4 clés pour réussir l'engagement envers le contenu des rapports et des plans

Créer des plans et des rapports interactifs est plus facile que vous ne le pensez.

Documents relatifs aux plans. Vous voyez de quoi il s'agit : ces longs fichiers PDF difficiles à lire, qui prennent une éternité à télécharger et encore plus de temps à parcourir. Les responsables communautaires souhaitent partager leurs plans et leurs priorités avec le public, mais ces documents ne figurent généralement pas en tête de liste des lectures préférées des citoyens et ne favorisent certainement pas l'engagement. Que peut faire une communauté dans ce cas ?

Croyez-le ou non, les documents relatifs aux régimes peuvent en fait être attrayants. Le problème ne réside pas dans l'information elle-même, mais plutôt dans sa présentation. Les gens veulent être captivés, et non pas obligés de parcourir de longues pages remplies de texte à la recherche d'informations qui les concernent. Les gens veulent vivre l'information, pas seulement la lire. Et si le contenu est accessible rapidement et facilement, où qu'ils se trouvent, c'est un gros plus. Les organisations qui font un effort supplémentaire pour susciter l'intérêt du public grâce à des documents de planification dynamiques récolteront les fruits d'un public plus intéressé et impliqué, d'une adhésion au projet et, en fin de compte, d'une mise en œuvre plus fluide du plan.

Prenons, par exemple, le code de zonage publié par la ville d'Albuquerque. Bien que les informations contenues dans ce document soient manifestement importantes, elles ne sont pas faciles à comprendre et ne laissent pas une impression durable ni n'incitent à poser des questions. Albuquerque était à la recherche d'une solution plus efficace et a donc créé son nouveau code IDO ( Integrated Development Ordinance, ordonnance de développement intégré) interactif sur une plateforme permettant de présenter les informations en ligne dans un format plus interactif et plus attrayant. La fonctionnalité « Pages d'aperçu » de l'application Konveio offre un format modulaire pouvant inclure du texte interactif, des questions et des options de commentaires. Le nouveau document en ligne donne vie au PDF original, invitant à explorer le sujet et incluant même des questions triviales pertinentes pour le projet. Il s'agit d'un « document » qui restera gravé dans l'esprit des utilisateurs et qui fournit à Albuquerque un outil permettant de gagner du temps et de répondre plus facilement aux questions des citoyens sans que le personnel ait à fournir des réponses individuelles.

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Le service d'urbanisme de Madison, dans le Wisconsin, travaillait à la mise à jour d'un plan d'aménagement global. À la recherche de la meilleure solution pour sensibiliser le public, la ville a utilisé Konveio pour créer des fonctionnalités attrayantes permettant de recueillir les commentaires du public sur le projet de plan. Des superpositions interactives comprenaient des cartes zoomables, Google Street View et d'autres éléments multimédias riches pour donner vie au document. Les parties prenantes pouvaient cliquer n'importe où pour donner leur avis, et le personnel a gagné du temps qu'il consacrait auparavant à la gestion des commentaires, car tous les commentaires étaient enregistrés dans le contexte du contenu du plan. Après l'adoption du plan par le conseil municipal, les urbanistes ont élargi la plateforme en ligne pour créer un document évolutif fréquemment mis à jour, permettant aux citoyens de suivre la mise en œuvre du plan afin d'assurer la transparence et la responsabilité.

Ces organisations ont compris que les informations complexes peuvent être rendues attrayantes, voire amusantes, en sortant des sentiers battus du format PDF et en utilisant les 4 clés suivantes pour créer un contenu engageant autour de documents longs.

1. Découverte de contenu

Qui lit réellement l'intégralité d'un document de planification ? Peu de gens, car la présentation traditionnelle d'un plan, même s'il est mis en ligne, est verbeuse, longue et technique. Présenter un document sous forme de blocs faciles à parcourir et accrocheurs invite à l'exploration et à la découverte plutôt qu'à un simple coup d'œil. Les documents relatifs aux plans contiennent des informations importantes. Évitez que les gens passent à côté de ces informations en leur fournissant un résumé visuel ou des pages de présentation qui leur permettent d'accéder rapidement à toutes les sections importantes. Ensuite, rendez les documents aussi attrayants visuellement que tout ce qu'ils voient en ligne !

Le plan global interactif de Madison présente des informations faciles à assimiler, mises en valeur par des graphiques attrayants. La curiosité naturelle du public l'incitera à cliquer pour obtenir des informations plus détaillées sur les sujets qui l'intéressent, ce qui lui permettra de se faire facilement une idée générale du projet et de trouver facilement des contenus intéressants. Il pourra même partager ses découvertes via les réseaux sociaux, élargissant ainsi automatiquement l'audience de Madison.

2. Exploration ludique

La gamification est devenue un moyen populaire pour attirer davantage de participants aux processus publics. Mais peut-elle réellement s'appliquer à quelque chose d'aussi banal que des documents et des rapports de planification ? La nouvelle présentation du plan directeur du parc Audubon à La Nouvelle-Orléans en est la preuve éclatante. Les visiteurs du site du projet peuvent facilement passer d'un chapitre à l'autre, explorer des informations supplémentaires qui ne figurent pas dans le document, zoomer sur les cartes ou se promener virtuellement dans le parc à l'aide de Google Street View, et utiliser le lien rapide vers un formulaire de contact intégré pour s'impliquer dans la vie civique du parc. Ce n'est pas un plan directeur ordinaire, et il ne prend certainement pas la poussière sur une étagère virtuelle !

Les visiteurs peuvent facilement zoomer sur les cartes ou se promener virtuellement dans le parc à l'aide de Google Street View, et utiliser le lien rapide vers un formulaire de contact intégré pour s'impliquer dans la vie civique du parc.

3. Apprentissage interactif

La plupart des expériences quotidiennes à l'ère de l'information sont interactives. Pourquoi les documents de planification devraient-ils rester statiques et ennuyeux ? En mettant les informations en ligne et en utilisant l'interactivité pour guider les utilisateurs, vous pouvez attirer les gens vers cette expérience et favoriser l'apprentissage. Les gens se sentent plus impliqués lorsqu'ils ont un rôle à jouer dans le processus d'assimilation des informations en ligne.

Loin du format ennuyeux des ordonnances traditionnelles en lecture seule, le document sur le zonage publié par la ville d'Albuquerque est très interactif, encourageant l'exploration pratique tout en aidant les citoyens à comprendre le sujet complexe du zonage. Les pages du guide contenant des questions traitent des demandes les plus courantes des citoyens au sujet du zonage. Par exemple, la page « Quelles utilisations peuvent être développées sur une propriété ? » commence par une simple recherche d'adresse, suivie de plusieurs étapes qui guident l'utilisateur vers les informations qui le concernent. À la fin, ils peuvent s'envoyer par e-mail un rapport contenant leurs conclusions, ce qui permet au personnel du service de gagner du temps qu'il aurait autrement passé à répondre à ces mêmes questions par téléphone ou en personne. Cette approche personnalisée, qui permet d'accéder aux parties importantes d'un document de plus de 500 pages sans avoir à faire défiler de longues pages et à s'arracher les cheveux, conduit finalement à une plus grande satisfaction de toutes les parties.  

4. Commentaires spécifiques au contexte

Quelles possibilités de commentaires pouvez-vous trouver dans les documents traditionnels relatifs aux régimes ? Tout au plus, vous trouverez des coordonnées imprimées, un lien vers un site web ou un sondage séparé quelque part difficile à trouver sur Internet. L'ajout de possibilités de commentaires directement dans un document relatif au régime peut considérablement améliorer la qualité des commentaires. Plutôt que de simplement publier des informations et diriger les participants vers un autre endroit pour qu'ils puissent donner leur avis, vous pouvez utiliser les documents relatifs au régime comme une occasion d'en savoir plus sur les opinions, les idées et les préférences de votre public.

Lorsqu'elle a dû décider comment gérer le développement des transports à long terme, l'organisation de planification métropolitaine (MPO) de Maui savait que l'avis du public jouerait un rôle essentiel dans la détermination de la ligne de conduite finale. Son recueil de données interactif en ligne permet aux utilisateurs de répondre à un formulaire rapide de commentaires généraux ou de cliquer n'importe où dans le document pour laisser des annotations. D'autres peuvent voir ces commentaires et y répondre, ou simplement exprimer leur soutien en votant pour les commentaires existants. Ainsi, les commentaires reçus par l'organisme de planification métropolitaine étaient bien informés et adaptés au contexte, ce qui représente un changement crucial par rapport au chaos habituel des commentaires difficiles à suivre, à suivre et à gérer.

Leur recueil interactif en ligne permettait aux utilisateurs de répondre à un formulaire rapide de commentaires généraux ou de cliquer n'importe où dans le document pour laisser des annotations.

À l'ère des merveilles technologiques, il serait dommage que les documents statiques soient le seul moyen de présenter du contenu et d'inviter les gens à donner leur avis. Heureusement, il existe des stratégies plus créatives. Konveio a aidé Albuquerque, le Maui MPO et la ville de Madison à mettre leurs documents en ligne et à les transformer en expériences très attrayantes, plus susceptibles d'atteindre l'objectif ultime de tout document de planification : l'adhésion du public, qui conduit à une mise en œuvre rationalisée.

Démonstration de Konveio

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