Anleitung: Durchführung einer rechtlich konformen virtuellen öffentlichen Sitzung

Da virtuelle öffentliche Sitzungen wahrscheinlich auch weiterhin stattfinden werden, bieten wir Ihnen fünf universelle Best Practices, darunter Checklisten mit Aufgaben, die Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Sitzung helfen.

Virtuelle öffentliche Versammlungen werden wahrscheinlich bestehen bleiben, sei es aufgrund der Umstände oder aus eigener Entscheidung. Während einige die erzwungene Umstellung von persönlichen Versammlungen auf Online-Versammlungen aufgrund von COVID-19 als Unannehmlichkeit empfinden, sehen viele die Chancen und Vorteile der Virtualisierung. Unabhängig davon, ob Ihre Organisation sich durch diese Umstellung hindurchkämpft oder sie begrüßt, bietet dieser Artikel fünf universelle Best Practices, die Sie befolgen sollten, einschließlich Checklisten mit Aufgaben, die Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Versammlung helfen.

1. Befolgen Sie die Gesetze zu öffentlichen Sitzungen und öffentlichen Aufzeichnungen.

Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Gesetze zu öffentlichen Sitzungen und öffentlichen Aufzeichnungen, und wir dürfen nicht vergessen, diese Gesetze auch bei virtuellen Veranstaltungen einzuhalten. Gesetze zu öffentlichen Sitzungen schützen das Recht der Öffentlichkeit, über die Beratungen von Amtsträgern informiert zu werden und diese zu beobachten, wenn sie Entscheidungen treffen, die die öffentliche Politik beeinflussen. Öffentliche Aufzeichnungen sind Dokumente im Besitz einer staatlichen Stelle, die der Öffentlichkeit auf Anfrage zugänglich gemacht werden müssen. Die Gesetze variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat, daher sollten Sie sich über die spezifischen Anforderungen an Ihrem Standort informieren. Sie sollten auch überprüfen, welche Sitzungen und Unterlagen diesen Gesetzen unterliegen. Bei regelmäßig stattfindenden Sitzungen wie Stadtratssitzungen und Planungskommissionssitzungen ist dies selbstverständlich, aber wie sieht es mit Online-Tage der offenen Tür und Community-Workshops aus? Informellen Zoom-Mitarbeiterversammlungen? E-Mails und Beiträgen in sozialen Medien?

ZU-TUN-LISTE:

• Ballotpedia bietet Informationen zu den Anforderungen für öffentliche Sitzungen und öffentliche Aufzeichnungen nach Bundesstaaten und ist ein guter Ausgangspunkt.
• Wenden Sie sich an das Büro des Stadt- oder Kreisverwaltungsbeamten oder an einen Rechtsberater an Ihrem Geschäftssitz, um die spezifischen Anforderungen in diesem Bundesstaat zu überprüfen.

2. Ihr virtuelles Meeting sollte für Menschen mit Behinderungen zugänglich sein.

Der Americans with Disabilities Act (ADA) wurde 1990 verabschiedet, um sicherzustellen, dass Menschen mit Behinderungen die gleichen Chancen haben wie Menschen ohne Behinderungen. Er verbietet Diskriminierung aufgrund einer Behinderung in den Bereichen Beschäftigung, staatliche und lokale Behörden, öffentliche Einrichtungen, gewerbliche Einrichtungen, Verkehr und Telekommunikation. Insbesondere Abschnitt 508, der das Gesetz zur Rehabilitation von Arbeitnehmern von 1973 ergänzt, schreibt vor, dass Websites der Bundesregierung für Menschen mit Behinderungen, die ihre Hör-, Seh- oder körperlichen Fähigkeiten beeinträchtigen, zugänglich sein müssen. Auch Websites der Regierung und elektronische Kommunikation müssen diesen Standard erfüllen. Das World Wide Web Consortium ist eine Organisation, die Standards und Hilfsmittel entwickelt, um anderen zu helfen, Barrierefreiheit zu verstehen und umzusetzen. Sie stellt kostenlose Ressourcen zur Verfügung, um Ihre Websites, Anwendungen und andere digitale Kreationen für alle zugänglicher und benutzerfreundlicher zu machen.

ZU-TUN-LISTE:

• Bieten Sie Menschen mit Behinderungen mehrere Möglichkeiten zur Teilnahme, darunter schriftliche, mündliche und visuelle Methoden.
• Besuchen Sie Section508.gov, um Hilfe bei der Überprüfung von Websites und elektronischen Materialien auf ADA-Konformität zu erhalten.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Inhalte den Richtlinien für barrierefreie Webinhalte entsprechen.

3. Sicherstellen, dass die Teilnahmebarriere niedrig ist

Neben der Einhaltung der ADA-Vorschriften sind auch digitale Gerechtigkeit und digitale Kompetenz wichtige Aspekte der Barrierefreiheit. Die Kluft zwischen denen, die Zugang zu Technologie und Internet haben und diese nutzen können und wollen, und denen, die diesen Zugang nicht haben, wird als „digitale Kluft” bezeichnet. Untersuchungen zeigen, dass bis zu 42 Millionen Amerikaner keinen Zugang zu Breitband-Internet haben. Selbst unter denen, die Zugang haben, entscheiden sich laut Pew Research Center 10 % der Erwachsenen dafür, das Internet nicht zu nutzen. Weitere Untersuchungen des Pew Research Center zeigen, dass zwar 96 % der Amerikaner ein Mobiltelefon besitzen, aber möglicherweise kein Smartphone. Wir können nicht davon ausgehen, dass jemand, der über einen Internetzugang verfügt, auch das Wissen oder die Bereitschaft hat, Web-Meeting-Software wie Zoom zu installieren und zu nutzen. Möglicherweise verfügt er auch nicht über einen unbegrenzten Datentarif, der ihm das Streamen von Inhalten ermöglicht. Idealerweise sollten Ihre Online-Meetings auf einer Vielzahl von Plattformen, Betriebssystemen und Geräten funktionieren.

ZU-TUN-LISTE:

• Überlegen Sie, wie Personen ohne Internetanschluss oder Smartphone an Ihrem Online-Meeting teilnehmen können, beispielsweise indem Sie ihnen die Möglichkeit bieten, sich über ein Festnetztelefon einzuwählen. Die meisten Webinar-Tools bieten diese Option.
• Vermeiden Sie virtuelle Meetings, für die eine Registrierung, ein Social-Media-Konto oder die Installation spezieller Software erforderlich ist, oder bieten Sie Alternativen dazu an. Eine Konveio-Website ist eine hervorragende Option!

4. Berücksichtigen Sie Sicherheit und Zugriffskontrolle.

In der heutigen digitalen Welt ist Online-Sicherheit von größter Bedeutung. Nichts könnte die Bemühungen um Online-Teilnahme mehr untergraben, als wenn Teilnehmer Computerviren bekommen und/oder das Meeting gehackt oder„zoombombed“ wird.

ZU-TUN-LISTE:

• Seien Sie vorsichtig, wenn Sie andere Personen bitten, potenziell schädliche Software herunterzuladen.
• Erfahren Sie, wie Sie verhindern können, dass Ihr Meeting „zoombombed“ wird.

5. Befolgen Sie dieselben Regeln wie bei einem persönlichen Treffen.

Viele der gleichen Regeln wie für persönliche Treffen gelten auch hier, z. B. die ordnungsgemäße Ankündigung, die vorherige Veröffentlichung der Tagesordnung, die Bereitstellung von Möglichkeiten für Kommentare, die Führung von Sitzungsprotokollen und die Aufzeichnung von Kommentaren, die anschließende Veröffentlichung der Protokolle und Kommentare sowie die Aufzeichnung der Sitzung, damit die Teilnehmer sie später ansehen oder anhören können.

ZU-TUN-LISTE:

• Siehe Punkt 1 und stellen Sie sicher, dass Sie alle Gesetze zu öffentlichen Sitzungen und öffentlichen Aufzeichnungen einhalten, die die Bekanntgabe, die Durchführung von Sitzungen und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen regeln.
• Bieten Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, auf dieselben Materialien zuzugreifen, die sie auch vor Ort sehen würden, beispielsweise PowerPoint-Folien oder Poster. Mit Konveio ist das ein Kinderspiel!

Konveio ist hier, um Ihnen zu helfen.

Konveio ist eine Online-Plattform, mit der Sie ganz einfach Informationen austauschen und mit einer Vielzahl interner und externer Stakeholder zusammenarbeiten können. Sie kann als separate Website eingerichtet oder in Ihre bestehende Website eingebettet werden. Konveio ist sowohl für interne Mitarbeiter als auch für externe Stakeholder einfach zu bedienen, und es muss keine Software erlernt oder heruntergeladen werden.

KONVEIO ERMÖGLICHT IHNEN:

• Persönliche Treffen, Workshops und Tage der offenen Tür nachbilden.
• Laden Sie verschiedene Dokumente wie Poster, Karten und Präsentationen hoch, damit die Beteiligten diese ansehen und kommentieren können.
• Benutzern ermöglichen, gleichzeitig dasselbe Dokument zu kommentieren, die Kommentare der anderen zu sehen und darauf zu antworten.
• Fügen Sie interaktive Inhalte wie zoomfähige Karten und Videos hinzu.
• Kommentare schnell konsolidieren, analysieren und beantworten.
• Erstellen Sie einen passwortgeschützten Arbeitsbereich oder lassen Sie alle Personen mit dem Link daran teilnehmen.

Die Mitarbeiter von Konveio stehen Ihnen ebenfalls zur Verfügung, um Ihnen bei Ihren Herausforderungen im Bereich Engagement zu helfen. Reservieren Sie einen Termin unter https://calendly.com/konveio.

‍