Wie man die Einbindung von Interessengruppen vor öffentlichen Kommentaren und Entwurfsüberprüfungen erleichtert

Seit Konveio vor vier Jahren seine Pforten geöffnet hat, haben wir mehrere hundert Pläne und Projekte in verschiedenen Phasen ihres Lebenszyklus unterstützt. Anfang dieses Jahres wurden wir schließlich vom GovTech Magazine als eines der 100 führenden GovTech-Unternehmen ausgezeichnet. 

Vor der Durchführung von Hybrid-Workshops oder Entwurfsüberprüfungen ist eine weniger bekannte Verwendung von Konveio die private Einbindung interner und externer Stakeholder. 

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Konveio eignet sich für eine Vielzahl gängiger Stakeholder-Szenarien, darunter: 

• Privatentwürfe werden vor der Veröffentlichung geprüft.
• Berater überprüfen die Arbeit mit Kunden. 
• Mitglieder des Stadtrats prüfen einen Plan auf Konveio vor der Verabschiedung. 
• Weitergabe von Besprechungsnotizen an ein breiteres Publikum, damit diese direkt im Kontext des Plans überprüft werden können. 

Weitere Vorteile der Verwendung von Konveio:‍

• Macht Live-Meetings effizienter. So nutzte beispielsweise die Ernährungs- und Landwirtschaftsorganisation der Vereinten Nationen Konveio, um einige Tagesordnungspunkte vorab zu klären und die schwierigeren Themen für das Live-Meeting aufzuheben. Durch die Überprüfung der bereits in Konveio hinterlegten Rückmeldungen lassen sich produktive Meetings ganz einfach moderieren.
• Vereinfacht die Versionsverwaltung. Macht das Teilen neuer Dokumentlinks oder Anhänge per E-Mail überflüssig. Benutzer können entweder ein neues Dokument hinzufügen und das alte als Archiv kennzeichnen oder es vollständig ersetzen. 
• Eliminiert den Zeitaufwand für die Zusammenführung von Feedback aus E-Mail-Threads oder separat kommentierten PDF-Dateien in einer Tabelle.
• Ermöglicht es, bestimmte Kommentare anderen Teammitgliedern zur Überprüfung, Einarbeitung oder Beantwortung zuzuweisen und diese anschließend als „gelöst“ zu markieren.
• Möglichkeit, Thread-Konversationen zu führen, mit mehreren kürzeren Kommentaren, die im Kontext der Materialien verfasst werden. Dies fügt eine soziale Komponente hinzu und macht Feedback zugänglicher. 
• Führt zu einer stärkeren Auseinandersetzung mit den eigentlichen Materialien als bei persönlichen Aktivitäten. (Dies spart Zeit, da die Teilnehmer die Unterlagen in Ruhe durchsehen und kommentieren können, wodurch sie mehr Gründe haben, den Plan zu lesen, bevor sie ihre Vorurteile oder Vorannahmen äußern.)
• Bietet eine neutrale Plattform, die für alle einfach zu bedienen ist . Manchmal verwenden Unternehmen Microsoft Teams, Google Drive oder Adobe. Die Plattform von Konveio ist für alle Beteiligten intuitiv zu bedienen (keine Einweisung erforderlich!) und darüber hinaus kann kein Benutzer versehentlich destruktive Änderungen am zugrunde liegenden Dokument vornehmen. 

Einstellungen, die Sie in Konveio berücksichtigen sollten, um Interessengruppen einzubinden: 

• Begrenzen Sie die öffentliche Auffindbarkeit. Verbergen Sie das Dokument auf der Startseite und/oder beschränken Sie Kommentare auf registrierte Nutzer Ihrer Plattform oder nur auf autorisierte Personen. 
• Benutzerdefinierte Kommentar-Kategorien. Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Kommentar-Kategorien hinzuzufügen, damit Stakeholder ihre Kommentare selbst kategorisieren können, um die Überprüfung und Berichterstellung zu vereinfachen.  
• Verwenden Sie Ihre eigenen privaten Arbeitsbereiche. Legen Sie fest, dass das Dokument nur eingebettet angezeigt werden kann, sodass Teams ihre eigenen -Arbeitsbereiche mit Datenschutz- und Sichtbarkeitsoptionen nutzen können.
• Teilen Sie alle Anhänge und Ressourcen über einen einzigen Link. Fügen Sie mehrere Dokumente zu einem einzigen Erlebnis zusammen und teilen Sie denselben Link und dasselbe Passwort, anstatt mehrere Anhänge und anschließend aktualisierte Versionen zu versenden.‍
• Verhindern Sie Voreingenommenheit oder Gruppendenken. Setzen Sie Kommentare für Stakeholder auf „versteckt“, damit diese ihre Kommentare abgeben können, ohne von den Kommentaren anderer beeinflusst zu werden.

Vertraut von der Ernährungs- und Landwirtschaftsorganisation der Vereinten Nationen, den Projekten zu Palm- und Kokosnussölstandards (über Ingenious Peoples Knowledge), dem Project Management Institute (PMI) und vielen anderen.

Wenn Sie daran interessiert sind, Konveio für weitere Prozesse zur Einbindung von Stakeholdern zu nutzen, wenden Sie sich bitte an ein Mitglied unseres Teams, um die besten Möglichkeiten für die Umsetzung in Ihrem nächsten Projekt zu besprechen.