4 sleutels tot succesvolle contentbetrokkenheid voor rapporten en plannen

Interactieve plannen en rapporten maken is eenvoudiger dan u denkt

Planningsdocumenten. U kent ze wel: lange, onleesbare pdf's die eeuwig duren om te downloaden en nog langer om te lezen. Leiders van gemeenschappen willen hun plannen en prioriteiten met het publiek delen, maar deze documenten staan meestal niet bovenaan iemands leeslijst en bieden zeker geen mogelijkheden voor betrokkenheid. Wat kan een gemeenschap hieraan doen?

Geloof het of niet, maar plandocumenten kunnen echt boeiend zijn. Het probleem zit 'm niet in de informatie zelf, maar in hoe die wordt gepresenteerd. Mensen willen graag worden meegevoerd, niet gedwongen om lange, tekstrijke pagina's door te ploeteren op zoek naar dingen die voor hen relevant zijn. Mensen willen informatie beleven, niet alleen lezen. En als de inhoud onderweg snel en gemakkelijk toegankelijk is, is dat ook een groot pluspunt. Organisaties die een stapje extra zetten om het publiek te betrekken via dynamische plandocumenten, zullen de vruchten plukken van een meer geïnteresseerd en betrokken publiek, draagvlak voor het project en uiteindelijk een soepelere uitvoering van het plan.

Neem bijvoorbeeld de bestemmingsplannen die door de stad Albuquerque zijn gepubliceerd. Hoewel de informatie in het document uiteraard belangrijk is, is het niet gemakkelijk te begrijpen, laat het geen blijvende indruk achter en nodigt het niet uit tot vragen. Albuquerque was op zoek naar iets beters, dus bouwden ze hun nieuwe Interactive IDO ( Integrated Development Ordinance) op een platform waarmee ze hun informatie online konden presenteren in een meer interactief en opvallend formaat. De overzichtspagina's van de Konveio-app bieden een bouwsteenformaat dat interactieve tekst, vragen en feedbackopties kan bevatten. Het nieuwe online document brengt de oorspronkelijke pdf tot leven, nodigt uit tot verkenning van het onderwerp en bevat zelfs triviavragen die relevant zijn voor het project. Dit is een "document" dat gebruikers bijblijft en dat Albuquerque een tijdbesparend hulpmiddel biedt waarmee vragen van burgers gemakkelijker kunnen worden beantwoord zonder dat medewerkers individuele antwoorden hoeven te geven.

‍

De afdeling stadsplanning in Madison, Wisconsin, werkte aan een update van het Comprehensive Plan. Op zoek naar de beste oplossing voor publieke betrokkenheid, gebruikte de stad Konveio om boeiende mogelijkheden voor publieke commentaar te creëren voor het verzamelen van feedback over het conceptplan. Interactieve overlays omvatten zoomable kaarten, Google Street View en andere rich media-elementen om het document tot leven te brengen. Belanghebbenden konden overal klikken om feedback te geven en het personeel kreeg extra tijd die ze voorheen besteedden aan het beheren van opmerkingen, omdat alle feedback werd vastgelegd in de context van de inhoud van het plan. Na goedkeuring van het plan door de gemeenteraad breidden de planners het online platform uit tot een levend document dat regelmatig wordt bijgewerkt, zodat burgers de uitvoering van het plan kunnen volgen en er transparantie en verantwoordingsplicht ontstaat.

Deze organisaties begrepen dat complexe informatie boeiend en zelfs leuk kan worden gemaakt door buiten de PDF-box te denken en de volgende 4 sleutels te gebruiken om contentbetrokkenheid rond lange documenten te creëren.

1. Ontdekken van inhoud

Wie leest nu eigenlijk een heel plan document? Niet veel mensen, want de traditionele presentatie van een plan - zelfs als het online wordt geplaatst - is omslachtig, lang en technisch. Door een document te presenteren in scanbare, opvallende stukjes, wordt het uitnodigend om te verkennen en te ontdekken in plaats van slechts vluchtig te bekijken. Planningsdocumenten bevatten belangrijke informatie. Voorkom dat mensen voorbij die informatie scrollen door visuele samenvattingen of overzichtspagina's toe te voegen die snel toegang geven tot alle belangrijke onderdelen. Maak de documenten vervolgens net zo visueel aantrekkelijk als al het andere dat ze online zien!

Het Madison Interactive Comprehensive Plan bevat gemakkelijk te verwerken stukjes informatie, geaccentueerd door aansprekende afbeeldingen. De natuurlijke nieuwsgierigheid van het publiek zal hen ertoe aanzetten om door te klikken naar meer gedetailleerde informatie over onderwerpen die voor hen van belang zijn, waardoor het eenvoudig wordt om een algemeen beeld van het project te krijgen en gemakkelijk interessante inhoud te vinden. Ze kunnen hun ontdekkingen zelfs delen via sociale media, waardoor het publiek van Madison automatisch wordt uitgebreid.

2. Speelse verkenning

Gamificatie is een populair middel geworden om meer participatie in publieke processen te stimuleren. Maar kan het ook worden toegepast op iets alledaags als planningsdocumenten en rapporten? De nieuwe presentatie van het masterplan voor Audubon Park in New Orleans bewijst dat dit zeker mogelijk is. Bezoekers van de projectwebsite kunnen gemakkelijk tussen hoofdstukken en secties schakelen, aanvullende informatie buiten het document verkennen, inzoomen op kaarten of virtueel door het park wandelen met Google Street View, en de snelkoppeling naar een ingebouwd contactformulier gebruiken om betrokken te raken bij het maatschappelijke leven van het park. Dit is geen doorsnee masterplan, en het ligt zeker niet stof te verzamelen op de virtuele plank!

Bezoekers kunnen eenvoudig inzoomen op kaarten of virtueel door het park wandelen met Google Street View, en via de snelkoppeling naar een ingebouwd contactformulier deelnemen aan het maatschappelijke leven van het park.

3. Interactief leren

De meeste dagelijkse ervaringen in het informatietijdperk zijn interactief. Waarom zouden planningsdocumenten dan statisch en saai blijven? Door de informatie online te zetten en interactie te gebruiken om gebruikers te begeleiden, kunt u mensen bij de ervaring betrekken en het leerproces bevorderen. Mensen voelen zich meer betrokken wanneer ze een rol spelen in het verwerken van online informatie.

Het door de stad Albuquerque gepubliceerde bestemmingsplan is verre van het saaie formaat van traditionele, alleen-lezen verordeningen. Het is zeer interactief, moedigt praktische verkenning aan en helpt burgers het complexe onderwerp van bestemmingsplannen beter te begrijpen. De pagina's met vragen behandelen de meest voorkomende vragen die burgers hebben over bestemmingsplannen. De pagina 'Welke bestemmingen zijn mogelijk voor een perceel?' begint bijvoorbeeld met een eenvoudige adreszoekopdracht, gevolgd door meerdere stappen die de gebruiker naar relevante informatie leiden. Aan het einde kunnen ze een rapport met hun bevindingen naar zichzelf e-mailen, waardoor medewerkers van de afdeling tijd besparen die ze anders zouden hebben besteed aan het beantwoorden van dezelfde vragen via de telefoon of persoonlijk. Deze gepersonaliseerde aanpak om de belangrijke delen van een document van meer dan 500 pagina's toegankelijk te maken zonder uitgebreid scrollen en hoofdbrekens, leidt uiteindelijk tot meer tevredenheid aan alle kanten.  

4. Contextgebonden feedback

Welke mogelijkheden voor feedback vindt u in traditionele plandocumenten? Hooguit vindt u gedrukte contactgegevens, een websitelink of een aparte enquête op een moeilijk te vinden plek op internet. Door mogelijkheden voor directe feedback toe te voegen aan een plandocument, kunt u de kwaliteit van de feedback aanzienlijk verbeteren. In plaats van alleen informatie vrij te geven en deelnemers naar een andere plek te verwijzen om feedback te geven, kunt u plandocumenten gebruiken als een kans om meer te weten te komen over de meningen, inzichten en voorkeuren van uw publiek.

De MPO (Metropolitan Planning Organization) van Maui wist bij het nemen van beslissingen over de ontwikkeling van het vervoer op lange termijn dat feedback van het publiek een cruciale rol zou spelen bij het bepalen van de uiteindelijke koers. Met hun interactieve online factbook kunnen gebruikers een kort algemeen reactieformulier invullen of ergens in het document klikken om aantekeningen achter te laten. Anderen kunnen die opmerkingen zien en erop reageren of gewoon hun steun betuigen door bestaande opmerkingen te liken. Het resultaat was dat de MPO goed geïnformeerde en contextspecifieke feedback van het publiek ontving – een cruciale verandering ten opzichte van de gebruikelijke chaos van opmerkingen die moeilijk te volgen, bij te houden en te beheren zijn.

Met hun interactieve online factbook konden gebruikers een kort algemeen commentaarformulier invullen of ergens in het document klikken om aantekeningen achter te laten.

In dit tijdperk van technologische wonderen zou het jammer zijn als statische documenten de enige manier zouden zijn om inhoud te presenteren en feedback te vragen. Gelukkig zijn er creatievere strategieën beschikbaar. Konveio heeft Albuquerque, de Maui MPO en de stad Madison geholpen om hun documenten online te zetten en ze om te zetten in zeer boeiende ervaringen die eerder het uiteindelijke doel van elk plandocument zullen bereiken: draagvlak bij het publiek dat leidt tot een gestroomlijnde implementatie.

Konveio Demo

‍