Konveio-Webinar: Mehr als nur „Raum + Zoom“ – Ein praktischer Rahmen für hybride Interaktion

Hybride Beteiligungsmodelle sind nicht mehr nur ein nettes Extra – sie sind mittlerweile selbstverständlich. Doch wie viele Planungsteams bereits festgestellt haben, führt das bloße Hinzufügen eines Zoom-Links zu einem Präsenzmeeting nicht zu der inklusiven und effektiven Beteiligung, die wir alle anstreben.

Das war eines der zentralen Themen unseres jüngsten Webinars zum Leitfaden zur Gestaltung hybrider Engagement-Maßnahmen– einer Ressource, die in Zusammenarbeit mit Praktikern aus der APA Community Engagement Interest Group erstellt wurde. Daraus ergab sich eine klare Erkenntnis: Hybrid Engagement ist kein Format – es ist ein System.

Und wenn dies bewusst gestaltet wird, kann es die Art und Weise verändern, wie Gemeinden an der Planung mitwirken. Sehen Sie sich das vollständige Webinar an:

Das Problem: Hybrid ohne Strategie

Die meisten Teams arbeiten heute bereits in irgendeiner Form hybrid. Die Herausforderung liegt nicht in der Einführung, sondern in der Abstimmung.

Allzu oft wird Engagement zu einem Flickenteppich aus verschiedenen Strategien:

• Eine öffentliche Versammlung hier
• Eine Umfrage dort
• Vielleicht eine Pop-up-Veranstaltung oder eine Projekt-Website

Ohne eine einheitliche Strategie können diese Bemühungen jedoch unzusammenhängend wirken – sowohl für die Teilnehmer als auch für die Projektteams. Das Feedback kommt über verschiedene Kanäle herein, lässt sich nur schwer zusammenfassen und ist noch schwieriger an die Entscheidungsträger weiterzugeben.

Das Ergebnis? Mehr Aufwand, weniger Klarheit und verpasste Gelegenheiten, Vertrauen aufzubauen.

Ein besseres Rahmenkonzept: Die vier Quadranten des hybriden Engagements

Der Leitfaden stellt ein einfaches, aber wirkungsvolles Rahmenkonzept vor: vier Quadranten, die sich nach den Kriterien „persönlich vs. online“ und „synchron vs. asynchron“ richten.

Jeder Quadrant erfüllt einen bestimmten Zweck:

• Präsenzveranstaltungen, synchrone Formate (z. B. Workshops): am besten geeignet für den Dialog und den Aufbau von Beziehungen
• Online, synchron (z. B. Live-Zoom-Sitzungen): erweitert den Zugang in Echtzeit
• Persönlich, asynchron (z. B. Pop-ups): holt die Menschen dort ab, wo sie gerade sind
• Online, asynchron (z. B. digitale Workshops, Online-Kartierung usw.): bietet Flexibilität und Skalierbarkeit

Die wichtigste Erkenntnis? Keine einzelne Methode ist „besser“. Der Mehrwert entsteht dadurch, wie sie zusammenwirken.

Genau hier scheitern viele Strategien zur Kundenbindung – sie konzentrieren sich auf einzelne Maßnahmen, anstatt ein nahtloses Erlebnis zu gestalten.

Die Vor- und Nachteile (und warum sie wichtig sind)

Jede Art der Interaktion bringt Kompromisse zwischen Zeit, Ort und Verbindung mit sich.

Zum Beispiel:

• Präsenzveranstaltungen stärken die Beziehungen – schränken jedoch die Teilnehmerzahl ein
• Online-Tools verbessern die Zugänglichkeit – können aber die Intensität der Interaktion verringern
• Asynchrone Optionen bieten Flexibilität – erfordern jedoch eine durchdachte Konzeption

Wenn Teams diese Abwägungen verstehen, können sie Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung entwickeln, die nicht nur inklusiver, sondern auch zielgerichteter sind.

Denn bei der Gleichberechtigung im Engagement geht es nicht nur darum, mehr Optionen anzubieten – es geht darum, die richtige Mischung für Ihr Publikum bereitzustellen.

Die Rolle von Konveio: Lücken schließen

Eine der größten Herausforderungen beim hybriden Kundenkontakt ist die Kontinuität – nämlich sicherzustellen, dass all diese verschiedenen Berührungspunkte zu einem einheitlichen Erlebnis verschmelzen.

Hier kommt der Engagement Hub von Konveio ins Spiel.

Anstatt Online-Interaktion als bloße Zusatzfunktion zu betrachten, ermöglicht Konveio den Teams:

• Erweitern Sie Präsenzworkshops um Online-Elemente, wobei Sie dieselben Materialien (Präsentationstafeln, Karten, Übungen) verwenden
• Sammeln Sie kontextspezifisches Feedback direkt in Plänen und Darstellungen
• Bündeln Sie Informationen aus verschiedenen Quellen– darunter Präsenzveranstaltungen, Umfragen und digitale Tools
• Verkürzen Sie die Analysezeit durch KI-gestützte Zusammenfassungen, Tagging und Berichterstellung

In der Praxis bedeutet das:

• Teilnehmer, die nicht an einer Sitzung teilnehmen konnten, können sich dennoch mit denselben Inhalten befassen
• Das Feedback ist direkt mit dem jeweiligen Kontext verknüpft – kein Rätselraten mehr
• Projektteams verbringen weniger Zeit damit, Kommentare zu kopieren und einzufügen, und haben mehr Zeit für Entscheidungen

Oder einfacher gesagt: Hybrides Engagement wird überschaubar.

Gestaltung für die Zukunft: Synthese

Einer der am häufigsten übersehenen Aspekte bei der Gestaltung von Beteiligungsmaßnahmen ist die Frage, was nach der Teilnahme geschieht.

Wie im Webinar besprochen, sammeln viele Teams wertvolle Informationen – haben jedoch Schwierigkeiten, diese zu umsetzbaren Maßnahmen zusammenzufassen.

Deshalb hebt der Leitfaden einen entscheidenden Grundsatz hervor:

Von Anfang an auf die Synthese auslegen.

Mit Konveio wird dies zu einem integrierten Vorteil:

• Die Kommentare sind bereits kontextbezogen angeordnet
• Durch eine offene Diskussion werden doppelte Rückmeldungen vermieden
• KI hilft dabei, Themen und Stimmungen schnell zu erkennen
• Die Berichte stehen bereit, um sie den Interessengruppen und Entscheidungsträgern zur Verfügung zu stellen

Das Ergebnis ist nicht nur mehr Feedback, sondern besseres Feedback, das so vermittelt wird, dass es echte Entscheidungen unterstützt.

Fazit: Hybrid ist ein System

Ein gut umgesetztes hybrides Engagement erfordert zwar mehr Planung im Vorfeld. Doch wie im Webinar erläutert wurde, sind die Kosten einer mangelnden Vorbereitung oft höher – verpasste Erkenntnisse, Ermüdung der Beteiligten und Zeitaufwand für die Auswertung fragmentierter Informationen.

Die Chance liegt auf der Hand:

• Erreichen Sie mehr Menschen
• Gerechtere Prozesse schaffen
• Für mehr Akzeptanz sorgen

Aber nur, wenn das Erlebnis ganzheitlich gestaltet ist.

Genau das ist der Leitfaden zur Gestaltung hybrider Interaktion unterstützen soll – und wofür Konveio entwickelt wurde.