Comment Hawaï a amélioré les commentaires du public grâce à une conception numérique intelligente et à des incitations comportementales

La participation du public est essentielle à une bonne planification, mais toute personne ayant déjà géré un processus de participation sait que tous les commentaires ne se valent pas. Les lettres longues et les contributions sous forme d'essais, bien que parfois précieuses, sont souvent difficiles à analyser, à relier à des politiques spécifiques et à traiter, car elles nécessitent beaucoup de ressources. C'est pourquoi un changement discret dans la manière dont les commentaires sont recueillis, grâce à une conception numérique intelligente et à des incitations comportementales, s'avère être une amélioration significative.

Un exemple remarquable nous vient du comté d'Hawaï, qui a récemment achevé une mise à jour majeure de son plan général. Lors des efforts précédents, jusqu'à 50 % des commentaires du public étaient envoyés sous forme de lettres de plusieurs pages, riches en contenu, mais dispersées et difficiles à traiter. Lors de la dernière mise à jour, le comté n'a reçu que cinq soumissions longues. Quelle est la différence ? Un changement stratégique dans la manière dont les commentaires ont été recueillis à l'aide de Konveio, une plateforme numérique spécialement conçue pour structurer les commentaires du public et les analyser à l'aide de l'intelligence artificielle.

Au lieu d'offrir un portail de téléchargement ouvert, Konveio a guidé les participants à travers des champs de commentaires structurés et spécifiques à chaque sujet, les incitant à s'engager directement avec le contenu du plan, section par section, politique par politique. Les champs de commentaires ouverts étaient limités en nombre de caractères afin de favoriser des réponses ciblées. Les contributions plus longues étaient toujours acceptées techniquement, mais uniquement via un canal distinct qui nécessitait de contacter directement le personnel au préalable. Cette petite barrière a fonctionné comme un incitatif comportemental, facilitant la méthode préférée et positionnant les téléchargements longs comme une exception plutôt que comme la norme.

Le résultat ? Non seulement les commentaires étaient beaucoup plus faciles à gérer, mais ils étaient également beaucoup plus faciles à analyser grâce aux outils d'IA intégrés à Konveio. Les commentaires étant déjà regroupés par domaine politique, le système pouvait automatiquement regrouper les thèmes similaires, faire ressortir des idées transversales et générer des résumés qui aidaient les planificateurs à comprendre ce qui importait vraiment aux habitants. Pas de tri manuel, pas de recherche dans de longs documents. Juste des informations ciblées et exploitables, prêtes à éclairer la prise de décision.

Ce type d'approche structurée ne facilite pas seulement la tâche des équipes de planification, elle améliore également la qualité globale de la participation publique . En guidant les contributeurs pour qu'ils formulent leurs commentaires dans leur contexte, les gens sont plus enclins à fournir des commentaires pertinents, spécifiques et alignés sur les décisions réelles à prendre. Ensuite, en réduisant les frictions liées à l'analyse des données en arrière-plan, les organismes publics peuvent répondre plus rapidement et de manière plus transparente à ce qu'ils ont entendu.

L'expérience d'Hawaï est un exemple éloquent qui montre comment de petits choix en matière de conception des processus, tels que la fixation d'une limite de caractères et la refonte du processus de soumission, peuvent modifier considérablement le comportement des participants. Grâce à des outils tels que Konveio, il est possible de préserver l'inclusivité tout en favorisant l'efficacité, ce qui améliore les processus de participation tant pour le public que pour les personnes qui travaillent en coulisses.

Alors que de plus en plus de communautés cherchent à moderniser leurs pratiques d'engagement, ce modèle de collecte de commentaires structuré, guidé et assisté par l'IA offre une voie prometteuse pour l'avenir. Il ne s'agit pas seulement de recueillir des commentaires, mais aussi de les exploiter.

Consultez la version finale recommandée à l'adresse https://cohplanning.konveio.com/draft-2-general-plan-2045