben, eingehend kennengelernt haben, während Sie viele andere nur am Rande betrachtet haben.

Bieten Sie den Besuchern Ihrer Website Optionen wie einem Museumsbesucher. Machen Sie jedes Thema auf einen Blick sichtbar, indem Sie kurze Beschreibungen präsentieren und ihnen die Möglichkeit geben, tiefer in die zusätzlichen Materialien einzutauchen, die sie interessieren.

Beispiel: Die Stadt Madison im US-Bundesstaat Wisconsin hat Konveio in jeder wichtigen Phase des Lebenszyklus ihres umfassenden Plans eingesetzt. Jetzt, in der Phase der Umsetzungsüberwachung, haben sie die Zusammenfassungsfunktion von Konveio hinzugefügt, um ihre Zusammenfassung mit dem detaillierten Plan zu verbinden, sodass Besucher je nach Interesse schnell zwischen allgemeinen Einführungen und detaillierten Informationen wechseln können.

3: SCHREIBEN SIE IN EINFACHER SPRACHE

Ein grundlegender Aspekt des Schreibens in einfacher Sprache ist die Verwendung leicht verständlicher Wörter. Das ist zwar einfach, aber nicht immer leicht. Vor allem beim Verfassen komplexer oder rechtlich bindender Dokumente, die sich an ein breites Publikum richten müssen.

Hier sind drei Auszüge aus der offiziellen Website zum Bundesgesetz über einfache Sprache von 2010, die ein Dilemma aufzeigen, mit dem alle Planer beim Verfassen komplexer Dokumente konfrontiert sind:

• Nr. 1: „Wenn Sie eine Idee nur mit Fachsprache ausdrücken können, sollten Sie Ihre Begriffe unbedingt definieren.“ (FPLG – Fachjargon minimieren)
• #2: „Definieren Sie ein Wort niemals anders als in seiner allgemein akzeptierten Bedeutung.“ (FPLG – Minimieren Sie Definitionen)
• #3: „...Leser vergessen wahrscheinlich, dass Sie einem gängigen Wort eine neue Bedeutung zugewiesen haben, und wenn sie später in Ihrem Dokument auf dieses Wort stoßen, weisen sie ihm die gängige Bedeutung zu und nicht Ihre spezielle Bedeutung.“ (FPLG – Definitionen minimieren)

Denken Sie einmal kurz über eine Bauordnung nach. Wenn auf jeder Seite oder in jedem Abschnitt alle einzigartigen Begriffe oder Abkürzungen definiert werden müssten, könnte dies unbeabsichtigte Folgen haben und ein 600-seitiges Dokument in ein 800-seitiges Dokument verwandeln. Wir wissen auch, dass nur sehr wenige Menschen Ihren sorgfältig ausgearbeiteten Anhang über die Google-Suchmaschine heranziehen werden, um Abkürzungen und Fachjargon zu verstehen.

Wie definiert man also Begriffe auf realistische und benutzerfreundliche Weise, ohne den Text zu verlängern und unübersichtlich zu machen? Wir können einige Ideen aufzählen und würden uns über Ihre Vorschläge freuen, aber wir kennen nur eine Lösung, die wirklich perfekt funktioniert.

Mit Konveio können Sie eigene Definitionen für Wörter, Akronyme und Ausdrücke hinzufügen, die nur angezeigt werden, wenn ein Besucher mit der Maus über das Wort fährt oder darauf klickt. Leser erkennen, dass für ein Wort eine Definition verfügbar ist, da es mit Strichen unterstrichen ist. Das Hinzufügen eines benutzerdefinierten Glossars ist ganz einfach: Erstellen Sie eine zweispaltige CSV-Datei mit Fachbegriffen in der einen Spalte und deren Definitionen in der anderen Spalte und laden Sie diese in Konveio hoch.

4: MACHEN SIE ES NAHTLOS

Möglicherweise haben Sie ein Jahr (oder mehr) damit verbracht, Ihr Projekt für die Überprüfung durch die Stakeholder vorzubereiten. Sie kennen die Materialien und Hintergrundinformationen wie Ihre Westentasche. Leider passen viele der von Ihnen erstellten Ressourcen nicht in das PDF-Format – denken Sie beispielsweise an statische, pixelige Karten oder einen 3D-Flythrough, der in Ihrem Abschlussbericht als einfacher Screenshot endet.

Ausgewogenheit zwischen Zugänglichkeit und TL;DR

Bei großen Projekten gibt es möglicherweise bereits aufgezeichnete Besprechungen oder Präsentationen, 3D-Animationen von Architekten, ArcGIS-Karten und vieles mehr. Je mehr desto besser, aber wenn Sie alles auf einmal öffnen, entsteht ein unübersichtliches Durcheinander von Browser-Tabs, in dem sich Ihr Publikum verlieren wird.  Außerdem kann es für die Beteiligten zu mühsam sein, überhaupt mit der Erkundung des Materials zu beginnen, wenn *alles* als lange Liste von Links präsentiert wird. Es könnte sogar als Zeichen dafür verstanden werden, dass sie gar nicht zur Teilnahme vorgesehen sind.

Holen Sie sich frühzeitig eine Zusage.

Eine Möglichkeit, die Beteiligung zu fördern, besteht darin, jemanden dazu zu bewegen, sich so schnell wie möglich zu engagieren, egal wie harmlos oder unbedeutend dies auch sein mag. Um dies zu erreichen, sollten Sie die ersten Erfahrungen eines Besuchers vereinfachen und ihm einen einfachen Weg zur Beteiligung bieten.

Die offensichtlichste Verbesserung hinsichtlich der Einfachheit besteht darin, alles, was sie benötigen, gut sichtbar anzuzeigen, sodass sie keine Materialien herunterladen und separate Registerkarten öffnen müssen, um loslegen zu können.

Weniger ist mehr. Der Trick besteht darin, zusätzliche Ressourcen (Videos/Karten) so zu kuratieren, dass sie zum Ablauf Ihres offiziellen Dokuments oder Ihrer Online-Ressource passen, indem Sie externe Ressourcen erst dann anzeigen, wenn das jeweilige Thema im Mittelpunkt steht. So werden Ihre Ressourcen neben dem Thema kuratiert, für das sie am relevantesten sind, und als hilfreich statt als abschreckend empfunden.

• Erreichen Sie dies, indem Sie ArcGIS-Karten an jeder relevanten Stelle einbetten und diese über Ihrem Dokument öffnen – anstatt Ihre Leser an eine andere Stelle weiterzuleiten.
• Und so weiter und so fort mit YouTube-Videos oder anderen Materialien.

5: INHALTE NACH ZEIT KURATIEREN

Wie bereits erwähnt, haben die Besucher Ihrer Website wahrscheinlich nur begrenzt Zeit, sich mit Ihren Inhalten zu beschäftigen. Anstatt sie raten zu lassen, wie lange eine bestimmte Aktivität dauern wird, sollten Sie diese Information besser gleich zu Beginn bereitstellen. Auf diese Weise können Online-Teilnehmer anhand ihrer verfügbaren Zeit und nicht anhand des Themas entscheiden, womit sie sich beschäftigen möchten.

Beispielsweise fällt Ihnen vielleicht auf, dass viele Online-Artikel mittlerweile ganz oben eine geschätzte Lesezeit enthalten. Dies hilft dem Leser bei der Entscheidung, ob er den Artikel sofort lesen, überfliegen oder für später speichern möchte.

Ein weiteres Beispiel sind Besucherführer für Nationalparks, die eine Liste mit empfohlenen Aktivitäten basierend auf der verfügbaren Zeit der Besucher enthalten. Wir können diese Art von Informationen zu allen Materialien auf unserer Website hinzufügen, damit Besucher leicht auswählen können, was sie jetzt unternehmen möchten, oder sich Zeit nehmen können, um sich später damit zu beschäftigen.

Peachtree City, Georgia, war eine von zehn Gemeinden, die 2019 von der Atlanta Regional Commission (ARC) einen Zuschuss im Rahmen der Livable Centers Initiative (LCI) erhielten. Peachtree City startete einen einjährigen Prozess, der im Rahmen des LCI-Planungsprojekts umfangreiche Öffentlichkeitsarbeit umfasste. Die Stadt nutzte eine Konveio-Website, um die Öffentlichkeit um Feedback zu verschiedenen Entwicklungsszenarien zu bitten. Die Website enthält eine Liste mit fünf Aktivitäten und der geschätzten Zeit, die für deren Durchführung benötigt wird. Außerdem gibt es ein kurzes Video, in dem die Nutzung der Website erklärt wird.

FAZIT

Ohne zeitliche oder räumliche Einschränkungen bietet uns die Online-Interaktion die Möglichkeit, die Erfahrung einer traditionellen Entwurfsprüfung im Rathaus oder eines persönlichen Treffens neu zu gestalten, anstatt nur zu versuchen, sie nachzubilden. Konveio macht es einfach und sogar unterhaltsam, sich mit Ihren Inhalten auseinanderzusetzen, sodass Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sich mehr Menschen die Zeit nehmen, diese durchzugehen.

„Insgesamt denke ich, dass die Einwohner mit Konveio eher auf mehr Standpunkte stoßen und diese berücksichtigen werden als bei der Teilnahme an einem öffentlichen Workshop, da sie dies in ihrer Freizeit tun können und mehr Möglichkeiten und Berührungspunkte haben.

Konveio hat dazu beigetragen, den Plan ein wenig lebendiger zu gestalten, und ich glaube nicht, dass die Leute ihn so aufmerksam gelesen hätten, wenn sie nicht die Möglichkeit gehabt hätten, überall im Dokument Kommentare abzugeben.“

‍—Maritza Mercado Pechin, Projektmanagerin für Richmond 300 (Fallstudie lesen)

Wir haben erst an der Oberfläche von Document Engagement gekratzt! Zusammenarbeit und Feedback sind ebenso integraler Bestandteil der Konveio-Plattform wie Informationsaustausch und Interaktivität. Erfahren Sie mehr über Zusammenarbeit und Feedback.

Kontaktieren Sie uns noch heute und lassen Sie uns Ihnen dabei helfen, Ihr Dokument für Ihr Publikum ansprechend zu gestalten.

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