4 Schlüssel zum erfolgreichen Content-Engagement für Berichte und Pläne

Das Erstellen interaktiver Pläne und Berichte ist einfacher als Sie denken.

Planungsdokumente. Sie kennen diese Art von Dokumenten – lange, schwer lesbare PDF-Dateien, deren Download ewig dauert und deren Lektüre noch länger. Gemeindevorsteher möchten ihre Pläne und Prioritäten mit der Öffentlichkeit teilen, aber diese Dokumente stehen in der Regel nicht ganz oben auf der Leseliste und bieten sicherlich keine Möglichkeiten zur Beteiligung. Was kann eine Gemeinde tun?

Ob Sie es glauben oder nicht, Planunterlagen können tatsächlich interessant sein. Das Problem liegt nicht in den Informationen selbst, sondern vielmehr in ihrer Darstellung. Die Menschen möchten angesprochen werden und nicht gezwungen sein, sich durch lange, textlastige Seiten zu kämpfen, um die für sie relevanten Bereiche zu finden. Die Menschen möchten Informationen erleben, nicht nur lesen. Und wenn der Inhalt unterwegs schnell und einfach abgerufen werden kann, ist das ebenfalls ein großes Plus. Organisationen, die sich besonders bemühen, die Öffentlichkeit durch dynamische Planunterlagen anzusprechen, profitieren von einem interessierteren und engagierteren Publikum, einer höheren Akzeptanz des Projekts und letztlich einer reibungsloseren Umsetzung des Plans.

Nehmen wir zum Beispiel den von der Stadt Albuquerque veröffentlichten Bebauungsplan. Die Informationen in diesem Dokument sind zwar offensichtlich wichtig, aber nicht leicht zu verstehen, hinterlassen keinen bleibenden Eindruck und regen nicht zum Nachfragen an. Albuquerque war auf der Suche nach einer besseren Lösung und entwickelte daher seine neue Interactive IDO ( Integrated Development Ordinance) auf einer Plattform, die es ermöglicht, Informationen online in einem interaktiveren und auffälligeren Format zu präsentieren. Die Übersichtsseiten der Konveio-App bieten ein Baustein-Format, das interaktive Texte, Fragen und Feedback-Optionen enthalten kann. Das neue Online-Dokument erweckt das ursprüngliche PDF zum Leben, lädt zur Erkundung des Themas ein und enthält sogar Quizfragen zum Projekt. Dies ist ein „Dokument”, das den Nutzern im Gedächtnis bleibt und Albuquerque ein zeitsparendes Tool an die Hand gibt, mit dem Bürgerfragen leichter beantwortet werden können, ohne dass die Mitarbeiter individuelle Antworten geben müssen.

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Die Stadtplanungsabteilung in Madison, Wisconsin, arbeitete an einer Aktualisierung des Gesamtplans. Auf der Suche nach der besten Lösung für die Öffentlichkeitsarbeit nutzte die Stadt Konveio, um ansprechende Funktionen für öffentliche Kommentare zu erstellen und Feedback zum Planentwurf zu sammeln. Interaktive Overlays umfassten zoomfähige Karten, Google Street View und andere Rich-Media-Elemente, um das Dokument zum Leben zu erwecken. Die Interessengruppen konnten an beliebiger Stelle klicken, um Feedback zu geben, und die Mitarbeiter gewannen zusätzliche Zeit, die sie zuvor für die Verwaltung der Kommentare aufgewendet hatten, da alle Rückmeldungen im Kontext des Planinhalts erfasst wurden. Nach der Verabschiedung des Plans durch den Stadtrat erweiterten die Planer die Online-Plattform, um ein lebendiges Dokument zu erstellen, das regelmäßig aktualisiert wird und es den Bürgern ermöglicht, die Umsetzung des Plans zu verfolgen, um Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.

Diese Organisationen haben erkannt, dass komplexe Informationen interessant und sogar unterhaltsam gestaltet werden können, indem sie über den Tellerrand des PDF-Formats hinausblicken und die folgenden vier Schlüsselelemente nutzen, um Inhalte rund um Langformdokumente ansprechend zu gestalten.

1. Entdeckung von Inhalten

Wer liest schon ein ganzes Plan-Dokument? Nicht viele Menschen, denn die traditionelle Darstellung eines Plans – selbst wenn er online gestellt wird – ist wortreich, lang und technisch. Die Darstellung eines Dokuments in übersichtlichen, auffälligen Abschnitten lädt eher zum Erkunden und Entdecken ein als zu einem flüchtigen Blick. Planunterlagen enthalten wichtige Informationen – verhindern Sie, dass die Leser an diesen Informationen vorbeiscrollen, indem Sie visuelle Zusammenfassungen oder Übersichtsseiten bereitstellen, die einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Abschnitte ermöglichen. Gestalten Sie die Dokumente dann so visuell ansprechend wie alles andere, was sie online sehen!

Der Madison Interactive Comprehensive Plan bietet leicht verständliche Informationen, die durch ansprechende Grafiken hervorgehoben werden. Die natürliche Neugierde der Zielgruppe wird sie dazu veranlassen, sich durchzuklicken, um detailliertere Informationen zu Themen zu erhalten, die für sie von Interesse sind. So können sie sich ganz einfach einen Überblick über das Projekt verschaffen und interessante Inhalte finden. Sie können ihre Entdeckungen sogar über soziale Medien teilen und so automatisch das Publikum von Madison erweitern.

2. Spielerische Erkundung

Gamification ist zu einem beliebten Mittel geworden, um mehr Beteiligung an öffentlichen Prozessen zu erreichen. Aber lässt es sich tatsächlich auf etwas so Alltägliches wie Planungsdokumente und Berichte anwenden? Die neue Präsentation des Masterplans für den Audubon Park in New Orleans liefert einen hervorragenden Beweis dafür, dass dies möglich ist. Besucher der Projektwebsite können ganz einfach zwischen Kapiteln und Abschnitten wechseln, zusätzliche Informationen außerhalb des Dokuments erkunden, Karten vergrößern oder mit Google Street View virtuell durch den Park spazieren und über den Quicklink zu einem eingebetteten Kontaktformular am öffentlichen Leben des Parks teilhaben. Das ist kein gewöhnlicher Masterplan, der in einem virtuellen Regal verstaubt!

Besucher können Karten ganz einfach vergrößern oder mit Google Street View virtuell durch den Park spazieren und über den Quicklink zu einem eingebetteten Kontaktformular am öffentlichen Leben des Parks teilhaben.

3. Interaktives Lernen

Die meisten Alltagserfahrungen im Informationszeitalter sind interaktiv. Warum sollten Planunterlagen statisch und langweilig bleiben? Indem Sie die Informationen online stellen und die Benutzer interaktiv anleiten, können Sie Menschen in die Erfahrung einbeziehen und das Lernen fördern. Menschen fühlen sich stärker eingebunden, wenn sie eine Rolle beim Verarbeiten von Online-Informationen spielen können.

Weit entfernt vom langweiligen Format traditioneller, nur lesbarer Verordnungen ist das von der Stadt Albuquerque veröffentlichte Dokument zur Flächennutzung äußerst interaktiv, regt zum praktischen Erkunden an und hilft den Bürgern dabei, das komplexe Thema der Flächennutzung besser zu verstehen. Leitfadenseiten mit Fragen behandeln die häufigsten Anfragen der Bürger zum Thema Flächennutzungsplanung. Die Seite „Welche Nutzungen können auf einem Grundstück entwickelt werden?“ beginnt beispielsweise mit einer einfachen Adresssuche, gefolgt von mehreren Schritten, die den Nutzer zu den für ihn relevanten Informationen führen. Am Ende können sie sich einen Bericht mit ihren Ergebnissen per E-Mail zusenden – und sparen so den Mitarbeitern der Behörde Zeit, die sie sonst für die Beantwortung derselben Fragen am Telefon oder persönlich aufgewendet hätten. Dieser personalisierte Ansatz, der wichtige Teile eines über 500 Seiten starken Dokuments ohne langwieriges Scrollen und Kopfzerbrechen zugänglich macht, führt letztendlich zu größerer Zufriedenheit auf allen Seiten.  

4. Kontextspezifisches Feedback

Welche Möglichkeiten für Feedback finden Sie in herkömmlichen Planunterlagen? Höchstens gedruckte Kontaktinformationen, einen Website-Link oder eine separate Umfrage, die irgendwo im Internet schwer zu finden ist. Durch das Hinzufügen von Möglichkeiten, direkt in einer Planunterlage Feedback zu geben, kann die Qualität des Feedbacks erheblich gesteigert werden. Anstatt einfach nur Informationen zu veröffentlichen und die Teilnehmer an eine andere Stelle weiterzuleiten, um Feedback zu geben, können Sie Planunterlagen als Gelegenheit nutzen, mehr über die Meinungen, Erkenntnisse und Präferenzen Ihres Publikums zu erfahren.

Die MPO (Metropolitan Planning Organization) von Maui wusste bei der Entscheidung über die langfristige Verkehrsentwicklung, dass die Rückmeldungen der Öffentlichkeit eine entscheidende Rolle bei der Festlegung der endgültigen Vorgehensweise spielen würden. Ihr interaktives Online-Factbook ermöglicht es den Nutzern, ein kurzes Formular mit allgemeinen Kommentaren auszufüllen oder an beliebiger Stelle im Dokument Anmerkungen zu hinterlassen. Andere können diese Kommentare sehen und darauf reagieren oder einfach ihre Unterstützung bekunden, indem sie bestehende Kommentare positiv bewerten. Dadurch erhielt die MPO fundierte und kontextspezifische Rückmeldungen aus der Öffentlichkeit – eine entscheidende Veränderung gegenüber dem üblichen Chaos an Kommentaren, die schwer zu verfolgen, zu verwalten und zu überblicken sind.

Ihr interaktives Online-Factbook ermöglichte es den Nutzern, ein kurzes Feedback-Formular auszufüllen oder an beliebiger Stelle im Dokument Anmerkungen zu hinterlassen.

In diesem Zeitalter technologischer Wunder wäre es schade, wenn statische Dokumente die einzige Möglichkeit wären, Inhalte zu präsentieren und Feedback einzuholen. Glücklicherweise gibt es kreativere Strategien. Konveio hat Albuquerque, der Maui MPO und der Stadt Madison dabei geholfen, ihre Dokumente online zu stellen und sie in hochinteressante Erlebnisse zu verwandeln, mit denen sich das ultimative Ziel jedes Planungsdokuments eher erreichen lässt: die Zustimmung der Öffentlichkeit, die zu einer reibungslosen Umsetzung führt.

Konveio-Demo

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