Die Herausforderungen des Schreibens in einfacher Sprache meistern

Die Document Engagement Platform von Konveio verwandelt statische PDF-Dokumente in digitale Erlebnisse, die denen einer benutzerdefinierten HTML-Website in nichts nachstehen. Die in einem PDF oder auf einer Website verwendete Sprache muss jedoch mehreren Best Practices entsprechen, darunter nicht zuletzt die Verwendung einer einfachen Sprache.

EINFACH, ABER NICHT LEICHT

Nachdem wir uns die offizielle Website zum Plain Language Act von 2010 angesehen haben, möchten wir hervorheben, wie unsere neueste interaktive Glossarfunktion ein Problem löst, mit dem alle Planungsfachleute unweigerlich konfrontiert sind, wenn sie komplexe Dokumente verfassen und versuchen, bewährte Verfahren zu befolgen, um das Dokument verständlich zu gestalten.

Im Folgenden finden Sie drei Zitate aus der offiziellen Website zum Gesetz über einfache Sprache, die die Diskrepanz zwischen bewährten Verfahren und der Realität, mit der Planer konfrontiert sind, verdeutlichen. Nachdem wir uns verständigt haben, werden wir Ihnen unsere Lösung vorstellen.

BEST PRACTICE Nr. 1:

• „Wenn Sie eine Idee nur mit Fachsprache ausdrücken können, sollten Sie Ihre Begriffe unbedingt definieren.“
• Quelle (FPLG – Fachjargon minimieren)

BEST PRACTICE Nr. 2:

• „Definieren Sie ein Wort niemals anders als in seiner allgemein anerkannten Bedeutung.“
• Quelle: FPLG – Definitionen minimieren

BEST PRACTICE Nr. 3:

• „...Leser vergessen wahrscheinlich, dass Sie einem gängigen Wort eine neue Bedeutung zugewiesen haben, und wenn sie später in Ihrem Dokument auf dieses Wort stoßen, weisen sie ihm die gängige Bedeutung zu und nicht Ihre spezielle Bedeutung.“ – Morris Cohen (aus „Reason and Law“)
• Quelle: FPLG – Definitionen minimieren

Wir bei Konveio wissen, dass dies leichter gesagt als getan ist. Es ist unrealistisch zu erwarten, dass ein technisches/juristisches Dokument allein durch die Wahl der Worte vollständig auf Fachjargon und Abkürzungen verzichten kann. Daher sind einige Definitionen erforderlich.

Selbst wenn die Definitionen auf ein Minimum beschränkt sind, werden die meisten Leser eines Bebauungsplans direkt zu einem bestimmten Abschnitt springen, der möglicherweise Dutzende von Seiten weiter in einem Dokument steht. Um Definitionen für mehr Klarheit überall im Dokument verfügbar zu haben, müssten wahrscheinlich auf jeder Seite oder in jedem Abschnitt Definitionen für spezielle Begriffe angegeben werden, was völlig unrealistisch ist.

Anhänge sind zwar willkommen und erwünscht, doch die meisten Leser neigen zunächst dazu, unbekannte Begriffe bei Google nachzuschlagen, wodurch sie möglicherweise nicht die vom Autor beabsichtigte Definition oder Bedeutung erhalten.

Wie können wir also für mehr Klarheit sorgen und gegenseitiges Verständnis gewährleisten, ohne aus einem 600-seitigen Dokument ein 800-seitiges Dokument zu machen?

Lösung

Mit Konveio können Sie eine benutzerdefinierte Tabelle mit Definitionen hochladen, die für Ihr Dokument relevant sind, und die erforderlichen Vorkenntnisse bereitstellen, die ein durchschnittlicher Stakeholder benötigt, um jede Seite zu interpretieren, ohne das Dokument unübersichtlich oder langwierig zu machen. Diese Tabelle kann jederzeit ergänzt oder angepasst und für mehrere Dokumente wiederverwendet werden.

Zusammenfassend sind wir der Meinung, dass Autoren die Empfehlungen der Richtlinien für klare Sprache befolgen sollten. Und wenn dies nicht möglich ist, sollten sie einfühlsam sein und Technologien einsetzen, um das Problem zu lösen.

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