Stroomlijnen van de rapportage voor openbare raadplegingen: hoe AI twee Britse gemeenten 85% van de werktijd van hun personeel bespaarde

Bij de districtsraden van West Oxfordshire en Cotswold is het betrekken van burgers bij het planningsproces een topprioriteit. Naarmate de publieke participatie toenam, nam echter ook de uitdaging toe om de enorme hoeveelheid feedback te beheren en samen te vatten. Als reactie hierop hebben beide raden een proefproject opgezet met een oplossing op basis van de AI van Konveio, gefinancierd door het PropTech Innovation-programma.

Het project had tot doel de tijd en middelen die nodig zijn om feedback uit raadplegingen te verwerken te verminderen, en leverde indrukwekkende resultaten op. Door tools te ontwikkelen zoals automatische tagging van opmerkingen, waarbij feedback op basis van trefwoorden wordt gecategoriseerd, een samenvattingsfunctie, die lange antwoorden samenvat in beknopte punten, en een functie om overkoepelende thema's te identificeren, konden de planningsteams hun werklast aanzienlijk verminderen.

Het proefproject leidde zelfs tot een opmerkelijke vermindering van 85% van de tijd die medewerkers nodig hadden voor het samenvatten en rapporteren van feedback van burgers. In vergelijking met eerdere raadplegingen verwerkten de AI-gestuurde tools duizenden kwalitatieve reacties met grotere efficiëntie en nauwkeurigheid, waardoor planningmedewerkers waardevolle tijd vrijmaakten om zich te concentreren op strategische beslissingen.

Het succes van deze pilot heeft geleid tot de integratie van de tools van Konveio in alle afdelingen van beide gemeenten, wat bewijst dat AI niet alleen de betrokkenheid van burgers kan vergroten, maar ook de backoffice-activiteiten kan stroomlijnen. Naarmate deze digitale tools steeds meer ingang vinden, ziet de toekomst van openbare raadplegingen er rooskleuriger en sneller uit.

Lees hun volledige casestudy en bevindingen of kom meer te weten over de AI-commentaaranalysefuncties van Konveio.