Découvrez « Dot Voting » : un grand classique des ateliers, désormais adapté à l'engagement hybride

L'une des activités les plus courantes lors des journées portes ouvertes organisées par les collectivités locales est aussi l'une des plus simples : le vote par points. Les participants s'approchent d'un panneau de présentation, examinent différentes idées ou alternatives, puis placent des points à côté des options qu'ils soutiennent le plus. C'est rapide, visuel, intuitif et efficace. Et jusqu'à présent, il s'est avéré étonnamment difficile de reproduire cette même expérience en ligne sans créer de friction, sans travail de refonte ou sans recourir à un outil totalement distinct.

C'est pourquoi nous sommes ravis de vous présenter Dot Voting dans Konveio.

Cette nouvelle fonctionnalité a été conçue pour aider les organisateurs à transposer leurs ateliers, journées portes ouvertes et charrettes en présentiel vers un format numérique qui reste familier. Au lieu de convertir les panneaux d'affichage en sondage ou de repenser les activités de A à Z, les équipes de projet peuvent désormais télécharger les mêmes panneaux de présentation qu'elles avaient déjà créés pour la réunion et y ajouter directement un système de vote par points. Il en résulte une manière beaucoup plus naturelle de maintenir l'engagement une fois l'événement terminé et d'atteindre les personnes qui n'ont pas pu être présentes à un moment ou à un endroit donné.

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Pourquoi le vote par points est important

Pour de nombreuses équipes chargées de la planification, l'approche hybride n'est plus une option. Les événements en présentiel restent précieux, mais ils ne touchent que les personnes qui peuvent s'y rendre physiquement. Tous les autres – les habitants dont l'emploi du temps ne le permet pas, les aidants, les travailleurs postés, les personnes confrontées à des difficultés de transport ou celles qui préfèrent simplement participer à leur convenance – risquent d'être laissés de côté, à moins qu'il n'existe un moyen pratique de prolonger l'atelier en ligne.

Cela a toujours été le défi des activités participatives basées sur des panneaux de présentation. Les équipes travaillent souvent sur les tableaux jusqu'à la date limite d'impression. Après l'événement, il ne reste généralement que peu de temps pour recréer ces mêmes activités sous forme numérique. Les sondages peuvent aider dans certains cas, mais ils sont souvent perçus comme une solution de secours plutôt que comme une véritable prolongation de l'atelier. Ils nécessitent davantage de préparation, dissocient les commentaires des supports visuels et perdent cette impression de simplicité et d'accessibilité qui fait le succès du vote par points en présentiel.

Dot Voting vient remédier à cela. Il vient compléter la boîte à outils d'engagement hybride de Konveio en y ajoutant l'un des derniers outils d'atelier qui manquait.

Comment ça marche

Cette fonctionnalité est volontairement simple et intuitive. Les équipes de projet peuvent ajouter des cases de vote par points directement sur des présentations ou des fichiers PDF, à n'importe quel endroit où elles souhaitent que les participants classent une option par ordre de priorité, réagissent à un design ou manifestent leur soutien. Ces cases sont placées à des emplacements précis, plutôt que de permettre aux participants de placer des points de manière totalement libre sur la page. Cette structure facilite la configuration de l'activité, simplifie son interprétation et rend les rapports ultérieurs plus pertinents.

Pour les participants, le principe est simple : passer la souris, cliquer et ajouter un point. Chaque case ne peut accueillir qu'un seul point par participant, ce qui simplifie le processus et permet de conserver l'esprit d'un véritable atelier. De plus, Konveio favorise une participation plus inclusive grâce à son intégration avec Aira, qui permet aux utilisateurs ayant des besoins en matière d'accessibilité de bénéficier d'une interprétation visuelle en direct lorsqu'ils consultent les supports de l'atelier en ligne.

Il est important de noter que le « Dot Voting » peut également coexister avec les outils de commentaire existants de Konveio. Cela signifie qu’un même tableau peut prendre en charge ces deux formes d’interaction : les participants peuvent placer des points pour hiérarchiser les idées et laisser des commentaires sous forme de notes autocollantes pour expliquer leur choix. Les équipes peuvent combiner ces modes à leur guise entre les pages, les tableaux et les stations, en fonction des besoins de l’activité.

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Conçu pour s'adapter au matériel existant de l'atelier

L'un des principaux avantages du Dot Voting est qu'il s'adapte parfaitement aux méthodes de travail actuelles des organisateurs. Konveio ne demande pas aux équipes de repenser leurs processus pour s'adapter à un nouveau logiciel. Au contraire, il s'appuie sur les supports qu'elles utilisent déjà.

Si votre journée portes ouvertes en présentiel comprend des panneaux consacrés au logement, aux transports, à l'aménagement du territoire ou au développement économique, ces mêmes panneaux peuvent désormais être mis en ligne tout en restant interactifs. Si votre atelier comprend une page d'accueil, un bref questionnaire d'accueil, plusieurs ateliers, une vidéo de présentation ou différentes activités participatives, Dot Voting s'intègre parfaitement dans cette structure globale. Il s'inscrit dans le cadre de l'expérience par pages proposée par Konveio pour les ateliers hybrides, où les équipes peuvent guider les participants à travers le contenu tout en conservant la flexibilité d'un format en ligne autoguidé.

C'est ce qui confère toute son importance à cette mise à jour. Dot Voting n'est pas simplement une fonctionnalité autonome de plus. Elle vient renforcer l'approche globale de Konveio, qui vise à aider les équipes de planification à reproduire en ligne l'expérience complète d'un atelier en utilisant des supports qui leur sont familiers.

Ce que cela apporte aux équipes de projet

Le vote par points ouvre la voie à toute une série de cas d'utilisation concrets. Les équipes peuvent s'en servir pour demander aux participants d'identifier leurs alternatives préférées, de mettre en évidence leurs priorités parmi un ensemble de choix, de réagir au contenu d'un tableau de manière très visuelle, ou de comparer rapidement des options sans avoir besoin de réponses détaillées. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux tableaux qui comportent déjà des activités telles que « Choisissez votre premier choix », « Votez pour vos priorités » ou « Quelle option préférez-vous ? ».

Cela permet également d'assurer un suivi après l'événement. Au lieu de mettre fin à l'interaction une fois les chaises repliées et les panneaux rangés, les équipes peuvent maintenir ces activités en ligne pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Cela prolonge la durée de l'interaction, élargit la participation et permet de recueillir les commentaires des personnes qui ont besoin de plus de temps pour examiner attentivement les documents.

En arrière-plan, Dot Voting est également conçu pour faciliter l'analyse. Chaque urne peut être nommée à des fins de reporting, et chaque vote est associé à l'identité d'un participant ou à une session, selon la configuration choisie. Cela offre aux équipes de projet un moyen pratique de compiler les résultats, d'examiner l'activité et d'exporter les données pour une analyse plus approfondie, sans avoir à compter manuellement les autocollants sur des panneaux en mousse ni à déchiffrer les photos prises lors de l'événement.

Un prolongement naturel de la suite d'outils hybrides de Konveio

Alors que les fonctionnalités de commentaire remplacent déjà les post-it et que les intégrations ArcGIS facilitent les activités de cartographie numérique, Dot Voting comble une lacune importante. Ensemble, ces outils reflètent les activités essentielles sur lesquelles les urbanistes s'appuient souvent lors des réunions publiques et des ateliers : s'informer, réagir, commenter, cartographier et établir des priorités.

C'est pourquoi cette version apparaît comme une étape importante. Elle permet de compléter l'ensemble des fonctionnalités nécessaires pour transformer les supports des ateliers en présentiel en une expérience en ligne enrichissante, sans obliger les équipes de projet à adopter un nouveau flux de travail ni exiger des participants qu'ils apprennent des procédures complexes.

En d'autres termes, cela permet de considérer l'engagement hybride moins comme un compromis et davantage comme un véritable prolongement de la réalité.

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