Gastbeitrag: Die Bedeutung leicht verständlicher Berichte

Es war uns eine Freude, Dr. Jürgen Faisst, Geschäftsführer des International Business Communications Standards Institute (IBCS), zu interviewen. Wir haben Jürgen gebeten, uns allgemeine Informationen über IBCS und seine Sichtweise zu den Kommunikationsproblemen zu geben, die er sowohl in privaten als auch in öffentlichen Organisationen beeinflussen möchte.

Dr. Jürgen Faisst nutzt derzeit Konveio, um Feedback zur Version 1.2 der IBCS-Standards zu sammeln.

‍

‍

‍

Welche Probleme sehen Sie bei [allen Arten von] Organisationen und was sind einige der Gründe dafür?

Jürgen: Das Problem, das wir in vielen Unternehmen beobachten, ist, dass sie unter einer Vielzahl unterschiedlich gestalteter Berichte leiden, die schwer zu verstehen sind. Das liegt daran, dass die Gestaltung der Berichte eher dem persönlichen Geschmack der Ersteller und den Funktionen der verwendeten Software folgt als allgemein anerkannten Grundsätzen.

Wenn wir eine standardisierte Notation für die Geschäftskommunikation hätten, wie es sie für viele andere Disziplinen wie Architektur, Ingenieurwesen oder Musik gibt, würden „gleiche Dinge” immer gleich aussehen. Die International Business Communication Standards (IBCS) sind ein Wikipedia-ähnliches Creative-Commons-Projekt, das versucht, eine solche standardisierte Notation für Berichte zu definieren.

Mit Ihren Worten: Inwiefern oder warum sind Standards für die Geschäftskommunikation für Kommunalverwaltungen relevant?

Jürgen (lacht): Haben wir in der Kommunalverwaltung nicht auch Berichte, Präsentationen und Dashboards? Sie berichten wahrscheinlich über andere Themen als Unternehmen, aber aus abstrakter Sicht ist es doch dasselbe. Wir kennen mehrere Kommunen, die die IBCS-Standards bereits anwenden, z. B. San Francisco in den USA. Die Stadt Graz in Österreich hat sogar den International Golden Award of ARC in New York für ihren IBCS-konformen Jahresbericht 2015 gewonnen, siehe www.ibcs.com/resource/holding-graz.

Eines unserer Ziele bei Konveio ist es, Menschen das Verständnis von Planungs- und Politikdokumenten zu erleichtern – viele der von Ihnen geförderten Standards scheinen auf die Art von Dokumenten anzuwendbar zu sein, die Sie auf unserer Plattform sehen, daher…

Könnten Sie einige der wichtigsten Kommunikationsstandards hervorheben, die Sie empfehlen?

Jürgen: IBCS empfiehlt, sich auf die Vermittlung von Botschaften zu konzentrieren, anstatt nur reine Daten zu liefern, die Beschriftung zu standardisieren, eine korrekte Skalierung sicherzustellen, geeignete Diagrammtypen zu verwenden und das visuelle Design typischer Berichtselemente wie Ist- und Plandaten, Abweichungen und alle Arten von Hervorhebungen zu vereinheitlichen.

In welchen Bereichen des „Erfolgs“-Rahmenwerks könnte Konveio Ihrer Meinung nach helfen?

Jürgen: IBCS besteht aus sieben Regelwerken, deren Anfangsbuchstaben das Akronym SUCCESS bilden. Vor allem der Abschnitt U = UNIFY unterscheidet IBCS von bestehenden Rahmenwerken. Die Notationsregeln dieses Abschnitts wurden ursprünglich von Prof. Rolf Hichert entwickelt und 2013 an den gemeinnützigen Verein IBCS zur öffentlichen Konsultation und Weiterentwicklung übertragen. Für diesen Entwicklungs- und Konsultationsprozess benötigen wir eine digitale Outreach-Plattform, um Feedback zu sammeln und die Genehmigung vorzubereiten.

Sie sind gerade dabei, Ihr Leitdokument zu aktualisieren und überprüfen es gemeinsam mit Ihren Mitgliedern aus aller Welt mithilfe von Konveio. Können Sie uns etwas darüber erzählen, wie der Prozess bisher verlaufen ist?

Jürgen: Wir bereiten gerade die Version 1.2 der IBCS-Standards vor und haben einige PDF-Dateien mit Entwürfen auf Konveio hochgeladen. Wir haben die fast 6000 Mitglieder der IBCS Association gebeten, dazu Stellung zu nehmen, und großartiges Feedback erhalten. Sowohl zum Inhalt der Dokumente als auch zur Konveio-Plattform. Von unseren Community-Mitgliedern hören wir, dass die Konveio-Plattform so übersichtlich und viel einfacher zu bedienen ist als die WordPress-Website, die wir zuvor verwendet haben.

Wo können interessierte Gemeinden mehr über Ihre Arbeit erfahren und wie sie diese nutzen können, um ihre eigene Arbeit zu stärken?

Jürgen: Unsere Website www.ibcs.com ist eine unerschöpfliche Quelle der Inspiration. Dort finden Sie die IBCS-Standards online, können sich für die IBCS Association registrieren (kostenlos) und erhalten ein kostenloses Exemplar der IBCS-Standards als 150-seitiges PDF-Dokument. Außerdem finden Sie dort alle Arten von Unterstützung, wie Schulungen, zertifizierte Softwarepakete, assoziierte Berater, Berichtsvorlagen, Literaturempfehlungen und vieles mehr. Unser Videokurs „Solid, Outlined, Hatched” (https://ibcs.teachable.com/p/solid-outlined-hatched) könnte ebenfalls ein guter Ausgangspunkt sein.

Wir würden uns freuen, dort viele Konveio-Nutzer begrüßen zu dürfen.

Wir bei Konveio glauben auch, dass Kommunikation Kommunikation ist, unabhängig davon, ob Ihre Stakeholder Regierungsbeamte, die Öffentlichkeit oder private Unternehmen sind. Es geht darum, ohne Reibungsverluste von einer Person oder Organisation zur anderen zu kommunizieren und zu interagieren. Darüber hinaus ist die Vereinigung von Menschen im Online-Zeitalter ein schwieriges, aber lösbares Problem.

‍