Les ateliers numériques à la rescousse

Les Centres pour le contrôle et la prévention des maladies recommandent à tout le monde de se préparer à l'arrivée du coronavirus. La ville de San Francisco a déclaré l'état d'urgence, les conférences sont annulées les unes après les autres et les grands rassemblements publics commencent à être déconseillés. Comment une pandémie pourrait-elle affecter la participation aux réunions publiques ? Comment continuer à atteindre les parties prenantes si les gens restent chez eux ? Que se passera-t-il si les réunions publiques ne sont plus du tout possibles ?

Comment une pandémie pourrait-elle affecter la participation aux réunions publiques ?

Au moment où nous écrivons ces lignes, nous avons bon espoir que le coronavirus puisse être maîtrisé et n'affectera pas nos communautés (même si nous recommandons de se préparer à toute éventualité). Revenons donc en arrière et recommençons...

Vous connaissez ce sentiment... Vous avez passé des heures à préparer votre atelier public. Le déroulement de vos ateliers est parfait, et vos affiches sont impeccables. Vous avez répété votre présentation et soigneusement choisi les collations. Vous êtes prêt à accueillir 100 personnes qui seront impressionnées par votre organisation minutieuse. Puis, cinq minutes après l'heure prévue, puis 10, puis 15... et seules trois personnes se sont présentées. Comment êtes-vous censé obtenir les commentaires et l'adhésion nécessaires pour que votre projet soit couronné de succès ?

Soyons réalistes, les gens sont occupés.

Même si vous proposez de la barbe à papa et des promenades à poney lors de votre réunion, beaucoup de gens ne viendront probablement pas. (D'accord, quelques-uns viendront peut-être pour les promenades à poney, mais probablement pas autant que vous le souhaiteriez). Alors, que faire ?

Konveio a été conçu pour vous aider !

Il est facile d'utiliser Konveio pour créer des ateliers numériques afin d'écouter les personnes qui ne peuvent pas assister à vos événements en personne. Konveio vous permet de :

• Créez des ateliers numériques d'une page en ligne pour partager des informations sur les réunions, télécharger des présentations et recueillir des commentaires directement sur vos panneaux d'affichage ou autres supports.
• Réutilisez tous les documents de réunion, affiches et présentations que vous avez déjà créés... sans effort supplémentaire !
• Recueillez les commentaires de manière à ce qu'ils correspondent à vos activités en personne, par exemple en utilisant des commentaires sous forme de notes autocollantes ou des sondages pour reproduire le vote par points.
• Gagnez du temps dans la gestion et l'analyse des données grâce aux puissantes fonctionnalités de commentaire et de rapport de Konveio.

La ville et le comté de Denver ont utilisé Konveio en 2019 pour créer un atelier numérique dans le cadre de leur initiative de planification du quartier East Central. Ils ont mis en ligne une vidéo de la présentation donnée lors de la réunion en personne qui s'est tenue le 5 février 2019. Ils ont également mis en ligne les mêmes panneaux d'affichage que ceux utilisés lors de la réunion, sur lesquels les visiteurs du site web pouvaient directement laisser des commentaires, comme ils auraient pu le faire en personne. Ils ont même reproduit l'activité de vote par points à l'aide de formulaires intégrés.

Ou jetez un œil à la ville d'Arlington qui a utilisé Konveio pour créer un atelier numérique pour son projet Lee Highway Plan. Les cinq mêmes stations mises en place lors de la réunion en personne ont été reproduites sur le site web, permettant aux visiteurs d'interagir avec le contenu de la même manière. Ils ont également mis en ligne des présentations vidéo et des documents d'information afin que les visiteurs du site web n'aient pas l'impression d'avoir manqué quoi que ce soit.

Les avantages d'un atelier numérique par rapport à un atelier en présentiel sont nombreux :

• Il permet aux gens d'accéder aux mêmes informations quand cela leur convient.
• Ils n'ont pas à se sentir lésés de ne pas avoir assisté à la réunion.
• Les visiteurs peuvent prendre leur temps pour assimiler les informations et faire des commentaires.
• Ils peuvent modifier leurs commentaires s'ils changent d'avis ou s'ils pensent à quelque chose à ajouter, ou encore soumettre cette excellente idée qui leur est venue dans la voiture sur le chemin du retour après l'événement.
• Les visiteurs peuvent voir les commentaires des autres, ce qui leur permet d'engager le dialogue entre eux.
• Le personnel peut répondre aux questions et dialoguer avec les visiteurs.

Que les gens ne puissent pas assister à votre réunion en raison d'une pandémie mondiale ou simplement parce qu'ils sont occupés par leur travail, leurs enfants et leur vie, Konveio peut vous aider à vous préparer à une faible participation due à des circonstances indépendantes de votre volonté. Contactez-nous pour voir comment nous pouvons vous aider !

Contactez-nous

Konveio a été conçu pour faciliter l'engagement des parties prenantes internes ou externes dans le cadre de projets civiques. Notre application web vous fournit les outils nécessaires pour transmettre des informations, recueillir des commentaires éclairés et susciter l'adhésion. Regardez notre courte démonstration enregistrée pour en savoir plus sur Konveio.

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