Hoe: Een wettelijk conforme virtuele openbare vergadering faciliteren

Aangezien virtuele openbare vergaderingen waarschijnlijk een blijvertje zijn, bieden we vijf universele best practices die u kunt volgen, inclusief checklists met taken om u te helpen bij de voorbereiding van uw vergadering.

Virtuele openbare vergaderingen zullen waarschijnlijk blijven bestaan, of dat nu door omstandigheden of door keuze is. Hoewel sommigen de gedwongen omschakeling van fysieke vergaderingen naar online vergaderingen als gevolg van COVID-19 als een ongemak beschouwen, zien velen de kansen en voordelen van virtualisering. Of uw organisatie nu met moeite de verandering doorvoert of deze omarmt, dit artikel biedt vijf universele best practices die u kunt volgen, inclusief checklists met taken om u te helpen bij de voorbereiding van uw vergadering.

1. Voldoe aan de wetgeving inzake openbare vergaderingen en openbare registers.

Elke staat heeft zijn eigen wetten met betrekking tot openbare vergaderingen en openbare documenten, en we mogen niet vergeten om ons aan deze wetten te houden wanneer we virtueel gaan werken. Wetten inzake openbare vergaderingen beschermen het recht van het publiek om op de hoogte te worden gesteld van en kennis te nemen van de beraadslagingen van overheidsfunctionarissen wanneer zij beslissingen nemen die het overheidsbeleid bepalen. Openbare documenten zijn documenten die in het bezit zijn van een overheidsinstantie en die op verzoek ter beschikking moeten worden gesteld aan het publiek. De wetten verschillen per staat, dus controleer de specifieke vereisten in de staat waar u zaken doet. U moet ook nagaan welke vergaderingen en documenten onder de wetten vallen. Voor regelmatig geplande vergaderingen, zoals gemeenteraadsvergaderingen en vergaderingen van de planologische commissie, is dat vanzelfsprekend, maar hoe zit het met online open dagen en gemeenschapsworkshops? Informele Zoom-personeelsvergaderingen? E-mails en posts op sociale media?

TO-DO CHECKLIST:

• Ballotpedia biedt informatie over vereisten voor openbare vergaderingen en openbare registers per staat en is een goed startpunt.
• Neem contact op met het kantoor van de stads- of districtssecretaris of met een juridisch adviseur in de plaats waar u zaken doet om de specifieke vereisten in die staat te controleren.

2. Uw virtuele vergadering moet toegankelijk zijn voor mensen met een beperking.

De Americans with Disabilities Act (ADA) werd in 1990 aangenomen om ervoor te zorgen dat mensen met een handicap dezelfde kansen hebben als mensen zonder handicap. Deze wet verbiedt discriminatie op grond van handicap op het gebied van werkgelegenheid, staats- en lokale overheden, openbare voorzieningen, commerciële faciliteiten, vervoer en telecommunicatie. Meer specifiek vereist sectie 508, die de Workforce Rehabilitation Act van 1973 wijzigt, dat federale websites toegankelijk zijn voor mensen met een handicap die hun gehoor, gezichtsvermogen of fysieke capaciteiten beïnvloedt. Overheidswebsites en elektronische communicatie moeten ook aan deze norm voldoen. Het World Wide Web Consortium is een organisatie die normen en ondersteunend materiaal ontwikkelt om anderen te helpen toegankelijkheid te begrijpen en te implementeren. Ze bieden gratis hulpmiddelen om uw websites, applicaties en andere digitale creaties toegankelijker en bruikbaarder te maken voor iedereen.

TO-DO CHECKLIST:

• Zorg voor meerdere manieren waarop mensen met een handicap kunnen deelnemen, waaronder schriftelijke, mondelinge en visuele methoden.
• Ga naar Section508.gov voor hulp bij het controleren van websites en elektronisch materiaal op naleving van de ADA.
• Zorg ervoor dat uw inhoud voldoet aan de richtlijnen voor toegankelijkheid van webcontent.

3. Zorg ervoor dat de drempel om deel te nemen laag is.

Naast naleving van de ADA zijn digitale gelijkheid en digitale geletterdheid belangrijke overwegingen op het gebied van toegankelijkheid. De kloof tussen degenen die toegang hebben tot en het vermogen en de bereidheid hebben om technologie en internet te gebruiken, en degenen die dat niet hebben, staat bekend als de 'digitale kloof'. Onderzoek wijst uit dat maar liefst 42 miljoen Amerikanen geen toegang hebben tot breedbandinternet. Zelfs onder degenen die wel toegang hebben, kiest 10% van de volwassenen ervoor om geen gebruik te maken van internet, zo meldt het Pew Research Center. Uit aanvullend onderzoek van Pew blijkt dat 96% van de Amerikanen weliswaar een mobiele telefoon heeft, maar niet noodzakelijkerwijs een smartphone. We kunnen er niet vanuit gaan dat iemand die toegang heeft tot internet ook de kennis of bereidheid heeft om webvergaderingssoftware zoals Zoom te installeren en te gebruiken. Het is ook mogelijk dat ze geen onbeperkt data-abonnement hebben waarmee ze content kunnen streamen. Idealiter zouden uw onlinevergaderingen op verschillende platforms, besturingssystemen en apparaten moeten werken.

TO-DO CHECKLIST:

• Bedenk hoe iemand zonder internet of smartphone aan uw online vergadering kan deelnemen, bijvoorbeeld door mensen de mogelijkheid te bieden om in te bellen via een vaste telefoonlijn. De meeste webinar-tools bieden deze optie.
• Vermijd virtuele vergaderingen waarvoor registratie, een socialemedia-account of de installatie van speciale software vereist is, of bied alternatieven aan. Een Konveio-site is een uitstekende optie!

4. Houd rekening met beveiliging en toegangscontrole

In de digitale wereld van vandaag is online veiligheid van het grootste belang. Niets kan een online deelname-inspanning meer ondermijnen dan wanneer deelnemers computervirussen oplopen en/of de vergadering wordt gehackt of'zoombombed'.

TO-DO CHECKLIST:

• Wees voorzichtig met het vragen aan mensen om mogelijk schadelijke software te downloaden.
• Leer hoe u kunt voorkomen dat uw vergadering wordt 'gezoombombed'.

5. Volg dezelfde regels als bij een persoonlijke ontmoeting.

Veel van dezelfde regels voor persoonlijke vergaderingen zijn nog steeds van toepassing, zoals het verstrekken van een behoorlijke kennisgeving, het vooraf publiceren van agenda's, het bieden van mogelijkheden voor mensen om commentaar te geven, het bijhouden van notulen en het vastleggen van opmerkingen, het achteraf openbaar maken van de notulen en opmerkingen, en het opnemen van de vergadering zodat mensen deze later kunnen bekijken of beluisteren.

TO-DO CHECKLIST:

• Zie #1 en zorg ervoor dat u voldoet aan alle wetten inzake openbare vergaderingen en openbare registers die van toepassing zijn op kennisgevingen, het verloop van vergaderingen en het bijhouden van registers.
• Zorg ervoor dat mensen toegang hebben tot hetzelfde materiaal dat ze ook in het echt zouden zien, zoals PowerPoint-dia's of posters. Met Konveio is dat een fluitje van een cent!

Konveio staat klaar om u te helpen

Konveio is een online platform waarmee u eenvoudig informatie kunt delen en samenwerken met een breed scala aan interne en externe belanghebbenden. Het kan worden omgezet in een aparte website of worden geïntegreerd in uw bestaande website. Konveio is gemakkelijk te gebruiken voor zowel interne medewerkers als externe belanghebbenden, en er hoeft geen software te worden aangeschaft of gedownload.

MET KONVEIO KUNT U:

• Repliceer persoonlijke bijeenkomsten, workshops en open dagen.
• Upload verschillende documenten, zoals posters, kaarten en presentaties, zodat belanghebbenden deze kunnen bekijken en erop kunnen reageren.
• Gebruikers kunnen tegelijkertijd opmerkingen plaatsen bij hetzelfde document, elkaars opmerkingen bekijken en erop reageren.
• Voeg interactieve inhoud toe, zoals zoomable kaarten en video's.
• Snel commentaar consolideren, analyseren en beantwoorden.
• Maak een met een wachtwoord beveiligde werkruimte of sta iedereen met de link toe om deel te nemen.

De medewerkers van Konveio staan ook klaar om u te helpen met uw uitdagingen op het gebied van betrokkenheid. Reserveer een tijdslot op https://calendly.com/konveio.

‍