Hoe Hawaï de feedback van het publiek verbeterde door middel van slim digitaal ontwerp en gedragsbeïnvloeding

Betrokkenheid van het publiek is essentieel voor een goede planning, maar iedereen die wel eens een participatieproces heeft geleid, weet dat niet alle feedback even waardevol is. Lange brieven en essayachtige inzendingen zijn soms weliswaar waardevol, maar vaak moeilijk te analyseren, moeilijk te koppelen aan specifiek beleid en kostbaar om te verwerken. Daarom blijkt een stille verschuiving in de manier waarop feedback wordt verzameld, met behulp van slim digitaal ontwerp en gedragsstimulansen, een aanzienlijke verbetering te zijn.

Een opvallend voorbeeld komt uit het district Hawaiʻi, dat onlangs een ingrijpende herziening van zijn algemene plan heeft voltooid. Bij eerdere pogingen kwam maar liefst 50% van de publieke input binnen in de vorm van brieven van meerdere pagina's, die weliswaar rijk aan inhoud waren, maar versnipperd en onhandelbaar. Tijdens de meest recente herziening ontving het district slechts vijf lange inzendingen. Het verschil? Een strategische verschuiving in de manier waarop feedback werd verzameld met behulp van Konveio, een digitaal platform dat speciaal is ontwikkeld voor gestructureerde publieke input en AI-ondersteunde analyse.

In plaats van een open uploadportaal aan te bieden, begeleidde Konveio de deelnemers door gestructureerde, themaspecifieke opmerkingenvelden, waarbij ze werden aangemoedigd om rechtstreeks op de inhoud van het plan te reageren; sectie voor sectie, beleid voor beleid. Open opmerkingenvelden werden beperkt tot een bepaald aantal tekens om gerichte reacties te stimuleren. Langere inzendingen werden technisch gezien nog steeds geaccepteerd, maar alleen via een apart kanaal waarvoor eerst rechtstreeks contact moest worden opgenomen met het personeel. Deze kleine barrière fungeerde als een gedragsstimulans, waardoor de voorkeursmethode gemakkelijker werd en lange uploads eerder een uitzondering dan de norm werden.

Het resultaat? Niet alleen was de feedback veel beter te beheren, maar deze was ook aanzienlijk eenvoudiger te analyseren met behulp van de ingebouwde AI-tools van Konveio. Omdat de opmerkingen al waren gegroepeerd per beleidsterrein, kon het systeem automatisch vergelijkbare thema's clusteren, transversale inzichten naar voren brengen en samenvattingen genereren die planners hielpen te begrijpen wat echt belangrijk was voor de inwoners. Geen handmatig sorteren, geen doorzoeken van lange documenten. Alleen gerichte, bruikbare input, klaar om de besluitvorming te ondersteunen.

Deze gestructureerde aanpak maakt het leven van planningsteams niet alleen gemakkelijker, maar verbetert ook de algehele kwaliteit van de publieke betrokkenheid. Door deelnemers te begeleiden om binnen de context te reageren, is de kans groter dat mensen relevante, specifieke feedback geven die aansluit bij de daadwerkelijke beslissingen die moeten worden genomen. Door vervolgens de wrijving van data-analyse aan de achterkant te verminderen, kunnen overheidsinstanties sneller en transparanter reageren op wat ze hebben gehoord.

De ervaring van Hawaï is een krachtig voorbeeld van hoe kleine keuzes in het procesontwerp, zoals het instellen van een tekenlimiet en het herzien van het indieningsproces, het gedrag van deelnemers op grote schaal kunnen veranderen. Met behulp van tools zoals Konveio is het mogelijk om inclusiviteit te behouden en tegelijkertijd de efficiëntie te bevorderen, waardoor de betrokkenheidsprocessen zowel voor het publiek als voor de mensen die achter de schermen werken, worden verbeterd.

Nu steeds meer gemeenschappen hun engagementpraktijken willen moderniseren, biedt dit model van gestructureerde, begeleide en door AI ondersteunde feedbackverzameling een veelbelovende weg voorwaarts. Het gaat niet alleen om het verzamelen van input, maar ook om het benutten ervan.

Bekijk het definitieve aanbevolen ontwerp op https://cohplanning.konveio.com/draft-2-general-plan-2045