Soutien aux consultations sur les plans locaux au Royaume-Uni : de la réglementation 18 à la réglementation 19

Au Royaume-Uni, l'élaboration d'un plan local est un processus long, complexe et soumis à un examen minutieux. De la définition initiale de la vision à la vérification de la conformité juridique et de la solidité, les équipes de planification doivent trouver un équilibre entre les exigences légales et une participation significative du public, tout en travaillant dans des délais serrés et avec des ressources limitées.

Konveio est spécialement conçu pour répondre à cette réalité. Conçu pour fonctionner avec les outils et les formats auxquels les équipes de planification ont déjà recours, Konveio renforce chaque étape du processus de planification locale, en particulier les périodes de consultation réglementaires prévues par les règlements 18 et 19, sans nécessiter de gestion du changement, de nouveaux flux de travail ou de configuration complexe.

Regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir comment cela fonctionne dans la pratique.

Règle 18 : Engagement précoce, flexible et inclusif

Les consultations au titre de l'article 18 portent sur l'exploration. À ce stade, les autorités locales recueillent des commentaires de haut niveau sur les enjeux, les objectifs, les options spatiales et les politiques émergentes. La participation doit être ouverte, accessible et flexible, combinant souvent des ateliers en personne et une participation en ligne.

Konveio excelle dans ce domaine en facilitant la reproduction des ateliers traditionnels en ligne. À l'aide d'un simple générateur de pages, les équipes de planification peuvent recréer la structure et le déroulement des événements en présentiel sous la forme d'une expérience numérique autoguidée. Cela peut inclure une vidéo de bienvenue, un questionnaire d'accueil, des sections thématiques et un aperçu clair des étapes suivantes. Cela reflète le programme d'un atelier physique tout en permettant aux participants de s'impliquer à leur rythme.

Pour recueillir les commentaires, Konveio prend en charge un large éventail d'outils d'engagement précoce. Les panneaux d'affichage utilisés lors des journées portes ouvertes peuvent être téléchargés directement, et les participants peuvent ajouter des commentaires en contexte. Les notes autocollantes, les discussions en fil de discussion, les galeries d'images et les sondages favorisent le brainstorming et le dialogue de haut niveau sans obliger les participants à répondre à de longs questionnaires linéaires. Il en résulte des commentaires plus naturels et de meilleure qualité, qui reflètent la manière dont les gens participent déjà aux ateliers.

La cartographie est un autre pilier de l'engagement prévu par le règlement 18, et Konveio s'intègre parfaitement à ArcGIS Online et à des outils tels que Vu.City. Les cartes existantes sont intégrées avec leur structure de couches, leurs légendes et leur style intacts, sans duplication ni retouche. Les participants peuvent cliquer directement sur les emplacements pour laisser des commentaires, et des attributs tels que les noms ou les identifiants des sites sont automatiquement enregistrés. Cela signifie que les commentaires sont précis sur le plan spatial et immédiatement utilisables, sans nécessiter d'analyse SIG supplémentaire.

Les premières options politiques sont également faciles à soutenir. Konveio publie les PDF existants tels quels, sans reformatage, tout en ajoutant des couches de clarté grâce à des résumés interactifs, des glossaires intégrés et des liens directs vers les sections clés. Les utilisateurs peuvent parcourir le document à un niveau général, approfondir les détails si nécessaire et ajouter des commentaires directement là où cela est le plus pertinent.

Règle n° 19 : Feedback structuré, défendable et efficace

Lorsqu'un plan local atteint la réglementation 19, l'accent change et le processus devient beaucoup plus formel et exigeant. Les commentaires doivent désormais vérifier la conformité juridique et la pertinence, souvent politique par politique, paragraphe par paragraphe. Traditionnellement, cela impliquait des formulaires longs et fastidieux et un temps considérable consacré par le personnel à démêler les réponses. Konveio transforme cette expérience tant pour les personnes consultées que pour les équipes de planification.

Au début, les personnes consultées fournissent des informations de base, telles que le type d'organisation ou la représentation, avant de lire le plan dans un visualiseur de documents interactif. Les commentaires sont ensuite recueillis directement dans leur contexte, en lien avec des politiques spécifiques ou des emplacements cartographiés. Pour chaque section pouvant faire l'objet de commentaires, Konveio structure les réponses autour des critères réglementaires : si une politique est conforme à la loi, si elle est valable, pourquoi elle pourrait ne pas l'être et quelles modifications sont suggérées. Des preuves à l'appui peuvent être téléchargées si nécessaire.

Cette même approche structurée s'applique aux politiques spatiales. Les commentaires laissés sur la carte politique suivent la même logique de solidité et de conformité que les politiques textuelles, garantissant ainsi la cohérence de l'ensemble du plan. À la fin du processus, un sondage de sortie recueille les opinions générales, par exemple si le plan est globalement justifié ou si le répondant souhaite participer aux audiences d'examen, rassemblant ainsi l'ensemble des soumissions au titre du règlement 19 dans un flux de travail cohérent.

Comprendre les commentaires grâce à l'IA

Recueillir des commentaires n'est que la moitié du travail. Les analyser de manière efficace et défendable est là où de nombreuses équipes rencontrent des difficultés. Les outils d'analyse basés sur l'IA de Konveio sont spécialement conçus pour planifier les consultations. Les longs commentaires sont automatiquement résumés en points clairs. Les commentaires sont classés selon des catégories définies par l'équipe du projet, sur la base de consultations précédentes ou de priorités connues, fournissant ainsi une première version cohérente que le personnel peut examiner et affiner.

Les commentaires sont ensuite regroupés par thème selon la section du document, la politique ou le tag, et une analyse des sentiments met en évidence les domaines qui suscitent des préoccupations ou un soutien. À tout moment pendant la consultation, les équipes peuvent générer des rapports afin de comprendre rapidement les problèmes émergents, et pas seulement à la fin. Tous les résultats peuvent être exportés au format Word, PDF, CSV ou JSON, ce qui constitue une base solide pour les rapports des agents, les déclarations de consultation et la préparation des examens. Ces outils viennent en aide au jugement des agents plutôt que de le remplacer, en fournissant une première approche structurée que les équipes contrôlent entièrement.

Que ce soit dans le cadre du règlement 18 ou du règlement 19, la promesse fondamentale de Konveio reste valable : vous n'avez pas besoin de changer votre façon de travailler. Les équipes de planification continuent à rédiger et à publier des documents au format PDF, à utiliser ArcGIS Online et à organiser des événements en personne lorsque cela est approprié. Konveio se contente de relier ces éléments existants au sein d'une plateforme unique et cohérente d'engagement et d'analyse. Il en résulte des participants mieux informés, des commentaires plus structurés et plus défendables, une réduction du temps consacré par le personnel à l'analyse manuelle et un processus de planification locale plus clair, plus inclusif et plus facile à gérer du début à la fin.