Gastbijdrage: Het belang van begrijpelijke rapporten

Het was ons een genoegen om Dr. Jürgen Faisst, algemeen directeur van het International Business Communications Standards Institute (IBCS), te interviewen. We hebben Jürgen gevraagd om hoogwaardige informatie over IBCS te delen en zijn visie op de communicatieproblemen die hij binnen zowel particuliere als publieke organisaties wil beïnvloeden.

Dr. Jürgen Faisst gebruikt momenteel Konveio om feedback over versie 1.2 van de IBCS-normen te faciliteren.

‍

‍

‍

Wat zijn volgens u de problemen die [alle soorten] organisaties maken en wat zijn enkele redenen waarom ze die maken?

Jürgen: Het probleem dat we bij veel organisaties zien, is dat ze te maken hebben met een overvloed aan rapporten die er allemaal anders uitzien, waardoor ze moeilijk te begrijpen zijn. Dit komt doordat het ontwerp van rapporten is gebaseerd op de persoonlijke smaak van de makers en de functies van de gebruikte software, in plaats van op algemeen aanvaarde principes.

Als we een gestandaardiseerde notatie voor zakelijke communicatie zouden hebben, zoals die voor veel andere disciplines bestaat, zoals architectuur, techniek of muziek, dan zouden 'dezelfde dingen' er altijd hetzelfde uitzien. De International Business Communication Standards (IBCS) is een Wikipedia-achtig Creative Commons-project dat probeert een dergelijke gestandaardiseerde notatie voor rapporten te definiëren.

In uw eigen woorden, hoe of waarom zijn normen voor zakelijke communicatie relevant voor lokale overheden?

Jürgen (lachend): Hebben we in de lokale overheid niet ook rapporten, presentaties en dashboards? Ze rapporteren waarschijnlijk over andere onderwerpen dan bedrijven, maar vanuit een abstract oogpunt is het precies hetzelfde. We weten dat verschillende gemeenten de IBCS-normen al toepassen, bijvoorbeeld San Francisco in de VS. De stad Graz in Oostenrijk heeft zelfs de International Golden Award van ARC in New York gewonnen voor hun jaarverslag 2015 in IBCS-stijl, zie www.ibcs.com/resource/holding-graz.

Een van onze doelstellingen bij Konveio is om het voor mensen gemakkelijker te maken om documenten over planning en beleidsvorming te begrijpen. Het lijkt erop dat veel van de normen die u promoot, van toepassing zijn op het soort documenten dat u op ons platform ziet, dus...

Kunt u enkele van de belangrijkste communicatiestandaarden die u aanbeveelt, benadrukken?

Jürgen: IBCS raadt aan om de nadruk te leggen op het overbrengen van de boodschap in plaats van alleen maar pure gegevens te verstrekken, om de labels te standaardiseren, om te zorgen voor een juiste schaalverdeling, om geschikte grafiektypen te gebruiken en om het visuele ontwerp van typische rapportaspecten zoals actuele en geplande gegevens, afwijkingen en allerlei soorten markeringen te uniformiseren.

Op welke gebieden van het 'succes'-raamwerk denkt u dat Konveio zou kunnen helpen?

Jürgen: IBCS bestaat uit zeven regelsets, waarvan de beginletters samen het acroniem SUCCESS vormen. Vooral het onderdeel U = UNIFY onderscheidt IBCS van bestaande kaders. De notatieregels van dit onderdeel zijn oorspronkelijk ontwikkeld door prof. Rolf Hichert en in 2013 overgedragen aan de non-profit IBCS Association voor openbare raadpleging en verdere ontwikkeling. Voor dit ontwikkelings- en raadplegingsproces hebben we een digitaal outreach-platform nodig om feedback te verzamelen en goedkeuring voor te bereiden.

Je bent momenteel bezig met het bijwerken van je leidraad en bespreekt deze met je leden van over de hele wereld via Konveio. Kun je ons iets vertellen over hoe het proces tot nu toe verloopt?

Jürgen: We zijn bezig met het opstellen van versie 1.2 van de IBCS-normen en hebben enkele pdf's met concepten geüpload naar Konveio. We hebben de bijna 6000 leden van de IBCS Association uitgenodigd om hierop te reageren en hebben geweldige feedback gekregen. Zowel over de inhoud van de documenten als over het Konveio-platform. We horen van onze communityleden dat het Konveio-platform zo eenvoudig en veel gemakkelijker te gebruiken is dan de WordPress-site die we voorheen gebruikten.

Waar kunnen geïnteresseerde gemeenschappen terecht om meer te weten te komen over uw werk en hoe ze dit kunnen gebruiken om hun werk te versterken?

Jürgen: Onze website www.ibcs.com is een onuitputtelijke bron van inspiratie. U vindt er de IBCS-normen online, u kunt zich gratis registreren bij de IBCS Association en een gratis exemplaar van de IBCS-normen ontvangen in de vorm van een pdf-document van 150 pagina's. Daarnaast vindt u er allerlei ondersteuning, zoals trainingen, gecertificeerde softwarepakketten, aangesloten consultants, rapportsjablonen, aanbevolen literatuur, enzovoort. Onze videocursus "solid, outlined, hatched" (https://ibcs.teachable.com/p/solid-outlined-hatched) is wellicht ook een goed startpunt.

We zouden het leuk vinden als veel Konveio-gebruikers daar zouden komen.

Bij Konveio geloven we ook dat communicatie communicatie is, of uw stakeholders nu overheidsfunctionarissen, het publiek of particuliere ondernemingen zijn. Het gaat om communicatie en interactie tussen personen of entiteiten zonder wrijving. Bovendien is het verenigen van mensen een moeilijk maar beheersbaar probleem in het online tijdperk.

‍